Asukasviestintä kiinteistön saneerauksen yhteydessä

 

Kiinteistön linjasaneerauksen yhteydessä on tutkitusti hyvä panostaa asukasviestintään. Digitaaliset viestinäratkaisut tehostavat ja helpottavat viestintää saneerausprosessin aikana. Asiasisällöltään oikean ja oikea-aikaisen tiedonannon avulla sitoutetaan asukkaat, osakkaat ja muut osalliset mukaan hankkeeseen.

Toimivan ja tehokkaan viestinnän tarkoitus on ennaltaehkäistä ongelmatilanteiden syntymistä. Asukkaiden turhautuminen pienenee, kun heille viestitään ennakoivasti seuraavista työvaiheista ja niiden vaikutuksista heidän elämäänsä. Asukkaiden turvallisuuden ja yhteenkuuluvuuden tunne paranee, mikä taas vaikuttaa ihmisten sitoutumiseen, motivaatioon ja asumiseen.

Hankeviestinnän osapuolet

Kiinteistön hankeviestintä koostuu sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Sisäinen viestintä on alan ammattilaisten välistä informaationvaihtoa. Ulkoinen viestintä on vuorovaikutteista viestintää osakkaiden ja asukkaiden, taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välillä. Eri osapuolten viestintävastaavien tulee olla selvillä hankeesta alusta alkaen.

Toimivin viestinnän muoto

Viestintä jaotellaan eri muotoihin eli passiiviseen, reaktiiviseen, aktiiviseen ja proaktiiviseen viestintään. Parhaimmaksi kiinteistön remontin viestintämuodoksi todettu proaktiivinen viestintä on johdonmukaisesti ennalta suunniteltua. Hankkeesta kerrotaan ennakoivasti, säännöllisesti ja aktiivisesti.

Viestintäkanavat

Toimivat viestintäkanavat on hyvä valita hankkeen suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa. Tarvittaessa eri osapuolten olisi hyvä saada informaatiota tai koulutus viestintävälineiden käyttöön. Sisäisessä hankeviestinnässä välitetään ammattilaisten välillä suuria tiedostoja yritysten pilvipalveluiden kautta. Sähköposteja kannattaa käyttää vain välttämättömään tiedonvälitykseen.

Kiinteistön ulkoisessa hankeviestinnässä sähköpostiviestin lisäksi kannattaa hyödyntää monikanavaisia digitaalisia viestintäratkaisuja. Digitaalinen porrasnäyttö korvaa perinteisen porrastaulun, nimitaulun tai ilmoitustaulun. Näyttö kohdentaa viestintää sekä säästää kiinteistöhallinnan aikaa ja resursseja. Porrasnäyttöjen sisältö on ladattavissa QR-koodin avulla mobiiliin tai tabletille, ja se on luettavissa myös selaimella. Lisäksi PNT®mobile on asukasviestintään soveltuva mobiiliapplikaatio, joka on käytettävissä yhdessä porrasnäyttöjen kanssa tai omana erillisenä palveluna.

 

Reaaliaikaisilla kiinteistöhallinnan viestintätyökaluilla
tavoittaa kaikki sidosryhmät kerralla tai viestintää voi kohdentaa myös asukasryhmäkohtaisesti

 

Kiinteistön saneerauksen ja hankeviestinnän eri vaiheita, joissa digitaalisilla viestintätyökaluilla kaikki tieto on aina asukkaan saatavilla, sekä tieto välittyy monikanavaisesti asukkaalle reaaliajassa:

  • Saneeraustiedote - Tiedotetaan saneerauksen aikataulu sekä ohjeistukset milloin ja miten asukkaan tulee suojata asunto tai tyhjentää tarvittavat tilat.
  • Aluesuunnitelma - Tiedotetaan kirjallisesti tai visuaalisilla kuvilla alueen käytännön järjestelyistä, kuten pelastusteistä, työmaan jätehuollosta piha-alueella ja porrashuoneissa sekä muista pihan käytön mahdollisista rajoituksista. Annetaan asukkaille ohjeita työmaa alueella liikkumiseen ja asumiseen.
  • Asukasinfotilaisuudet - Tiedotteella kutsutaan asukkaat kokoon tiedotustilaisuuksiin, joissa käsitellään mm. eri työvaiheiden vaikutukset kiinteistön käyttöön sekä niistä tiedottaminen hankkeen aikana. Push-ilmoitus takaa viestille huomiota ja lukukuittausominaisuudella todennetaan viestin lukeneet osapuolet.
  • Huoneistokatselmus - Kohdennetulla asukaskohtaisella viestillä sovitaan asukkaan kanssa huoneistokatselmuksesta, jossa käydään läpi asunnon käyttäjien kanssa asunnossa suoritettavat työt.
  • Työnaikainen tiedottaminen - Asukkaille välittyy tieto välittömästi esim. saneerauksen aikana tapahtuvista mahdollisista muutoksista, akuuteista ja ennalta arvaamattomista asumista haittaavista tapahtumista (esim. putkirikko) tai melua, pölyä tai muuta haittaa aiheuttavista työvaiheista.
  • "Etätiedottaminen" - Muualla asuville osakkeenomistajille tiedottaminen.
  • Työnjälkeinen tiedottaminen - Asunnon töiden valmistuttua voidaan asukaskyselyllä saada kootusti tietoa asuntokohtaisista virheistä ja puutteista. Digiviestinnällä tiedotetaan tehokkaasti myös niiden korjausajankohdasta.