Vieraskynä: ​5 minuuttia vai 7200 minuuttia?

Olen toiminut isännöitsijänä joulukuun 2016 puolesta välistä alkaen. Varsin uusi urallani siis. Sain jopa hieman yllättäen työtarjouksen nykyiseen paikkaani edeltäjäni irtisanottua itsensä, koska hän siirtyy toisen yrityksen palvelukseen. Tästä tietysti alkoi aikamoinen kokousrumba, koska pitää saada taloyhtiöiden hallituksien hyväksyntä isännöitsijän vaihdolle. Tarkasti ottaen taloyhtiön hallituksien pitää tässä tapauksessa hyväksyä, tai hylätä, isännöintitoimiston esitys minun nimeämisestä uudeksi isännöitsijäksi.

Kun hallitus on hyväksyntänsä antanut, pitää tietysti tieto uudesta isännöitsijästä toimittaa pian sekä taloyhtiön osakkaille että vuokralaisille. Tähän hommaan sitten kuluukin aikaa joko 5 minuuttia tai 7200 minuuttia, eli 4 vuorokautta. Mutta miten ihmeessä moinen ero?

Minulla on tällä hetkellä 14 isännöintikohdetta, joista vain yhdessä on sähköinen rappunäyttö. Tarkasti ottaen näyttöjä on neljä, yksi jokaisessa rapussa. Sain rappunäyttöjen hallintaohjelmaan 10 minuutin koulutuksen, mutta jo siinä ajassa ohjelman käyttö avautui. Se on helppoa. Parilla hiiren klikkauksella saa näytölle pyörimään uuden ilmoituksen tai poistettua vanhentuneen ilmoituksen. Samoin uuden asukkaan lisääminen nimitauluun käy suorastaan syntisen helposti. Enää ei huoltomiehen tarvitse kaivaa mistään laatikon kätköistä niitä valkoisia irtokirjaimia, jotta saisi näpräiltyä uuden nimen taululle. Ja veikkaan, että enemmän kuin kerran on käynyt ne perinteiset, että joku kirjain on loppunut ja Virtasesta on tullut Virtane yhden n-kirjaimen puuttuessa.

Eli nyt tuli siis aika lisätä uusi tiedote uudesta isännöitsijästä taloyhtiöiden ilmoitustauluille. Naputtelin tiedotteen ei-rappunäytölliseen kohteeseen. Lähetin sen kiinteistösihteerille tarkistettavaksi. Tarkastuksen jälkeen hän sen joko tulosti ja sujautti huoltomiehen laatikkoon tai lähetti sähköpostitse ulkopuolisen huoltoyrityksen asiakaspalveluun, joka sitten tulostaa sen ja antaa huoltomiehelle toimitettavaksi oikean talon ilmoitustaululle. Huoltomies sitten ajaa talolle, etsii oikean avaimen, jotta saa lukossa olevan ilmoitustaulun auki, ottaa vanhan tiedotteen pois, laittaa uuden tilalle ja sitten taas kaappi lukkoon. Tällä välin kiinteistösihteeri tulostaa ja postittaa muualla asuville osakkaille samaisen ilmoituksen. Ja kun tietysti sattui olemaan perjantai ja kuriiri oli toimistolta jo postit hakenut, niin tiedotteet lähtivät matkaan vasta maanantaina. Perillä ovat ehkä tiistaina, joten neljä päivää tiedon välittämiseen. Todella hidasta ja ei mitenkään kustannustehokasta. Aivan liikaa lisäarvoa tuottamattomia työtehtäviä. Ja tämä sama homma kahteentoista muuhun taloon.

Sitten tuli päivitettäväksi tämä rappunäytöllinen talo. Talossa on melkein sata huoneistoa neljässä portaassa. Naputtelin tietokoneellani sopivan tekstin parissa minuutissa, asetin tiedotteen näkymisen alkamis- ja loppumispäivämäärät sekä kuinka monta sekuntia tiedote kerrallaan näkyy. Sitten painoin Julkaise-nappia. Parin sekunnin kuluttua tiedote uudesta isännöitsijästä oli reilusti yli sadan ihmisen nähtävillä! Täysin eri asia on, että lukeeko ilmoitustaulua kukaan, mutta… Tietysti tämänkin talon muualla asuville osakkaille pitää tiedote erikseen postittaa, mutta päivittäisen työn kannalta tärkein kohderyhmä, eli talon asukkaat, saivat tiedon ”aika hätäseen”!

Nyt varmasti joku ajattelee, että tällaiset rappunäytöt vievät työt huoltomiehiltä, kun ei ole enää tiedotteiden kuskaamista taloille. Rappunäytöllisissä taloissa huoltomiehellä on enemmän aikaa hoitaa tärkeitä tehtäviä, kuten esimerkiksi tarkkailla ja tarvittaessa säätä lämpökäyriä, vaihtaa rikkoutuneita lamppuja tai wc-pönttöjen sisuskaluja tai hiekoittaa liukkaana aikana. En usko, että kukaan huoltomies mielellään vaihtaa tiedotteita ilmoitustaululle. Enkä usko, että parin A4:sen kuljettaminen on mitenkään hohdokasta hommaa.

Ensimmäinen kokemukseni sähköisistä rappunäytöistä ei siis voisi parempi olla. Ne ovat todella käteviä, helppokäyttöisiä, kustannustehokkaita sekä ennen kaikkea nopeita tiedonjaon kanavia.

Mika Niemi, isännöitsijä

(Rappunäyttökuva ei liity jutussa olevaan kohteeseen)

One4all Vieraskynä tarjoaa lukijoille asiantuntijoiden näkökulmia taloyhtiöiden viestinnän ja hallinnon kannalta oleellisista asioista.