Vuorovaikutustaitoja yhtiökokoukseen

“Tiivistä, toista, innosta, kannusta ja kuuntele”  Timo Ritakallio @ritakti

Kevät on taloyhtiöiden yhtiökokousaikaa, jossa tehdään yhtiön merkittävimmät päätökset. Taloyhtiökin vaatii johtamistaitoja ja hyvät vuorovaikutustaidot tukevat hyvää johtajuutta. Lue lisää.

Osakkaita ja myös vuokralaisia voi aktivoida mukaan tehostetulla viestinnällä:


Asukaskyselyt

Ennakoi asukaskyselyillä, mihin asioihin asukkaat haluavat muutoksia tai olla mukana vaikuttamassa. Lue lisää: PNT®mobile.
Osallistumisaktiivisuutta voi tehostaa esimerkiksi arvonnalla!


Vaikuttamismahdollisuus

Konkretisoi esimerkein mihin asioihin asukas voi olla vaikuttamassa.


Kutsu yleiskeskusteluun

Ehdota: “Mitäpä jos meidän taloyhtiössä kehitettäisiin kiinteistön energiatehokkuutta, panostettaisiin kierrätysmahdollisuuksiin tai lapsiperheiden ja ikääntyvien tukemiseen.”


Visualisoi viestisi

  • Konkreettiset luvut ja visuaaliset diagrammit ovat usein painavia argumentteja.
  • Kiinteistöliiton informatiiviset videot tiivistävät mitä yhtiökokouksessa tapahtuu. Linkki videoihin.

Esimerkin voimalla

Esitä ennakkoon vertailevia tilastoja aiempiin normeerattuihin lukemiin siitä mihin asukkaat ovat esimerkiksi vedenkulutustaan säätelemällä päässeet tietyllä aikavälillä.

Talousviestintä on tehokas keino tiedottaa asukkaita kehityksestä.
Talous hallitsee yhteiskuntaa ja jokainen tarvitsee yhä enemmän talouslukutaitoa. Konkreettiset luvut ja visuaaliset diagrammit tukevat argumentteja, kun perustellaan investointeja tai toiminnan supistamista.

“Viestinnän lisäarvo talousraportoinnissa on luoda luvuille konteksti ja perspektiivi. Tunnusluvut itsessään eivät vielä kerro mitään, vaan niillä täytyy aina olla suhde esimerkiksi tavoitelukuun tai toimintaympäristön muutokseen. Luvut täytyy taustoittaa ja perustella”, sanoo talousviestinnän kouluttaja Maija Harsu


Konkretisoi

Säännöllisellä vaikuttamisviestinnällä eli konkreettisilla ohjeilla voi ohjeistaa asukkaat lämmön ja veden kulutuksen säätelyyn, ja vaikuttaa näin asukkaiden asumiskäyttäytymiseen.
Asukkaalle konkretisoituu miten hän voi omilla valinnoillaan säästää myös omista asumiskustannuksistaan. Lue lisää.


Kerro ajoissa, ohjeista ja muistuta - kuka, mitä, missä ja milloin

  • Yhtiökokouspäivä kannattaa ilmoittaa heti, kun se on tiedossa.
  • Muistuta, että itselleen tärkeitä asioita voi tuoda kokoukseen käsiteltäväksi tiettyyn päivämäärään mennessä. Tämä lisää avoimuutta yhtiön päätöksenteosta.
  • Lähetä kutsu 3–4 viikkoa ennen kokousta. Lain mukaan kutsu on toimitettava viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta.
  • Listaa kutsuun kaikki kokouksessa päätettävät asiat. Kun asiat esitetään riittävän selkeästi, osakkaat pystyvät kutsun perusteella ymmärtämään, mitä asioita yhtiökokouksessa käsitellään.


Avoin kutsu vuokralaisille

Sitouttamalla kaikki asukkaat mukaan taloyhtiön päätöksiin kehittyy luottamus ja konkretisoituu vaikuttamismahdollisuudet


Tarpeelliset asiakirjat yhtiökokouskutsun mukaan

Lähetä yhtiökokouskutsun mukana tilinpäätös, toimintakertomus, hallituksen päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvitys sekä tilintarkastus- ja/tai toiminnantarkastuskertomus.
Lisää mukaan valmis valtakirjalomake, jolla osakas voi tarvittaessa valtuuttaa jonkun - vaikkapa vuokralaisen - osallistumaan puolestaan kokoukseen. Valtakirjat on nopeampi käsitellä yhtiökokouksessa,
kun ne ovat kaikki samanlaisia ja asiamukaisesti laadittuja.


Päätökset avoimesti esille

Lähetä tehdyistä päätöksistä monikanavaisesti tiedote kaikille asukkaille. Tämä mahdollistaa viesteihin tutustumisen mobiililaitteilla, tietokoneelta ja porraskäytävässä.
Viesti tavoittaa siis myös ne, joilla ei ole omia laitteita.


Muutamia muita viestintää helpottavia huomioita:

  • Lähetä selkokielellä lyhyt viesti
  • Kokoa kaikki tarpeellinen tieto yhteen viestiin
  • Tarkista viestin sisältö ja oikeellisuus
  • Liitä viestiin tarvittaessa selkeä toiminnanohjaus
  • Kerro tärkein asia ensin
  • Viestitä systemaattisesti ennalta sovittujen, luotettavien ja huolellisesti valittujen taloyhtiöviestintäkanavien kautta
  • Viestitä säännöllisesti
  • Hyödynnä digitaalisen viestinnän automatisointia ajastustyökaluilla

Motivoi

Taloyhtiöiden yhtiökokouksissa päätetään vuosittain 2,3 miljardin euron korjauksista ja kuuden miljardin vastikkeista sekä valitaan 300 000 hallituksen jäsentä – ja näillä päätöksillä on vaikutusta 2,6 miljoonaan suomalaiseen. #yhtiökokoushaaste2016

 

Hyödyllisiä linkkejä

Avoin taloyhtiöviestintä linkki

Asukaskysely linkki

Kiinteistöliiton opas: www.yhtiokokousopas.fi

Tutustu Talokysely.fi palveluun