Poikkeustilassa viestintä vaatii nopeutta, täsmällisyyttä ja avoimuutta

 

Koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilanteen vuoksi kriisiviestintä on tullut tutuksi niin yrityksille kuin taloyhtiöillekin. Ihmiset odottavat yhteiskunnalta nopeaa ja avointa tilannetietoa siitä missä mennään ja toimintaohjeita siitä, miten koronaepidemia vaikuttaa arkeen. Tätä samaa asukkaat odottavat myös taloyhtiöiltä.

Taloyhtiön on hyvä viestiä, miten tilanteeseen on reagoitu ja tullaan reagoimaan, mihin varotoimiin ryhdytään ja mitä se vaatii asukkaalta itseltään. Turvaa yksilölle tuo myös se ajatus, että taloyhtiön muita asukkaita muistutetaan näistä asioista / ohjataan toimimaan tilanteessa, eikä vastuun kantaminen jää vain yksittäisen valveutuneen asukkaan hartioille

Koronaviestintä vaatii nopeaa reagointia nopeasti muuttuvassa tilanteessa

Jos asioista ei viesti nopeasti, johdonmukaisesti ja avoimesti, ajatus välinpitämättömyydestä leviää nopeasti, vaikka erilaisia toimia hiljaisuudessa tehtäisiinkin. Ennakoiva, nopea ja avoin viestintä on poikkeustilanteessa, kuten muutenkin kriisiviestinnässä, ensiarvoisen tärkeää, sillä se auttaa ehkäisemään huhuja ja epäluuloja - se rakentaa luottamusta. Yksi tiedote ei riitä, vaan tietoa tulee jatkaa koko poikkeustilanteen ajan.

Kuinka viestiä luottamusta herättäen?

Koronaan liittyvässä poikkeustilanteeseen tiedotettavia asioita olisivat esimerkiksi:

  • Miten taloyhtiössä on tehostettu siivousta?
  • Miten poikkeustila vaikuttaa yhteistilojen käyttöön?
  • Onko yhteistilojen käyttötarkoituksia muutettu?
  • Yhteystieto, johon asukkaat voivat ottaa yhteyttä taloyhtiön koronaratkaisuihin ja -käytäntöihin liittyen.
  • Kuinka kauan tehdyt ratkaisut ovat voimassa.
  • Millä perusteilla ratkaisuja taas muutetaan ja miten muutoksista tullaan tiedottamaan asukkaille.


Muistutetaan siitä- mitä asukkaan tulee ottaa huomioon omassa arjessaan:

  • uudet ohjeistukset yhteistiloissa
  • vastuullisuus; kuten turvavälit, ahkera käsienpesu ja -desinfiointi
  • maskien käyttö julkisissa ja ruuhkaisissa tiloissa
  • miten yskiä ja aivastaa turvallisesti

Kerrotaan myös näiden toimien merkityksestä taudin ehkäisyyn omassa kotitalossa.

Turvallisuutta herättävää olisi kertoa myös, keneltä karanteenissa oleva, tai sairastunut asukas voi pyytää apua, silloin jos omaa turvaverkostoa ei löydy.
Löytyykö talosta naapuriapua tai saisiko sellaisen järjestettyä?

Viestinnän tulee olla selkeää ja sitä on hyvä havainnollistaa kuvilla, näin huomioidaan että viesti on ymmärrettävää jokaiselle. Mikäli taloyhtiössä asuu muita kieliä puhuvia, mahdollisuuksien mukaan on syytä huolehtia tiedottamisesta tarpeellisilla kielillä.

Digitaalisen viestinnän hyödyt kriisiviestinnässä

Ensimmäisen aallon aikana moni asiakkaamme koki konkreettisesti, kuinka suuri hyöty digitaalisella viestinnällä ja palveluilla oli heidän nopeasti muuttuvaan arkeensa.
Liikkumista ja kontakteja tuli yhtäkkiä välttää, uusiin ohjeistuksiin tuli reagoida nopeasti ja tiedon piti kulkea heti, sitä mukaan kun muutoksia tapahtui.
Vaikka maailma ympärillä on täydessä kaaoksessa, oman kodin turvallisuuden tunnetta ei saa horjuttaa.

Saimme heti ensimmäisen viikon aikana puhelun asiakkaaltamme, joka kuului kutakuinkin näin: “Porrasnäyttönne ovat osoittautuneet tässä tilanteessa kullan arvoisiksi!”

Vähennä kriisin voimaa ohjaamalla sitä!