Turvallisuustiedottaminen on tärkeä osa taloyhtiön turvallisuuskulttuuria

 

Turvallisuustiedottaminen kasvattaa asukkaiden turvallisuustietoutta. Säännöllisellä turvallisuustiedottamisella saadaan asukkaat ja osakkaat kiinnittämään aktiivisesti huomiota talon, asumisen ja muun toiminnan turvallisuusasioihin. Kaikki turvallisuuden osa-alueet tulee huomioida suunniteltaessa tiedottamisen strategista toteuttamista. Ennaltaehkäisevän viestinnän tulee olla säännöllistä ja aktiivista, toimenpideviestinnällä konkretisoidaan miten tulee toimia ongelmien sattuessa, ja kriisiviestintä on tärkeä osa kokonaisvaltaista kriisinhallintaa.

 

Ennaltaehkäisevä viestintä – vaikuttamalla kasvatetaan turvallisuustietoutta

Ilman ennakoivaa, aktiivista ja säännöllistä tiedottamista tieto turvallisuusasioista ei välity asukkaille. Palovaroitin ja alkusammutusvälineet, kuten sammutuspeite tai käsisammutin ovat auttamassa ja minimoimassa vahinkoja, mutta ne eivät yksistään pelasta ihmishenkiä. Ennaltaehkäisevällä asukasviestinnällä huolehditaan siitä, että asukkailla on tiedossa esimerkiksi mitä varten mikäkin näistä välineistä on olemassa, miten se vaikuttaa heidän toimintaansa ja miten heidän tulee toimia hätätilanteessa.

Ennaltaehkäisevä asukasviestintä - palovaroitin.png

Pelkästään vaikeasti päivitettävien paperisten turvallisuusohjeiden epäsäännöllinen jakaminen postin joukossa menettävät ajan myötä tehonsa. Yhdistelemällä monikanavaista tiedottamista ja muita toimintatapoja päästään parhaimpaan tulokseen. Eri keinoja voisivat olla esim:

  • Tietoisku tai asiantuntijan vierailu yhtiökokouksen ja syystalkoiden aikana. Sekä asukkaat että osakkaat onkin hyvä kutsua säännöllisesti yhteen käymään läpi taloyhtiön asioita. 

  • Asukkailla ja osakkailla tulee olla helposti saatavilla ajantasaiset turvallisuusohjeet ja -säännöt.

One4allin palveluilla turvallisuusohjeet ovat asukkaan saatavilla monikanavaisesti sekä digitaalisen porrasnäytön että PNT®mobile asukassovelluksen kautta. Taloyhtiön hallinnon on helppo päivittää PNT®manager hallintajärjestelmän kautta ohjeet, jolloin ne myös päivittyvät asukkaille reaaliajassa. Toistuva asioista muistuttaminen on vaivatonta ja tehostaa turvallisuustietoisuutta. 
  • Turvallisuustarkistus

Turvallisuustarkistus on helppoa toteuttaa asukaskyselynä PNT®mobile asukassovelluksen kautta. Näin saadaan myös valmiiksi koottua tietoa tuloksista.
  • Huoneistokohtainen turvakansio, johon kerätään turva-aineistoa. 

  • Tärkeä osa taloyhtiön asukasviestintää ovat omatoimiseen varautumiseen ja valmistautumiseen suunnitellut oppaat. Hyödyllinen linkki taloyhtiöille löytyy osoitteesta kodinturvaopas.fi 

Turvakansio, turva-aineisto ja oppaiden sisältö on toteutettavissa nyt myös digitaalisessa muodossa! Tulosteiden sijaan sisältöä on vaivaton päivittää ja pitää ajantasalla. Asukkaalla on kaikki tarvittava tieto saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta PNT®mobile asukassovelluksen kautta, eikä kansion päivittäminen jää asukkaan vastuulle.
  •  Tiedote postiluukusta. 

Postiluukkuihin vietävien tiedotteiden sijaan Push-ilmoitus tärkeästä uudesta turvallisuutiedotteesta asukkaan PNT®mobile asukassovellukseen saa huomattavasti enemmän huomioarvoa. Lisäksi ajastamalla voi tiedotetta toistaa säännöllisin väliajoin. Toisto lisää merkittävästi vaikuttamisviestinnän tehoa!
 

Toimenpideviestintä - asukasviestintää turvallisuustoimenpiteistä

Asukkaat tarvitsevat sekä visuaaliset että kirjalliset ohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa toimimiseksi sekä pelastustoiminnan helpottamiseksi, esimerkiksi: 

  • Selkokielisillä ohjeilla tiedotetaan mm. miten alkuvaiheessa olevaa paloa voi yrittää sammuttaa itse ja miten tulee toimia kun sammutus ei onnistu.

  • Asukkaiden tulee tunnistaa pelastusreitit. He voivat myös vaikuttaa palokunnan toimintamahdollisuuksiin huolehtimalla siitä, että pelastustiet pysyvät aina vapaana.

  • Asukkaita on hyvä ohjeistaa myös siitä, miten heidän tulisi toimia, jos he huomaavat asumisturvallisuuteen liittyviä epäkotia tai muiden asukkaiden laiminlyöntejä.

Kriisiviestintä - viestintä, kun jotain on jo sattunut

Kriisiviestintä on keskeinen osa laajempaa kriisinhallinnan käsitettä. Taloyhtiössä tulisi varautua kriisitilanteeseen tekemällä kriisiviestintäsuunnitelma. Suunnitelmassa tulee määritellä viestintävastuulliset kriisitilanteessa, tunnistetaan mahdollisia kriisitilanteita ja suunnitellaan valmiiksi kriisitilanteessa käynnistettäviä prosesseja.

Kriisviestintäsuunnitelman peruselementtejä ovat varautuminen, toimiminen, tuki ja kehittäminen. Linkki kriisiviestinnän suunnitteluun.

Varautuminen

1. Kriisityypit, joita taloyhtiö saattaa kohdata
2. Viestinnän periaatteet
3. Kohde- ja sidosryhmät tärkeysjärjestyksessä
4. Viestintäkanavat ja -välineet
5. Viestintävastuut eriteltyinä eri henkilöille ja ryhmille
6. Yhteistyökumppanit erilaisissa kriiseissä

Toimiminen

7. Prosessi vaihe vaiheelta
8. Keinot ja toimintaohjeet

Tuki ja kehittäminen

9. Turvallisuusoppaat ja -ohjeet, monikieliset ja visuaaliset ohjeet, saatavuus ja päivitysvastaavan valinta
10. Asiantuntijan valmennus, koulutus ja harjoittelu

 

Taloyhtiön viestintästrategia – turvallisuussuunnitelman osana tiedottaminen

Yksi osa taloyhtiön asukasviestinnän kokonaissuunnitelmaa tulisi olla turvallisuustiedottaminen, joka olisi hyvä käydä läpi ja päivittää säännöllisesti yhtiön viestintästrategian suunnitteluvaiheessa.

Lue lisää asumisturvallisuudesta tästä