Vuosikello ja viestintäsuositus | Vaikuttamisviestintää

Organisaatioviestinnän tehtävä on viimekädessä vaikuttaminen, viestinnällä halutaan vaikuttaa sekä asukkaiden että koko taloyhtiön hallinnon toimintatapoihin. Asumiseen liittyvän sisällön jakamisen lisäksi olisi tarpeellista kehittää myös vuorovaikutustaitoja hallinnon ja asukkaiden välillä.

Jos esimerkiksi tavoitteena on kehittää tai muuttaa asukkaiden käyttäytymismalleja, yksisuuntainen sekä epäsäännöllinen tai epäselvä viestintä ei enää riitä. Asukkaat eivät toisinaan ymmärrä epäselviä huoltotoimenpiteisiin tai pelastussuunnitelmiin liittyviä termejä, satunnaisesti lähetetty tiedote ei välttämättä tavoita asukasta oikeassa kohtaa tai viestintäkanavat ovat väärät.

Sähköiset viestintävälineet tarjoavat tähän erilaisia ratkaisuja ja mahdollisuuksia. Tiedotteet voi lähettää monikanavaisesti useamman kanavan kautta, jakamalla linkkejä asiaa tukeviin videoihin tai ohjeisiin annetaan asukkaalle mahdollisuus perehtyä asiaan laajemmin, tiedotteen ajastuksella ja automaatiolla tärkeät tiedotteet tavoittaa asukkaat säännöllisesti ja toistuvasti. Sähköisten kanavien lisäksi ei silti pidä unohtaa niitä asukkaita, joille perinteinen kirje on tutumpi tapa vastaanottaa tiedotteita.

Tavoitteellisella vaikuttamisella pyritään kehittämään taloyhtiön sisäisiä toimintamalleja haluttuun suuntaan. Ne keinot, joilla viestimme vaikuttavasti perustuvat asiantuntemukseen ja sen vakuuttavaan esittämiseen. Asiantuntijuutta tukee se, että et ole asiasi kanssa yksin. Yhteistyössä on voimaa ja sen myötä myös asia saa laajemman yhteisön taakseen. 

Kun asukkailla on vaikkapa huoli jostakin asuinyhteisönsä epäkohdasta, tarvitaan yhteistyötä ja suunnitelmallisuutta asian esilletuomiseksi. Asukkailla on hyvä olla käytössä yhdenmukainen ja helppokäyttöinen viestintäkanava, minkä kautta he tavoittavat taloyhtiönsä oman isännöinnin, huollon tai vaikkapa vartiointipalvelun tarvittaessa. Myös kaikille asukkaille viestiminen reaaliajassa voi usein olla tarpeen akuuteissa tilanteissa.

Vakuuttavuutta viestiin saadaan selkeällä ja oikeakielisellä tekstillä sekä toisinaan visuaalisilla kuvilla. Vaikuttavinta viestintä on silloin, kun se kerrotaan kokemuksellisen tiedon kautta oman taloyhtiön lähipiirille, siksi asukkaiden osallistaminen mukaan viestinviejiksi voi hyvinkin rakentaa yhteisöllisyyttä tuntuvasti.

Joulukuussa on paljon tiedotettavaa asukkaille. Aktiivisella tiedottamisella voidaan vaikuttaa. Siihen on hyvä panostaa käyttämällä tehokkaita viestintävälineitä sekä miettimällä mistä asioista olisi ajankohtaista viestiä tänäkin jouluna.