Palveluiden kehittäminen asukkaan näkökulmasta

Saimme mahdollisuuden tutustua vuokrataloyhtiössä asuvan Sonja Lahtisen arkeen, asukasviestinnän haasteisiin ja palveluiden kehitystarpeisiin. Sonja tutustui samalla One4allin ratkaisuihin pohtien miten ne voisivat helpottaa hänen arkeaan. Parhaat kehitysratkaisut löytyvätkin usein asukkaita kuuntelemalla. 

Sonja Lahtinen.png

Valokuvaaja Sonja Lahtinen on asunut reilut kymmenen vuotta vuokrataloyhtiössä Itä-Helsingissä. Sonja on ollut erittäin tyytyväinen täällä asumiseen; huolto toimii, asukkaiden käytössä on kivoja yhteisiä tiloja, piha-alueella toimiva päiväkoti palvelee asuinalueen perheitä, ja lisäksi kaikki palvelut ovat lähellä. Pihalla järjestetään talkoita ja tapahtumia vuokrataloyhtiön puolesta pari kertaa vuodessa. Viimeksi rakennettiin talkoilla pihalle kahden istuttava keinu. Pihalle tuodaan myös roskalava, johon asukkaat voivat varastoistaan tuoda kaiken poisheitettävän tai kierrätykseen menevän tavaran.

“Meillä on ihana sauna ylimmässä kerroksessa upealla näkymällä. Lämpimästä autotallista pääsee hissillä suoraan omaan kerrokseen. Koulut, kaupat, kirjasto ja uimahalli ovat lähellä ja meille on hyvät liikenneyhteydet”, Sonja kertoo. “Tiedottamisen ja viestinnän suhteen olisi mielestäni jonkin verran kehitettävää. Silloin moni asia sujuisi yhtiönkin näkökulmasta tehokkaammin, asukkaiden ja yhtiön välinen viestintä helpottuisi. Lisäksi tilojen käyttöä voisi helpottaa, ja muitakin palveluja varaisin käyttööni mielelläni.”

Tiedotteet postiluukkusta

Taloyhtiössä tiedotetaan asianmukaisesti lähettämällä kirje postiluukusta, mutta usein moni yksityiskohta voi jäädä epäselväksi:

“Esimerkiksi ulko-oven uudesta ovikoodista asukkaat saivat viimeeksi henkilökohtaisen kirjeen, se on jo turvallisuuden kannalta tärkeää. Mutta eihän se koodi jää heti mieleen! Omaan henkilökohtaisessa käytössä olevaan sovellukseen tullut tiedote olisi helppo lukea uudelleen ja tarkistaa koodi aina tarvittaessa”, toteaa Sonja. “Palovaroittimen testauksesta tuli myös kirjeen muodossa ohjeet, mutta entäs kun varoitin putoaa tai rikkoutuu? Toimintaohjeet varoittimen korjaamiseksi olisi hyvä olla käden ulottuvilla.”

Sonja näkisikin, että postiluukkuihin tuotujen kirjeiden printtaus- ja tuontikulut vähenisivät huomattavasti, jos asukkaille suunnattu tiedotus siirtyisi sähköiseen muotoon. Kustannussäästöjen lisäksi sähköisella tiedottamisella voidaan tukea asukkaiden turvallisuutta.

“Asukassovelluksen kautta yhtiöltä tulevat vikailmoitukset tavoittaisivat minut mistä ja milloin tahansa, se on mielestäni yksi merkittävä tekijä asumisturvallisuuden ylläpitämisessä”, Sonja toteaa.

Ilmoitustaulun ilmoitukset 

Yleisluontoisista ja ajankohtaisimmista asioista taloyhtiö kiinnittää tiedotteen portaikon ilmoitustaululle. Isot printit näkyvät Sonjan mielestä parhaiten. Ongelmaksi silti jää se, että tieto ei jää aina muistiin, ja vanhat tulosteet poistuvat ilmoitustaululta.

“Joskus olisi kyllä tarpeen selailla aikaisempia tai vanhempia tiedotteita, ja tarkistaa tietoja, kuten esim. roskalavan tuonnin päivämäärät tai asukastoimikunnan tekemät päätökset. Kosketusnäyttö ja asukassovellus olisivat varmaan tässä asiassa mainio ratkaisu, tiedotteita voisi selailla läpi aina tarvittaessa”, Sonja arvioi.

Kodin kansio ja asumisen ohjeet

Vuokrataloyhtiöiden asunnoissa olevasta asukaskansiosta löytyvät talokohtaisia käyttöohjeita ja muita asumiseen liittyviä ohjeita. Lisäksi yhtiön verkkosivujen asukassivuilta löytyy kaikki tarvittava tieto. 

“Kodin hoitoon ja kunnossapitoon kootun kansion sain avainten yhteydessä kauan sitten. Tietohan tähän kansioon ei ole päivittynyt vuosiin. Sähköisessä muodossa olevat tiedot olisi varmasti helpompi yhtiön, isännöinnin tai muun tahon päivittää”, Sonja toteaa. “Yhtiön verkkosivuilla on varmasti kaikki tarvittava tieto, mutta sieltä on vaikea löytää niitä. Asukassovelluksella tämäkin varmaan taklattaisiin paremmin, kun asukaskansio löytyisi koottuna yhdestä paikasta.”

Hankeviestinnän hasteet

Ulkopuolisten remontoijien tiedotushaasteet, ja erityisesti aikataulujen sopiminen kunkin asukkaan kanssa teettää sekä remontointiyritykselle että asukkaille usein paljon turhaa työtä ja päänvaivaa. Sonjan mielestä postiluukun kautta jätetty ilmoitus ei enää riitä.

“Aikataulut muuttuvat ja asukkaiden olisi hyvä saada heti sovittua uusi aika esim. huoneistokatselmuksesta suoraan remontointiyrityksen kanssa. Jos tämä ulkopuolisten viestintä kulkisi saman kanavan / välineen kautta kuin muukin yhtiömme viestintä, helpottaisi se meitä asukkaita todella paljon! Ei tarvitsisi jonottaa puhelimessa tai etsiä tietoa eri kanavista ennekuin saisi yhteyden oikeaan tahoon”, Sonja toteaa.

Yhteisöllisyyttä - viestintäkanavat asukkaille

Asukkaiden omat tiedotuskanavat ovat rajalliset; ilmoitustauluille ei saa laittaa tiedotteita eikä yhtiön suljetulla facebook sivuilla saa julkaista omia ilmoituksia.

"Sellainen “hyvän mielen tiedotus” asukkaiden kesken olisi kiva lisä meidän asumisviihtyvyyden kehittämiseksi.”

“Olisi kiva oppia tuntemaan naapureita, ja toivoisinkin lisää yhteisöllisyyttä. Tälläinen asukassovellus olisikin helppo tiedotusjärjestelmä meille! Tämänhän kautta voisimme keskenämme kierrättää, myydä tai jakaa”, Sonja pohtii selaillessaan PNT®mobile asukassovellusta. “ Yhteinen kanava naapurien väliseen ilmoitteluun olisi kyllä tarpeellinen. Sellainen “hyvän mielen tiedotus” asukkaiden kesken olisi kiva lisä meidän asumisviihtyvyyden kehittämiseksi.”

Yhteisöllisyys - asukasviestintä.png
“Yhteisöllisyyttä voisi kehittää enemmän helpottamalla asukkaiden keskinäistä viestintää”, pohtii Sonja.

Varausjärjestelmällä tilat tehokkaampaan käyttöön

Yhteistiloja varataan ottamalla yhteyttä asukassihteeriin.

“Tilojen varaamisen voisi kyllä helpottaa. Sähköinen varauskalenterijärjestelmä antaisi varmasti monipuolisemmat mahdollisuudet erilaisiin varauksiin. Tilojen lisäksi voisin varata myös työkaluja, mitä todella harvoin kerrostalossa tarvitsen. Varaamalla ajan renkaiden vaihtoon voisin työllistää työttömän naapurin, sillä tavoin tukisin omaa asuinyhteisöämme”, Sonja pohtii. 

“Yhtiömme varausjärjestelmää kannattaisi ehdottomasti kehittää yhdessä asukkaiden kanssa, meiltä löytyy paljon ideoita! Varauksia helpottavat sähköiset työkalut tukisivat tässä kohtaa monien varauksien hallintaa myös vuokranantajan puolella”, kommentoi Sonja lopuksi.