Hantering av gemensamma utrymmen i hyresbostäder – A-Kruunu Oy
“Det hittades hundhår i tvättmaskinen och en återkommande bokare tog alla tider i klubbrummet. Den pappersbaserade bokningslistan räckte inte längre till.”
Digitalisering är inte en tilläggstjänst hos A-Kruunu, utan grunden för smidigt boende och effektiv förvaltning. Servicechefen Reetta Kokkonen och fastighetskoordinatorn Roosa Nurmi berättar att vardagens lösningar är byggda utifrån denna princip. I de fastigheter som Reetta förvaltar används One4alls bokningstjänster: ett bokningssystem i invånarapplikation, tillsammans med passerkontroll och betaltjänst. I några fastigheter värms bastuaggregatet automatiskt enligt bokningar via relästyrning.
Boendesäkerheten i fastigheterna förbättras ytterligare med One4all Access, som gör det möjligt för boende att själva skapa tillfälliga dörrkoder till ytterdörren. Därmed behövs ingen gemensam dörrkod som kan spridas utanför huset. Kommunikation sker i första hand digitalt via boendeappen, och i vissa fastigheter stöds vardagen även av informationsskärm.
Utmaningen: Manuell bokning och obevakad tillgång till gemensamma utrymmen
Reetta och Roosa berättar att det återkommande uppstod konflikter kring användningen av gemensamma utrymmen. Särskilt i tvättstugor orsakade pappersbaserade bokningslistor och fri tillgång problem.
“Risken var att andra använde någon annans bokade tider eller till och med stal kläder. Ibland har vi hittat stora mängder hundhår i tvättmaskinen, vilket tyder på att förbjudna djurtextilier har tvättats där. Även i andra gemensamma utrymmen har det förekommit utmaningar: till exempel har den tidigare användaren lämnat utrymmet ostädat, djur har tvättats i bastun eller en hund har tuggat på möbler i klubbrummet.”
När problemen inte löstes trots information till de boende, och A-Kruunu saknade insyn i vem som använde utrymmena och när, behövdes en ny lösning.
Behovet av en lösning drevs också av den tunga administrationen kring bokningar. Den tog orimligt mycket tid, band resurser och ökade risken för mänskliga fel. Fastighetsskötseln bokade bastutider, hyresövervakningen registrerade betalningar, och varje ändring eller mindre återbetalning krävde insats från flera personer.
“Förvaltningen av en stor fastighet är redan i sig krävande, och utan ett bokningssystem och en lösning för passerkontroll är det i praktiken omöjligt att upprätthålla gemensamma utrymmen. Jag har till exempel en fastighet med 120 lägenheter, flera klubbrum och tvättstugor. Dessutom finns det objekt där gemensamma utrymmen används av två olika ägare, eller två av våra egna separata hus som delar utrymmen. I sådana helheter fungerar det inte att hantera allt med en bokningsbok”, beskriver Reetta.
Lösningen: Digitalt bokningssystem med passerkontroll
I fastigheterna infördes ett digitalt bokningssystem kopplat till passerkontroll och betaltjänster. Målet var att säkerställa att de gemensamma utrymmena är trygga och trivsamma för alla.
”När man har sin egen bokade tid kan ingen annan komma in i utrymmet. Om problem uppstår kan vi kontrollera vem eller vilka som senast har använt utrymmet och kontakta dem. Vi behöver alltså inte agera detektiver”, säger Reetta.
”Vid behov kan vi begränsa en persons rätt att använda utrymmet, men det har vi inte behövt göra. Oftast räcker det att informera den som brutit mot reglerna att användarrättigheterna kan pausas under en viss tid om beteendet fortsätter.”
I praktiken har det alltså räckt att känna till möjligheten att förlora bokningsrätten för att styra beteendet i rätt riktning.
Bokningssystemet ökar också jämlikheten, eftersom alla boende nu har lika möjlighet att använda fastighetens tjänster.
“För att alla ska ha möjlighet att få en bra bastutid tillåter vi till exempel inte återkommande bokningar. Nu kan den boende boka en enskild bastutid flexibelt enligt sin egen tidtabell”, sammanfattar Reetta.
Hon berättar att boendekommittéer aktivt deltar i utvecklingen och användningen av bokningskalendrar:
“Det är smidigt att tjänsten är så flexibel. Jag kan justera kalenderinställningarna enligt önskemål som boendekommittén har sammanställt – de vet bäst hur vardagen fungerar hos dem. Nu behöver vi inte sätta generella regler för alla, som till exempel tre timmar långa tvättpass, utan varje fastighet kan få egna inställningar som passar just den.
Varje fastighet är ju unik, och därför fungerar detta så bra både för oss och för våra boende. Vi kan bygga en fungerande helhet för varje fastighet istället för att behandla tusentals bostäder som en enda massa.”
En lösning hittades även för att förbättra boendesäkerheten. Gemensamma dörrkoder hade börjat spridas okontrollerat i fastigheter utan porttelefon. Samtidigt ville man inte helt avskaffa dörrkoder, eftersom de upplevdes som praktiska. Lösningen blev tillfälliga dörrkoder som skapas till ytterdörren.
“Det är smidigt att de boende själva kan skapa en tillfällig kod i appen, och efter en viss tid slutar den automatiskt att fungera. Sedan vi införde tillfälliga dörrkoder har vi inte haft några säkerhetsproblem”, säger Reetta.
Resultat: “Jag anser att digitalisering gynnar de boende minst lika mycket som oss.”
Roosa har märkt att tjänsternas effektivitet syns i praktiken, bland annat genom tidsbesparingar.
“Tjänsterna minskar manuellt arbete och tidsåtgången för bokningshantering, eftersom de boende sköter bokningar och betalningar själva. Samtidigt minskar risken för mänskliga fel, eftersom till exempel fastighetsskötseln inte längre fungerar som mellanhand.”
Reetta har gjort samma observation:
“Utan dessa tjänster skulle jag lägga mycket arbetstid på att utreda problem kopplade till användningen av gemensamma utrymmen. Det underlättar också mitt arbete att jag kan göra i princip allt på distans.”
Enligt Roosa är lösningen särskilt värdefull för hyresbostadsbolag. Reetta tillägger att behovet även har ökat i bostadsaktiebolag, i takt med att korttidsuthyrning och investerarägande blivit vanligare. Allt fler externa användare rör sig i fastigheterna, vilket gör det nödvändigt att kunna styra och vid behov begränsa användningen av gemensamma utrymmen.
Båda har också märkt att digitalisering är något som boende förväntar sig. Digitala tjänster ses som en grundläggande del av vardagen, inte som en extra förmån.
“Vi har fått positiv respons på tjänstens flexibilitet: bastun kan bokas när som helst och vid behov till och med två tider i rad. Det är också enkelt att avboka. De boende behöver inte längre planera sina liv enligt fasta bastutider.
Jag anser att tjänsten är en betydande förbättring av boendekomforten och stärker boendesäkerheten. De boende kan planera bokningar utifrån sina egna liv – inte tvärtom. Digitalisering gynnar de boende minst lika mycket som oss”, sammanfattar Reetta.
A-Kruunu är ett statligt ägt bolag grundat 2015 som bygger och äger prisvärda hyresbostäder. Bolaget har för närvarande cirka 3 500 hyreslägenheter, som det även hyr ut och förvaltar i egen regi. Verksamheten styrs av miljöministeriet. A-Kruunus centrala principer är att främja träbyggande, cirkulär ekonomi, låga koldioxidutsläpp och innovation inom boende.
Den här artikeln är en AI-genererad översättning av den ursprungliga artikeln på finska.