Studentbostäder av Mikalo Ab tog ett digitalt språng på studenternas begäran
Mikalo (tidigare MOAS) införde One4alls digitala bokningskalender för tvättmaskiner i maj 2024. Intresset för att utöka digitala tjänster har fördjupats ytterligare sedan införandet, eftersom fördelarna med bokningskalendern har varit betydande. Vi fick möjlighet att intervjua fastighetsförvaltaren Dusko Cuckovic och marknadsföringsansvariga Maija Ikonen.
Från historiska metoder till moderna digitala tjänster
Tidigare hanterades bokningar av tvättmaskiner med en gammaldags bokningstavla, där varje veckotid och lägenhet hade sin egen plats. Man kunde boka en tid genom att fästa ett litet lås på den aktuella platsen, vilket fungerade med nyckeln till den egna lägenheten.
Studenter byts ofta i bostäderna, och ibland försvann nycklar och bokningslås, vilket orsakade extra kostnader både för de boende och för Mikalo, samt merarbete för flera anställda.
”I boendeenkäter var bokningen av tvättmaskinen alltid ett problemområde, och studenter skickade till och med konkreta förslag på önskade alternativa bokningssystem till förvaltningen”, berättar Maija. Studenter som lever i takt med tiden hade många synpunkter, baserat på exempelvis vilka system de hade sett användas i andra studentbostäder.
Varför valde Mikalo One4alls tjänster?
Mikalo gjorde omfattande bakgrundsarbete och jämförde olika aktörers lösningar. Lösningen söktes med vissa egenskaper och framtida möjligheter i åtanke.
Viktiga faktorer var:
- Engelsk språkversion,
- Funktionalitet både i webbläsare och applikation,
- Användarvänlighet och
- Möjlighet att senare utöka tjänsteutbudet.
De boende har tagit emot den digitala bokningskalendern med öppna armar
Införandet har gått mycket bra för de boende – den feedback som erhållits har enbart varit positiv och användningen har fungerat självständigt. Innan införandet planerades en lämplig teknisk struktur i nära samarbete med One4all, för att bygga en lösning som fungerar just för Mikalo.
Dusko och Maija berättar att Mikalo informerade sina studenter om förändringen före införandet, men en stor del av kommunikationen kom direkt från One4alls administrationssystem, vilket underlättade kundtjänstens arbetsbörda.
Mikalo upplever att systemet överlag har varit lättanvänt och att stöd för administratörer alltid har funnits tillgängligt. ”Detta är tydligt en smidig tjänst för den nya tiden, och One4all har en tydlig vilja att betjäna sina egna kunder, men också applikationens slutanvändare”, sammanfattar Maija.
Arbetsbördan underlättar för alla när digitalisering tas till hjälp
Digitaliseringens påverkan har redan nu varit betydande, även om endast bokningskalendern är i bruk – ofta kedjas även små arbetsuppgifter ihop och påverkar till slut många personers arbetsuppgifter.
Ibland uppstår missförstånd kring tvättmaskinstider, om man till exempel upplever att någon annan tvättar under ens egen bokade tid. Tack vare den digitala bokningskalendern är det enkelt för kundtjänsten att kontrollera kalenderns status och att inga oklarheter uppstår. ”Det är lättare att agera domare i oklara situationer. Även studenternas engagemang för sin egen tvättid och efterlevnad av tvättstugans regler fungerar nu bättre”, konstaterar Maija.
”Det är praktiskt att man i administrationssystemet kan ange att reglerna måste godkännas vid bokning och att man endast kan göra ett visst antal bokningar. Detta minskar också missbrukssituationer”, säger Dusko.
One4alls data underlättar utvecklingen av verksamheten
Mikalo är också glad över användningsstatistiken för bokningskalendern, som kan enkelt hämtas från systemet för en viss tidsperiod. Baserat på data kan verksamheten planeras och förändringar göras vid behov – till exempel genom att skaffa fler tvättmaskiner.
Sammantaget har den största fördelen för förvaltningen, fastighetsskötseln och kundtjänsten varit minskad arbetsbelastning. För slutanvändaren, det vill säga studenterna, har den tydliga fördelen varit funktionalitet och användarvänlighet.
Maija berättar att ungefär en månad efter att ha flyttat in i en Mikalo-lägenhet får studenterna en feedbackenkät där de tillfrågas om boende- och flyttrelaterade frågor.
Tidigare var bokning och användning av tvättstugan ett stort problem i enkäten. Med det nya systemet har feedbacken enbart varit berömmande och utmärkt.
”Fastighetsskötseln behöver inte lägga tid på vägledning och kontroller. Till slut får man med en ganska liten månadsavgift tillgång till pålitliga digitala tjänster. För oss är lösningen precis vad vi sökte och vi har fått valuta för pengarna”, konstaterar Dusko.
Dusko skulle rekommendera lösningen till andra studentbostäder, men också till andra bostadsbolag, eftersom digitala tjänster helt enkelt underlättar allas arbetsbörda så mycket.
Underhåll av tvättmaskinsbokningar kräver inte längre resurser – 30 års framsteg på några månader
”Det är fantastiskt att vi nu stolt kan säga att vi har ett fungerande och modernt bokningssystem som också fungerar i framtiden. Vi tog ett 30-årigt språng framåt på kort tid. Det gamla bokningssystemet var lite pinsamt att visa upp, men det är lyckligtvis bakom oss nu”, berättar Maija.
Systemet har upplevts som mycket användar- och administratörsvänligt på Mikalo. Underhåll av tvättmaskinsbokningar kräver egentligen ingenting, eftersom allt fungerar självständigt i bakgrunden. Och om behov av stöd och hjälp uppstår, är One4alls support alltid tillgänglig. ”Stödet har fungerat utmärkt och vi har alltid kunnat ta kontakt utan att behöva fundera på om det är okej att fråga om en så liten sak”, sammanfattar Dusko.
Mikalo är intresserad av att utnyttja digitalisering i större utsträckning
Studenter har alltid mycket information att ta emot och instruktioner att följa, så en boendeapplikation för kommunikation är under övervägande. Med hjälp av applikationen skulle kommunikationen bli enklare och nå studenterna bättre – det skulle också vara bekvämt för mottagarna av meddelanden.
”Att använda en boendeapplikation för bredare kommunikation är intressant, och till exempel den kommande boknings- och betalningsfunktionen för parkeringsplatser skulle vara mycket behövlig”, funderar Dusko.
För närvarande görs bokningar av Mikalos parkeringsplatser genom att ringa fastighetsskötaren, som ofta är ute på gårdsarbeten, som till exempel med lövblåsen eller snöskyffeln. Dusko konstaterar att situationen inte är optimal, eftersom han samtidigt måste hantera telefonsamtal och bokningar. En digital tjänst skulle frigöra tid även för detta arbetsmoment.
Nu när bokningskalendern är i aktiv användning kommer nya möjligheter som digitaliseringen erbjuder på tal: ”Klubbrummet och bastun skulle också kunna läggas till som bokningsbara tjänster, och även tillträdeskontroll kan övervägas eftersom det också finns ett säkerhetsperspektiv där”, säger Dusko.
Mikalo
Mikalo har över 700 studentbostäder i höghus och loftgångshus runt om i S:t Michel. Bostäderna varierar från rum i kollektivlägenheter och små ettor till större ungdomsbostäder. Alla elever som studerar i läroanstalter efter grundskolan har möjlighet att ansöka om en studentbostad hos Mikalo.
Den här artikeln är en AI-genererad översättning av den ursprungliga artikeln på finska.