Ökad efterfrågan på digitala boendetjänster
Trio Isännöinti representerar ett dynamiskt och modernt fastighetsförvaltningsbolag som sköter fastighetsförvaltning med en modern touch. Trio Isännöinti, baserat i Åbo, har använt One4alls digitala boendekommunikationstjänster i de fastigheter de förvaltar sedan sommaren 2023 och arbetar nu aktivt för att leda alla bostadsbolag de förvaltar mot att ta i bruk ansvarsfulla digitala tjänster.
Vi intervjuade Trio Isännöintis verkställande direktör Henri Kauhala och administrativ chef Annika Virkkala om deras användning av digitala tjänster och fördelarna de upplevt. Både Henri och Annika arbetar också som fastighetsförvaltare.
Digitaliseringen har ökat kommunikationen hos Trio Isännöinti
Hos Trio Isännöinti delas meddelanden nu ut med en mycket lägre tröskel eftersom man inte längre behöver fundera på om en fråga är tillräckligt viktig för att förmedlas. Tidigare var processen ganska arbetsam: ett meddelande skapades på datorn, skrevs ut och sedan kallades en fastighetsskötare för att hämta det. Därefter körde fastighetsskötaren till fastigheterna och satte upp meddelandet på en anslagstavlorna eller i lägenheterna – eller båda. Hela denna process skapade stora kostnader, medan kostnaderna med digital kommunikation förblir desamma oavsett hur många meddelanden som skickas ut.
“Man behöver inte längre fråga styrelsen om något kan kommuniceras – vid det laget skulle meddelandet redan vara skapat och synligt för alla på de digitala informationsskärmarna. Invånarna måste hållas uppdaterade om allt, inte bara de största frågorna,” säger Annika.
De flesta invånare vill ha digitala boendetjänster
Hos Trio Isännöinti anser man att reaktionerna på innovationer och förändringar, som införandet av digitala tjänster, varierar mellan bostadsbolag. Det viktigaste är att det finns motivation till förändring inom bostadsbolaget. Det kan finnas en rädsla för att byta till ett nytt arbetssätt och en oro över äldre invånares förmåga att använda nya tjänster.
“Förutom digitala tjänster kan vissa invånare fortfarande betjänas via telefon, precis som tidigare. Men majoriteten av invånarna förväntar sig och önskar moderna lösningar, så det är verkligen viktigt att kunna erbjuda dem,” säger Annika. “Vi strävar också efter ett papperslöst kontor och ansvarsfull affärsverksamhet, så vi vill uppmuntra så många bostadsbolag som möjligt att ta i bruk digitala tjänster,” fortsätter Annika.
“Lyckligtvis är många bostadsbolag idag genuint engagerade i att förbättra sig istället för att bara göra det nödvändiga. Det finns en tydlig ambition att förbättra bostadsbolaget, göra förändringar och hålla allt i gott skick. Detta proaktiva tillvägagångssätt säkerställer att fastigheten kontinuerligt hålls väl underhållen och omhändertagen,” förklarar Henri.
Fördelarna med digitalisering i bostadsbolag
Henri och Annika anser också att många bostadsbolag kanske inte är medvetna om alla tillgängliga möjligheter. De är vana vid begränsad kommunikation och informationsdelning, och fördelarna med digitala boendekommunikationslösningar förstås inte alltid i kontexten av det egna bostadsbolaget.
“Effektivitet, tidsbesparing, förbättrad servicekvalitet genom ökad kommunikation och kostnadsbesparingar – det är dessa anledningar som gör att jag skulle rekommendera digitala tjänster till andra fastighetsförvaltare och bostadsbolag,” säger Henri. “Precis så. Det gör livet enklare för förvaltning, underhåll och invånare samtidigt som det främjar ansvarsfull affärsverksamhet,” lägger Annika till.
De viktigaste fördelarna med digitala tjänster för Trio Isännöinti har varit:
- Enkelheten och aktualiteten i kommunikationen och informationsdelningen,
- Tidsbesparing för förvaltning och underhåll,
- Att kunna erbjuda högkvalitativ service till invånarna, och
- Att stödja papperslös affärsverksamhet.
Invånare är nöjdare med digitala tjänster
Trio Isännöinti har märkt att invånare i bostadsbolag som använder digitala tjänster generellt sett är mer nöjda. “Det är också färre frågor eftersom kommunikationen är så aktiv och tydlig. I vissa mindre projekt eller renoveringar har vi inte fått några frågor alls,” säger Henri.
För en fastighetsförvaltare är ett bostadsbolags beslut att övergå till digitala tjänster en lättnad. “Det är en positiv sak och en del av den moderna tiden, det är så det ska vara. Det gör helt enkelt allt mycket enklare för alla; kommunikationen fungerar aktivt och invånarna är nöjda,” säger Henri.
“Generellt sett förbättrar digitala tjänster boendeupplevelsen genom att visa alla viktiga meddelanden på digitala informationsskärmar tillsammans med lokal information som kollektivtrafikscheman, väder och nyheter,” sammanfattar Annika. Trio Isännöinti har fått mycket positiv respons från invånare. De digitala informationsskärmarna har fungerat bra även för äldre invånare som kanske inte följer andra elektroniska kommunikationskanaler.
Införandet av digitala tjänster är en del av att modernisera fastighetsförvaltningen
Många föråldrade rutiner finns fortfarande kvar inom fastighetsförvaltningen och papper används fortfarande i stor utsträckning. Trio Isännöintis fyramannateam arbetar helt pappersfritt och alla dokument arkiveras digitalt. Naturligtvis prioriterar fastighetsförvaltningen alltid kundernas behov, så dokument kan fortfarande tillhandahållas i pappersform om det behövs.
“Fastighetsförvaltningsbranschen har utvecklats mycket och kommer säkert att fortsätta utvecklas. Vem vet vad som kommer att uppfinnas i framtiden, men det är tydligt att efterfrågan på tjänster som gör boendet enklare ständigt ökar,” säger Annika.
Delade utrymmen och resurser blir vanligare och stöder behovet av gemenskap
“Gemenskapsskapande blir också allt vanligare, och fler gemensamma utrymmen byggs i bostadsbolag. En annan trend är delade resurser, som till exempel bilar,” säger Henri. “Att förbättra kommunikationen och informationsdelningen genom digitala lösningar är också nödvändigt. Det gamla sättet att skriva ut och dela ut meddelanden fungerar helt enkelt inte – det är ofta alltför arbetskrävande,” fortsätter Henri.
Det finns också ett tydligt behov av en digital bokningskalender. “Omsättningen av regelbundna bastuanvändare skapar en otrolig mängd arbete. Om bara ett namn i en regelbunden bokning behöver ändras måste en ny lista skrivas ut, en fastighetsskötare kallas för att hämta den, och de kör till platsen för att uppdatera listan på bastudörren. Det är en onödigt arbetskrävande process som skulle kunna hanteras mycket mer effektivt,” förklarar Henri.
One4alls kompletta lösning skulle vara den enklaste för alla
På Trio Isännöinti hoppas man att alla digitala boendekommunikationstjänster ska vara en del av One4alls kompletta lösning, med informationsskärmar och invånarapplikationen i bruk. “Det skulle vara den enklaste och tydligaste lösningen för alla. Invånarna kan bli förvirrade om flera olika tjänster används för bostadsrelaterade ärenden,” säger Annika.
Trio-teamet uppskattar de anpassningsmöjligheter som informationsskärmarna erbjuder samt One4alls kundsupport. “Vi har bara positiv feedback för One4alls support. Supporten fungerar snabbt och servicen är utmärkt. Eventuella utmaningar hanteras omedelbart, kommunikationen är tydlig och uppföljningen noggrann. Det är trevligt när de hör av sig för att se om allt är okej,” säger Henri. Olika integrationsmöjligheter intresserar dem också för framtiden.
Boendekommunikation förbättrar även förståelsen för bostadsbolagets verksamhet
Annika säger att det vore fantastiskt om fler deltog i bostadsbolagsmöten. För många kan styrelsearbete och bostadsbolagsdokument kännas genuint skrämmande, och Trio Isännöinti hoppas kunna ändra detta.
“När allt kommer omkring är ens hem vanligtvis den mest värdefulla tillgången en person äger, så det är viktigt att vara involverad i att tänka på hur man ska ta hand om den tillgången. Ofta tänker människor på sitt hem som något som bara finns innanför fyra väggar, men i verkligheten är värdet på deras hem och dess bevarande nära kopplat till det allmänna tillståndet i bostadsbolaget,” förklarar Annika. “En mer jordnära inställning skulle också kunna uppnås om en del av byråkratin minskades.”
Henri betonar den centrala rollen som boendekommunikation har och hur ökad kommunikation kan förbättra förståelsen för bostadsbolagets frågor. Kommunikationen hjälper också till att undvika konflikter och missförstånd när tillräcklig information tillhandahålls. Trio Isännöintis vägledande princip är tydlighet, och under bostadsbolagsmöten strävar de efter att skapa en atmosfär där tröskeln för att ställa frågor är så låg som möjligt.
Henri fick nyligen höra underbar feedback: “Efter ett bostadsbolagsmöte kom en äldre dam fram till mig och sa att hon för första gången hade förstått något under mötet – det var ett överraskande och samtidigt mycket givande ögonblick,” minns Henri.
Trio Isännöinti
Trio Isännöinti är ett fastighetsförvaltningsbolag baserat i Åbo som erbjuder tydlig och tillgänglig fastighetsförvaltning till bostadsbolag i Åboregionen.
Trio Isännöinti strävar efter att göra styrelsearbete enkelt och att erbjuda invånarna professionell och snabb service för att säkerställa en smidig vardag. Trio använder den mest avancerade fastighetsförvaltningsprogramvaran i branschen och erbjuder ett omfattande utbud av digitala tjänster för styrelser, bostadsägare och hyresgäster.
Den här artikeln är en AI-genererad översättning av den ursprungliga artikeln på finska.