Avain Yhtiöt lanserade One4alls boendetjänsteplattform under namnet Kotiavain
Digitalisering är en självklar del av dagens boende och de boendes behov har förändrats jämfört med tidigare. Idag efterfrågar de boende lättillgängliga tjänster och aktuell information kopplad till sitt eget boende. Därför beslöt Avain Yhtiöt att samla all boendekommunikation i en digital tjänst och gick i april 2023 över till att använda One4alls boendetjänsteplattform i alla sina fastigheter, under namnet Kotiavain, samtidigt som man övergav extranet för de boende.
“Lösningen baserades på ett konkret behov”, berättar Elias Kiviranta, försäljnings- och marknadsföringschef på Avain Yhtiöt.
“Vi märkte att vi behövde en tjänst där vi kunde samla all vår boendekommunikation och som samtidigt kunde fungera som en slags hub för alla våra boendetjänster. Vi kartlade först möjligheten att bygga ett eget system och bekantade oss även med konkurrerande tjänster, men vi fastnade för One4all eftersom tjänsten redan var bekant för oss och vi visste att den kontinuerligt utvecklas.”
En välbekant och pålitlig tjänsteleverantör: One4all
Avain Yhtiöts första kontakt med One4alls boendetjänsteplattform var under de första byggskedena i Kruunuvuorenranta år 2018. Därefter har plattformen pilotats i flera av Avain Yhtiöts nybyggnadsprojekt. Beslutet att centralisera tjänsterna och bygga Kotiavain på One4alls befintliga boendetjänsteplattform grundade sig, enligt Elias, på de goda erfarenheterna.
“Digitala tjänster är något vi på Avain hela tiden utvecklar och främjar. Därför kändes det som en logisk lösning att välja en extern tjänsteleverantör – One4all – som redan har en specialiserad tjänst som vi kan profilera för vårt eget bruk.
En pålitlig och kompetent aktör, vars prioritet är att kontinuerligt utveckla och bredda tjänsten, gör det också möjligt att arbeta tillsammans kring utvecklingen.
Vi, och även våra boende, håller fortfarande på att lära oss använda tjänsten och dess olika funktioner. Vi lär oss hela tiden mer om plattformens möjligheter och de boendes behov, och vi vill utveckla tjänsten vidare utifrån dessa insikter”, fortsätter Elias.
Från fastighetsspecifika hemsidor till en enhetlig kommunikation
I Avain Asuntos fastigheter bor nästan 20 000 boende. För närvarande finns det 366 färdigställda fastigheter, varav en del är hyresfastigheter och en del bostadsrättsfastigheter. Dessutom är ett tjugotal nya fastigheter under uppförande, med totalt över 1 200 bostäder. Alla boende hos Avain Asunnot har ett gemensamt behov och en rätt att få aktuell information som rör deras eget boende. Tidigare använde Avain Asunnot fastighetsspecifika webbplatser, men deras uppdatering var arbetsam och komplicerad. Även för de boende var användningen av sidorna krånglig, och de saknade flera efterfrågade funktioner.
Genom att lansera Kotiavain i alla sina fastigheter i april 2023 avskaffade Avain Asunnot alla fastighetsspecifika webbplatser och samlade samtidigt alla sina boende till en och samma tjänst – One4alls boendetjänsteplattform.
I Kotiavain kan de boende enkelt ta del av aktuella meddelanden, information från fastighetsförvaltningen och underhållstjänsten, samt publikationer från boenderådet – antingen via appen eller webbläsaren. För särskilt ASO-boende är det extra viktigt att alltid ha tillgång till lagstadgade rapporter och dokument.
Olika grupper av boende har något olika vyer och funktioner, men den övergripande tjänstehelheten är enhetlig för alla. I vissa fastigheter har Kotiavain även en elektronisk bokningskalender där de boende kan boka gemensamma utrymmen och tjänster.
Kotiavain möter de boendes behov
Att införa en enhetlig boendetjänsteplattform i alla fastigheter och lansera appen under namnet Kotiavain har varit ett omfattande projekt som krävt noggrann planering och engagemang i genomförandet.
Marjo Paulin, kundansvarig på Avain Yhtiöt, strävar efter att se helheten ur de boendes perspektiv och utveckla Kotiavain-tjänstehelheten utifrån deras behov.
Marjo har ansvarat för de meddelanden som skickats till de boende och säkerställt att all nödvändig information och alla instruktioner finns tillgängliga för dem. Helheten har varit mycket mångsidig eftersom olika grupper av boende har fått olika information, beroende bland annat på om det rör sig om en hyresfastighet eller en bostadsrättsfastighet.
Även för de boende som ingår i boenderådet har det tagits fram egna informationsmeddelanden och skapats användarkonton som gör det möjligt för dem att administrera och kommunicera i boenderådets namn till de andra boende i fastigheten.
“Boenderåden har en stor roll i Avain Asunnot-fastigheter när det gäller att bygga gemenskap i bostadsrättsföreningarna och att organisera gemensamma aktiviteter för de boende. Därför är det viktigt att de har fungerande verktyg för sin kommunikation,” betonar Marjo.
Enhetliga kommunikationsmodeller ger högkvalitativ boendekommunikation
Förutom boenderådet ansvarar framför allt fastighetens förvaltningstjänst och underhållsbolag för innehållet i Kotiavain. Marjo har gått igenom helheten kring Kotiavain tillsammans med Avains fastighetsenhet och fastigheternas förvaltning, introducerat dem till tjänsten och kartlagt gemensamma, fungerande kommunikationsmodeller.
“I slutändan är det fastighetsförvaltningens uppgift att publicera aktuell och fastighetsspecifik information i Kotiavain. Därför är det mycket viktigt att definiera en enhetlig kommunikationsmodell som en del av Kotiavains införandeprocess. Målet är att säkerställa att alla boende i Avain Asunnot får tillgång till boendekommunikation av lika hög kvalitet,” säger Marjo.
Digitalisering möjliggör ansvarsfulla lösningar
Avain Yhtiöts långsiktiga mål är att minska onödiga pappersutskrifter och de utsläpp som distributionen orsakar.
“Vi får se när vi kan avstå helt från pappersutskick till varje boende eller kanske bara distribuera en pappersnotis per trapphus”, funderar Marjo.
“Vi fattar inga förhastade beslut – först måste vi följa användarstatistiken för tjänsten och förstå hur aktivt boende använder Kotiavain. Besluten baseras på insamlad data men vi behöver också lyssna till de boendes egna önskemål”, fortsätter hon.
Positiv feedback från boende
Efter lanseringen i april har två enkäter skickats ut för att samla feedback om tjänsten. Bland de nästan 500 svarande har majoriteten gett Kotiavain betyget “mycket bra” eller “bra”, men det finns alltid utrymme för förbättring.
“Boendeenkäter kommer att genomföras regelbundet även framöver för att vi ska veta vad de boende tycker och vilka funktioner de eventuellt saknar”, säger Marjo.
Kotiavain utvecklas tillsammans med de boende
Kotiavains resa har precis börjat och efter införandet kommer tjänsten att vidareutvecklas tillsammans med One4all. Redan nu har önskade förändringar lagts till i utvecklingslistan och börjat implementeras.
“Nu när vi har tillgång till tekniskt högkvalitativa verktyg vill vi på Avain lära oss att använda dem på ett så mångsidigt och effektivt sätt som möjligt. Här börjar det verkliga planerings- och utvecklingsarbetet”, berättar Marjo med ett leende.
“Kotiavain ska bli den första och förhoppningsvis mest uppskattade kanalen för boende att ta emot information. Därför vill vi centralisera funktionerna och verkligen satsa på detta”, sammanfattar Elias.
I artikelbilden syns Robert Brandt och Marjo Paulin från Avain Asunnot samt Mikko Määttä och Kitte Hamilton från One4all.
Den här artikeln är en AI-genererad översättning av den ursprungliga artikeln på finska.