Avain Asunnot lanseerasi One4allin asumisen palvelualustan kohteissaan nimellä Kotiavain
Digitalisaatio on nykypäivää asumisessa ja asukkaiden tarpeet ovat muuttuneet aiemmasta. Asukkaat kaipaavat helposti saatavilla olevia palveluita ja ajankohtaista tietoa liittyen omaan asumiseen. Siksi Avain Asunnot päätti keskittää asukasviestinnän yhteen digitaalisen palveluun ja siirtyi huhtikuussa 2023 käyttämään kaikissa kohteissaan Kotiavain-nimellä lanseerattua One4allin asumisen palvelualustaa, luopuen samalla asukkaille suunnatusta extranetistä.
“Ratkaisu perustui konkreettiseen tarpeeseen”, kertoo Avain Asuntojen myynti- ja markkinointijohtaja Elias Kiviranta.
“Huomasimme tarvitsevamme palvelun, johon voisimme keskittää kaiken asukasviestintämme, ja joka voisi samalla toimia tietynlaisena hubina kaikille asumisen palveluillemme. Kartoitimme ensin oman järjestelmän rakentamista ja tutustuimme myös kilpaileviin palveluihin, mutta päädyimme One4allin palveluun, sillä se oli meille jo ennestään tuttu ja tiesimme palvelun myös kehittyvän jatkuvasti.”
Tuttu ja luotettava palveluntarjoaja One4all
Avain Asuntojen ensimmäinen kosketuspinta One4allin asumisen palvelualustaan oli Kruunuvuorenrannan rakentamisen alkuvaiheessa vuonna 2018, jonka jälkeen sitä on pilotoitu useammassa Avain Asuntojen uudisrakennushankkeessa. Päätös keskittää palvelu ja rakentaa Kotiavain olemassa olevaan One4allin asumisen palvelualustaan perustui Eliaksen mukaan hyviin kokemuksiin palvelusta.
“Sähköiset palvelut ovat Avaimella jatkuvasti kehittämisen ja edistämisen kohteena. Siksi tuntui perustellulta ratkaisulta valita ulkopuolinen palveluntarjoaja, One4all, jolla on jo valmiina erikoistunut palvelu, jota on mahdollista profiloida omaan käyttöön.
Luotettava ja hyvä toimija, jonka prioriteettina on jatkuvasti kehittää ja monipuolistaa palvelua, mahdollistaa myös yhteisen kehitystyön.
Me, kuten myös asukkaamme, vasta opettelemme palvelun ja sen eri ominaisuuksien käyttöä. Opimme koko ajan lisää niin palvelualustan mahdollisuuksista kuin asukkaiden tarpeista, ja haluamme kehittää palvelua jatkuvasti niiden pohjalta”, Elias jatkaa.
Eroon taloyhtiöiden kotisivuista – kohti yhtenäistä viestintää
Avain Asuntojen kohteissa asuu lähes 20 000 asukasta. Kohteita on tällä hetkellä valmiina 366 kpl, joista osa on vuokrakohteita ja osa asumisoikeuskohteita. Lisäksi rakenteilla on parikymmentä uutta kohdetta, joissa on yhteensä yli 1 200 asuntoa. Kaikkia Avain Asuntojen asukkaita yhdistää tarve ja oikeus saada ajankohtaista, omaan asumiseen liittyvää tietoa. Avain Asunnoilla oli aiemmin käytössä talokohtaiset sivustot, joiden päivittäminen oli työlästä ja hankalaa. Sivuston käyttö oli myös asukkaille kankeaa, eikä sivustolla ollut kaikkia kaivattuja toimintoja.
Lanseeraamalla huhtikuussa 2023 kaikissa kohteissaan Kotiavain-palvelun, Avain Asunnot luopui kaikista taloyhtiökohtaisista kotisivuistaan ja keskitti kerralla kaikki asukkaansa yhden ja saman palvelun pariin, One4allin asumisen palvelualustaan.
Kotiavaimessa asukkaat pääsevät nyt helposti näkemään ja lukemaan ajankohtaisia tiedotteita, isännöinnin ja huollon viestejä sekä asukastoimikunnan julkaisuja – joko sovelluksen tai selaimen kautta. Erityisen tärkeää etenkin ASO-asukkaiden osalta on, että heillä on pääsy lakisääteisiin raportteihin ja asiakirjoihin.
Eri asukasryhmillä on hieman eri näkymät ja eri toiminnot, mutta yleinen palvelukokonaisuus on kaikilla asukkailla yhdenmukainen. Osassa kohteista Kotiavaimeen on sisällytetty myös sähköinen varauskalenteri, josta asukkaat voivat varata taloyhtiön yhteistiloja ja palveluita.
Kotiavain on vastaus asukkaiden tarpeisiin
Yhtenäisen asumisen palvelualustan käyttöönotto kaikissa kohteissa ja sovelluksen lanseeraaminen Kotiavaimeksi on ollut mittava projekti, joka on vaatinut paljon suunnittelua ja sitoutumista toteutukseen.
Avain Asuntojen asiakkuuspäällikkö Marjo Paulinin tehtävänä on ollut huolehtia siitä, kuinka Kotiavain lanseerataan asukkaille. Hän pyrkii työssään katsomaan kokonaisuutta asukkaan silmin ja miettii, mitä kaikkea on otettava huomioon juuri asukkaan näkökulmasta.
Marjo on vastannut asukkaille välitetyistä viesteistä ja varmistanut, että kaikki tarvittavat tiedot ja ohjeistukset ovat asukkaiden saatavilla. Kokonaisuus on ollut hyvin monipuolinen, sillä eri asukasryhmille on viestitty eri asioista, riippuen mm. siitä onko kyseessä vuokrakohde vai ASO-kohde.
Myös asukastoimikuntaan kuuluville asukkaille on laadittu omat tiedoteviestit ja luotu käyttäjätunnukset, joilla he voivat hallinnoida ja viestiä taloyhtiössä asukastoimikunnan nimissä asukkaille.
“Asukastoimikunnilla on Avain Asuntojen kohteissa suuri rooli taloyhtiöiden yhteisöllisyyden rakentamisessa ja asukkaiden yhteisen toiminnan järjestämisessä, siksi on tärkeää että heillä on toimivat työkalut viestimiseen”, Marjo painottaa.
Yhteneväisillä viestintämalleilla laadukasta asukasviestintää kaikissa kohteissa
Asukastoimikunnan ohella Kotiavaimen sisällöistä vastaavat pääosin kohteen isännöintipalvelu ja huoltoyhtiö. Marjo on käynyt läpi Kotiavain-kokonaisuutta Avaimen kiinteistöyksikön ja kohteiden isännöinnin kanssa, perehdyttäen heitä ja kartoittaen yhteisiä, toimivia viestintämalleja.
“Loppupeleissä ajankohtaisen ja talokohtaisen tiedon julkaiseminen Kotiavaimeen on isännöinnin tehtävä ja siksi yhtenäisen viestintätavan määrittäminen on hyvin tärkeä osa Kotiavaimen käyttöönottoprosessia. Tavoitteena on varmistaa, että kaikilla Avain Asuntojen asukkailla olisi saatavilla yhtä laadukasta asukasviestintää”, Marjo sanoo.
Digitaalisuus mahdollistaa vastuulliset toiminnot
Avain Yhtiöiden toiveena on pitkässä juoksussa päästä eroon turhista paperitulosteista ja niiden kuljettamisesta aiheutuvista päästöistä.
“Jää nähtäväksi, missä kohtaa voidaan luopua kokonaan asukaskohtaisesti paperisista tiedotteista tai jakaa vain yksi paperitiedote per portaikko”, Marjo miettii.
“Ratkaisua ei tehdä kevyesti, vaan ensin täytyy seurata palvelun käyttäjälukuja, jotta tiedetään miten ja kuinka aktiivisesti asukkaat Kotiavainta käyttävät. Ratkaisut perustuvat kerättyyn dataan, jonka lisäksi on myös kuultava erikseen asukkaiden toiveita”, hän jatkaa.
Positiivista palautetta asukkailta
Huhtikuussa valmistuneen käyttöönoton jälkeen asukkaille on tehty jo kaksi palautekyselyä palvelun käytöstä. Kyselyihin vastanneista liki 500 vastaajasta suurin osa on antanut Kotiavaimelle arvosanan erittäin hyvä tai oikein hyvä, mutta aina on toki kehittämisen varaa.
“Asukaskyselyitä toteutetaan jatkossakin säännöllisesti, jotta tiedetään mitä mieltä asukkaat ovat ja mitä ominaisuuksia he ovat mahdollisesti jääneet kaipaamaan”, Marjo sanoo.
Kotiavain kehittyy asukkaiden ja asumisen tarpeiden mukaan
Kotiavaimen tarina on nyt vasta aluillaan ja käyttöönoton myötä palvelua tullaan kehittämään yhteisesti One4allin kanssa. Jo tässä vaiheessa toivottuja muutostarpeita on otettu järjestelmän kehityslistalle ja toteutukseen.
“Nyt kun käytössä on teknisesti laadukkaat työkalut, Avaimella halutaan oppia hyödyntämään niitä mahdollisimman monipuolisesti ja tehokkaasti. Tästä alkaa nyt se varsinainen suunnittelu ja kehitystyö”, Marjo kertoo hymyillen.
“Kotiavain tulee olemaan asukkaille se ensimmäinen ja toivottavasti myös halutuin kanava tiedon vastaanottamiseen. Siksi haluamme keskittää toiminnot ja todella panostaa siihen”, Elias summaa.
Artikkelikuvassa Avain Asuntojen Robert Brandt ja Marjo Paulin, sekä One4allin Mikko Määttä ja Kitte Hamilton.