Bostadsbolagets invånar­kommunikation

Hur kommunicerar man bra och högklassigt med ett bostadsbolags invånare?

Det här är en fråga som dyker upp i diskussionerna bland allt fler fastighetsansvariga, disponenter, byggherrar och i bostadsbolags styrelser. Idag vill allt fler bostadsbolag investera i invånar­kommunikation, komfort och trygghet för sina invånare. Det finns många sätt att hantera invånarkommunikation. Vad är värt att satsa på för att skapa en bra och effektiv kommunikation? Vad innehåller och vad bör en fungerande invånarkommunikation åtminstone inbegripa?

För att få svar på dessa frågor bör man själv klä sig i invånarens kläder. Vilken information saknar invånaren, hur får han eller hon information och hur kunde processen effektiviseras?

God och högkvalitativ invånar­kommunikation uppfyller följande krav:

• God invånar­kommunikation når invånaren.
• God invånar­kommunikation förmedlar nödvändig information.
• God invånar­kommunikation är snabb och redig.
• God invånar­kommunikation ökar boendets trygghet och kvalitet.
• God invånar­kommunikation möjliggör en saklig dialog.

Allt behöver inte vara fullständigt och tillgängligt på en gång, utan det är värt att satsa på fortlöpande utveckling av kommunikationen.

Var ska man börja då man vill erbjuda invånarna god och högkvalitativ invånar­kommunikation?

Att tillhandahålla god kommunikation med invånare behöver inte vara komplicerat. Det räcker med att skissa upp helheten och göra planer för invånar­kommunikationen som en del av bostadsbolagets årliga verksamhet. Nedan några sätt att få bostadsbolagets kommunikation att fungera:

All information uppdaterad, enkel och tillgänglig

Husets basuppgifter ska finnas redan i trapphuset. Är invånarnas namnuppgifter uppdaterade? Är det visuella utseendet tydligt och är kontaktuppgifterna till olika aktörer riktiga och lätta att hitta? Användningen av en digital informationsskärm som hålls uppdaterad är ett modernt sätt att kommunicera med invånare. Med den digitala informationsskärmen är informationen till invånarna tydlig och lätt att hitta och viktiga meddelanden och kontaktuppgifter kan delas på den. Invånarskärmens funktioner kan utökas, men för enkel och lätthanterlig kommunikation är dessa faktorer de viktigaste.

Invånarna hittar den information de behöver. Eftersom informationen är lätt att uppdatera är sannolikheten också stor att den stämmer. Det manuellt definierbara gränssnittet och teckenstorleken säkerställer att informationen görs tillgänglig. Detta är en betydande förbättring jämfört med vanliga informations- och anslagstavlor vars innehåll måste uppdateras manuellt. Om man har vanliga anslagstavlor måste innehållet hållas så enkelt och tydligt som möjligt och innehålla enbart aktuell information.

Den ömsesidiga kontakten är lätt att upprätthålla

Då man talar om invånar­kommunikation tänker man ofta i termer som enbart är riktad till invånare trots att det är frågan om en tvåvägskommunikation. Ur invånarens synvikel sett är det väsentligt att det, vid sidan av nödvändig information, är möjligt för denne att själv kunna på enklaste sätt kontakta husbolagets olika parter. Traditionellt har man i husets entré hängt upp anslag med kontaktuppgifter till, fastighetsskötare, underhåll och eventuellt husets styrelse. Tyvärr uppdateras inte den informationen alltid när det sker ändringar. Ofta fungerar kontakterna endast under givna klockslag, vilket idag inte betjänar alla invånare. Med informationsskärmen och PNT mobile-applikationen är det enkelt att hålla kontaktuppgifterna uppdaterade och invånaren kan skicka sitt riktade budskap direkt från applikationen.

Då fastighetsskötarens och underhållsföretagets kommunikation med husets invånare görs via en informationsskärm eller via invånarapplikation, ökar också mängden delad information. I invånar­kommunikation, som i all annan kommunikation, är upprepning viktigt. Invånarna behöver också bli påminda om bekanta saker som att testa hemmets brandalarm eller kontrollera eventuella läckage. Påminnelser via invånarkommunikation ökar också boendetryggheten. Det är enkelt att dela information om bostadsbolagsärenden då informationsdelningen är smidig och all information visas på ett och samma

ställe. Timerfunktionen är bra då det gäller att påminna om återkommande frågor oavsett om det är fråga om brandalarmtest eller den veckovisa joggingbastun.

Om invånarapplikation saknas bör flera olika kontaktalternativ erbjudas, samtidigt som inkommande meddelanden ska läsas och besvaras. Likaså om man inte kan schemalägga meddelanden, bör dessa schemaläggas i den egna kalendern.

Meddelande mottaget och informationen vidareförmedlad

Om man ska delge viktig information i stor mängd, är det bra att kunna veta om informationen nått invånarna eller inte. Via applikationen PNTmobile kan en invånare kvittera meddelandet med ett läskvitto, vilket visar att invånaren läst meddelandet. Detta gäller särskilt då det gäller underhållsarbeten eller serviceavbrott. Om man inte har en invånarapplikation, måste man fundera på olika lösningar för att garantera att alla har får informationen.

Invånarna har möjlighet att påverka

Boendet är en personlig angelägenhet. Att kunna påverka dess utformning ska kunna vara möjligt. Därför är det bra att samla in invånarnas åsikter, höra dem och ge dem en möjlighet delta i utformningen av slutresultatet. Med PNTmobile applikationen går det enkel att ordna en elektronisk invånarenkät. Invånarna kan t.ex. samla åsikter om datum för en gemensam städdag på gården eller åsikter om hurudan cykelställning som kunde vara den bästa i cykelförrådet. Nedan några goda råd då man gör en enkät:

• Enkäten ska vara tillräckligt kort
• Ge tydliga alternativ eller ha ett fritextfält för svar
• Tänk på varför enkäten görs
• Vilka frågor vill man ha svar på och vilken information behöver du

Uppdaterad, ständigt tillgänglig information

Det är svårt att hålla ordning på hemarkivets innehåll särskilt på sådan information som innehåller bruksanvisningar och kontaktuppgifter av olika slag och som bör vara uppdaterad. Högklassig invånar­kommunikation inkluderar lättillgänglig och korrekt information. Då nödvändig information och annat

material samlas i en lättillgänglig elektronisk pärm är det enkelt att uppdatera det och ersätta föråldrad information med nytt. När alla invånar­kommunikationens delområden finns under samma tjänst, underlättas invånarens vardag.

Att kunna logga in på husets bokningstjänster via en elektronisk bokningskalender underlättar invånarnas vardag eftersom bokningen kan göras när som helst utan att vara tvungen att personligen skriva sitt namn i ett bokningshäfte. God invånar­kommunikation erbjuder enkla sätt att effektivisera boendet, hjälpa till att göra vardagen smidigare och höja levnadsstandarden.

Enligt invånarnas takt/rytm – på invånarnas villkor

Informationen når mottagaren bäst då den läses i lugn och ro utan brådska. När invånaren fritt kan välja när han eller hon läser information och övrigt material som angår huset och boendet, är det troligt att läsaren är nöjd med invånar­kommunikationen. Alla har inte samma vardagsrytm och då invånarna vet att de kan kommunicera om ärenden i invånar­applikationen enligt sitt eget tidsschema minskas stressen och trivseln förbättras.

Eftersom invånar­kommunikationen blir mer elektronisk och ständigt tillgänglig är det samtidigt viktigt att göra den så lättillgänglig och användarvänlig som möjligt för att säkerställa en lyckad ömsesidig kommunikation.

Dela: Facebook · LinkedIn · Twitter