Det elektroniska bokningssystemet underlättar både förvaltningens och invånarnas vardag
Bostadsbolaget As Oy Helsingin Casa Urbana ligger i Jätkäsaari, Helsingfors och är ett bostadshus som byggts som ett gruppbyggnadsprojekt. Det sex våningar höga huset har 51 Hitas-lägenheter vars planering delvis har påverkats av aktieägarna själva. Man har lagt särskild vikt vid mångsidiga gemensamma utrymmen och trivsel.
Digitalisering är också en del av Casa Urbanas genomtänkta helhet och invånarna har tillgång till One4alls boendeplattform, som inkluderar invånarapplikationen, bokningssystemet och den digitala informationsskärmen. Vi fick intervjua Casa Urbanas förvaltare Mika Rautio från Kiinteistötahkola om användningen av One4alls digitala tjänster i fastigheten.
Bokningssystemet underlättar både förvaltarens arbete och invånarnas vardag
Rautio började förvalta fastigheten vid årsskiftet och hoppade enligt honom själv på ett “tåg i rörelse”. Till en början kändes systemet främmande eftersom han inte hade tidigare erfarenhet av liknande tjänster. Men när han väl lärde sig att använda det, uppskattade han snabbt dess fördelar och funktioner som underlättade hans arbete.
Casa Urbanas invånare har tillgång till ett ovanligt brett utbud av bokningsbara utrymmen via bokningssystemet, såsom gästrum, två bastuavdelningar, sällskapsrum, terrass, parkeringsplats och tvättstugans maskiner. För ett enskilt bostadsbolag är detta en mycket mångsidig uppsättning och det är tydligt att man har satsat både på gemensamma utrymmen och enkelheten i att boka dem.
“Aktiva invånare använder utrymmena och tjänsterna mycket, så fördelarna med ett elektroniskt bokningssystem är uppenbara,” berättar Mika. “De största fördelarna med digitaliseringen är just enkelheten – både för förvaltaren och för invånarna.”
“Invånarna kan boka avgiftsbelagda utrymmen enligt sina egna behov och tidtabeller, och förvaltaren behöver inte göra någonting alls i den delen,” säger Mika. “Om jag skulle sköta dessa bokningar och faktureringar manuellt, skulle det vara ett enormt arbete.”
“Faktureringen kan jag nu få nästan färdig i Excel från systemet. En möjlighet vore förstås också att använda One4alls betalningstjänst för bokningarna, vilket skulle eliminera behovet av fakturering helt och hållet.”
“Ur invånarnas synvinkel finns det också många fördelar. De behöver inte gå till ett visst rum för att boka via en papperskalender, utan de kan boka varifrån som helst. De ser alltid den aktuella bokningssituationen utan att behöva kontakta förvaltningen eller underhållet via telefon eller e-post. En traditionell bokningsbok skulle inte vara ett alternativ i ett så här aktivt bolag,” summerar Mika.
Den stiliga informationsskärmen är fastighetens visitkort och signalerar kvalitet
När vi pratar om den digitala informationsskärmen nämner Mika som fördelar bland annat dess enkla uppdateringsmöjligheter och tillgång till aktuell information. Han berömmer också skärmens visuella utformning.
“En elektronisk anslagstavla fungerar som ett tydligt visitkort för fastigheten och signalerar kvalitet, vilket stärker hela bostadsfastighetens image. Fastighetens värde stiger när även gäster går genom trapphuset till lägenheterna,” säger Mika.
Förutom enkelheten och stilen framhävs även kostnadsbesparingar. Information till skärmen kan enkelt uppdateras från en dator, vilket eliminerar behovet av att skicka underhållspersonal för att köpa saknade bokstäver.
Digital kommunikation når invånarna i undantagssituationer
Mika anser att digitalisering också är en tydlig fördel när det gäller effektiv boendekommunikation. Han berättar att särskilt i undantagssituationer, när information snabbt måste nå invånarna eller när de behöver agera snabbt, är digital kommunikation ett effektivt sätt.
“Det sparar tid och är effektivt när meddelanden och notiser syns både på informationsskärmen och i applikationen. Förvaltaren behöver inte svara individuellt på e-postmeddelanden och telefonsamtal när invånarna har tillgång till aktuell information,” förklarar Mika.
Han tillägger att det skulle vara effektivt om meddelanden också kunde skickas till invånarna via e-post eller SMS. Push-notiser i applikationen fungerar i stort sett på samma sätt som SMS – de visas direkt på skärmen på invånarens enhet, så länge användaren har aktiverat notiser i sina inställningar. Önskemålet om e-postmeddelanden har vi tagit med på vår utvecklingslista.
Den här artikeln är en AI-genererad översättning av den ursprungliga artikeln på finska.