Sähköinen varausjärjestelmä helpottaa niin isännöinnin kuin asukkaiden arkea
As Oy Helsingin Casa Urbana on Helsingin Jätkäsaaressa sijaitseva ryhmärakennushankkeena toteutettu asuintalo. Kuusikerroksisessa kohteessa sijaitsee 51 Hitas-asuntoa, joiden suunnitteluun osakkaat ovat voineet vahvasti itse vaikuttaa. Kohteessa on kiinnitetty erityistä huomiota monikäyttöisiin yhteistiloihin ja asumisviihtyvyyteen. Myös digitaalisuus on osa Casa Urbanan viimeisteltyä kokonaisuutta ja asukkaiden käytössä on One4allin asumisen palvelualusta, johon kuuluu asukassovellus, varausjärjestelmä sekä digitaalinen porrasnäyttö. Pääsimme haastattelemaan Casa Urbanan isännöitsijää, Kiinteistötahkolan Mika Rautiota One4allin digitaalisten palveluiden hyödyntämisestä kohteessa.
Varausjärjestelmä helpottaa isännöitsijän työtä ja asukkaan arkea
Rautio ryhtyi isännöimään kohdetta vuoden vaihteessa ja hyppäsi omien sanojensa mukaan niin sanotusti “liikkuvaan junaan”. Ensituntuma tuntui kuulemma vieraalta, aiempaa kokemusta kun vastaavien palveluiden käytöstä ei ollut, mutta opittuaan käyttämään järjestelmää hän on oppinut arvostamaan sen tarjoamia hyötyjä ja omaa työtään helpottavia ominaisuuksia.
Casa Urbanan asukkaiden käytössä ja varausjärjestelmän kautta varattavissa on poikkeuksellisen paljon tiloja, mm. vierashuone, kaksi saunaosastoa, takkahuone, terassi, autopaikka ja pesutuvan koneet. Yksittäiselle taloyhtiölle tämä on varsin monipuolinen kattaus ja on ilmeistä, että yhteisiin tiloihin on haluttu panostaa – kuten myös niiden varaamisen helppouteen.
“Aktiiviset asukkaat käyttävät tiloja ja palveluita paljon, joten sähköisen varausjärjestelmän hyödyt ovat selvät”, Mika kertoo. “Digitaalisuuden suurimmat hyödyt ovat juuri sen helppoudessa – niin isännöitsijälle kuin asukkaallekin”, hän jatkaa.
“Asukkaat voivat varata maksullisia tiloja oman tarpeen ja aikataulun mukaan, ja isännöitsijän ei tarvitse tehdä sen osalta mitään”, Mika kertoo. “Jos pyörittelisin manuaalisesti näitä varausmääriä ja niiden laskutusta, se olisi valtava työ”, hän jatkaa. “Laskutuksenkin saan nyt järjestelmästä puolivalmiina exceliin. Yhtenä optiona olisi tietysti ottaa varauksiin vielä One4allin maksupalvelu, joka poistaisi kokonaan laskutustarpeen.”
“Asukkaankin näkökulmasta hyötyjä on monia. Ei tarvitse kulkea tilaan varatakseen sen paperikalenterista, vaan sen voi varata mistä tahansa. Ja aina näkee ajantasaisen varaustilanteen, ottamatta huoltoon tai isännöintiin yhteyttä erikseen puhelimella tai sähköpostitse. Perinteinen varauskirja ei olisi optio näin aktiivisessa yhtiössä,” Mika summaa.
Tyylikäs porrasnäyttö on kohteen käyntikortti ja viestii laatua
Digitaalisen porrasnäytön käytöstä keskustellessa Mika mainitsee hyödyiksi muun muassa helpon päivitettävyyden ja ajantasaisen tiedon saatavuuden. Kiitosta saa myös porrasnäytön visuaalinen ulkoasu.
“Onhan sähköinen ilmoitustaulu selkeä käyntikortti kohteelle ja viestii laatua, mikä tukee koko asuintalon laadukasta mielikuvaa. Kohteen imagoarvo nousee, kun vieraatkin kulkevat rapun kautta asuntoihin”, Mika toteaa.
Helppouden ja tyylin ohella kustannussäästöt nousevat esiin puheissa, sillä porrasnäytölle asukastiedot voi päivittää nopeasti tietokoneelta käsin, eikä huoltoa tarvitse juoksuttaa rautakaupassa ostamassa puuttuvia kirjaimia.
Digitaalinen viestintä tavoittaa poikkeustilanteessa
Mika kokee digitaalisuuden olevan ehdoton vahvuus myös tehokkaan asukasviestinnän kannalta. Hän kertoo, että etenkin poikkeustilanteissa, joissa on tarve saada viesti nopeasti perille tai asukkaan on syytä reagoida nopeasti, digitaalinen viestintä on tehokas keino.
“On kaikkien ajansäästöä ja tehokasta, kun ilmoitukset ja tiedotteet näkyvät porrasnäytöllä ja sovelluksessa. Isännöitsijän ei tarvitse vastailla yksitellen sähköposteihin ja puheluihin, kun asukkailla on ajankohtaiset tiedot tarjolla”, Mika kertoo.
Hän miettii vielä, että olisi tehokasta, jos viestit saisi samalla lähetettyä asukkaille sähköpostina tai tekstiviestinä. Sovelluksen push-ilmoitus ajaakin melko pitkälti saman asian kuin tekstiviesti – se nostaa ilmoituksen älylaitteen näytölle, kunhan käyttäjä on sallinut ilmoitukset asetuksissaan. Toiveen sähköposti-ilmoituksista olemme nostaneet järjestelmän kehityslistalle.