Taloyhtiöiden digitaaliset varaukset – näin asukkaat varasivat vuonna 2023
Yhteisölliset tilat ja jaettavat hyödykkeet ovat tärkeässä osassa modernien ja monimuotoisten asuinalueiden suunnittelussa. Niiden myötä tarve toimiville ja hallinnollista työtä helpottaville varausjärjestelmille on voimakkaassa kasvussa.
Vuoden 2023 varaukset One4allin digitaalisissa varauskalentereissa
Vuonna 2023 One4allin sähköisiä varauskalentereita käytettiin yli tuhannessa taloyhtiössä, ja niissä tehtiin yhteensä noin 1,6 miljoonaa varausta – kasvua edellisestä vuodesta oli noin 550 000.
“Isännöinti tukehtuu nyt jo työmäärään, joten jos näistä vuoden 2023 tehdyistä 1,6 miljoonasta varauksesta esimerkiksi 20 prosenttia olisi aiheuttanut yhteydenoton isännöintiin, niin se on valtava määrä puheluita – varauskalenterin avulla ne jäivät pois isännöinnin ja asiakaspalvelun työstä”, toteaa One4allin asiantuntija Tomi Hanka.
Varauksiin liittyy aina myös perumisia ja aikojen siirtoja, jotka asukkaat voivat itsenäisesti hoitaa sähköisessä varauskalenterissa ilman isännöinnin, asiakaspalvelun tai huollon työllistämistä. Vuonna 2023 One4allin varauskalentereissa tehtiin miltei 350 000 varauksen peruutusta, eli yli 100 000 enemmän kuin edellisvuonna.
Asukkaat varaavat taloyhtiön yhteistilat ja hyödykkeet sähköisesti – missä ja milloin vain
One4allin asiakkaat ovat ottaneet varauskalentereita käyttöön monenlaisille taloyhtiöiden yhteistiloille. Kalentereita on käytössä perinteisten saunan ja pesulan sekä kuivaushuoneen lisäksi myös kuntosalin, kerhotilan, vierashuoneen sekä työ- ja harrastetilojen varauksiin.
Varauskalenterit toimivat hyvin myös yhteishyödykkeille. One4allin asiakkailla oli vuonna 2023 käytössään varauskalentereita muun muassa grillille, pianolle, ikkuna- ja höyrypesurille, nokkakärryille, mankelille ja akkuporakoneelle.
One4allin digitaalinen varauskalenteri toimii asukkaiden laitteissa, ja he voivat sen kautta itse varata tiloja ja hyödykkeitä sekä muuttaa tai perua varauksia – missä ja milloin vaan. Varausten tekeminen onnistuu sovelluksen ohella myös porrasnäytöltä. Varauskalenteri helpottaa varaajaa sekä keventää isännöinnin työtä. Digitaalisuuden ansiosta reaaliaikainen varaustilanne on aina nähtävissä.
Kruunuvuorenrannan kuntosalin aktiivinen käyttö sujuu sähköisellä varauskalenterilla
Kruunuvuorenrannan asuinalueella Helsingissä on käytössä sähköinen varauskalenteri alueen kuntosalille. Jokaiselle tunnin treenijaksolle voi tehdä kymmenen varausta, ja kuntosali on avoinna joka päivä kello 6–22. Kuntosalin varauskalenteri on ollut erittäin aktiivisessa käytössä, ja vuoden 2023 aikana tehtiin yhteensä huikeat 16 358 varausta.
“Kuntosalin käyttäjämäärä on yllättänyt positiivisesti – onhan ne määrät olleet suoraan sanottuna aika käsittämättömiä”, toteaa Kruunuvuorenrannan Palvelu Oy:n isännöitsijä Joonas Siponen.
Kruunuvuorenrannan asuinaluetta hallinnoi Kruunuvuorenrannan Palvelu Oy, jossa tiedostettiin uuden ja kehittyvän asuinalueen tarpeet. Palveluyhtiössä päätettiin ennakoida ja välttää mahdollisia haasteita ottamalla käyttöön digitaaliset kanavat viestintään ja yhteiskäyttöpalveluiden varaamiseen jo siinä vaiheessa, kun yhteistilat olivat vasta valmistumassa. Asuinalueelta löytyy myös isompia tiloja esimerkiksi juhlien järjestämiseen, joita ei yleensä mikään yksittäinen taloyhtiö pysty tarjoamaan.
“On tietysti mahtavaa huomata, että olemme palveluyhtiönä pystyneet tuomaan asukkaille tiloja, joihin asukkaat ovat oikeasti tyytyväisiä. On hienoa, kun pystymme tukemaan asukkaiden kokoontumista ja harrastustoimintaa”, Joonas jatkaa.
Kruunuvuorenrannan alueelle on suunnitteilla lisää yhteisiä tiloja, joiden osalta on kuultu myös asukkaita – asukaskyselyllä kerättiin kasaan asukkaiden toiveet osaksi suunnittelua. Vuonna 2019 avattua kuntosalia tullaan pian myös päivittämään ja valikoimaan tuodaan esimerkiksi lisää laitteita.
Isännöinti vastaa kaikista Kruunuvuorenrannan yhteistiloista ja niiden hallinnoinnista. “Digitaalinen varauskalenteri on auttanut todella paljon omaa työtä ja tuonut hallinnointiin helppoutta. Ajantasainen varauskalenteri on tuonut tilojen hoitamiseen hallinnan tunnetta, sillä myös ongelmatilanteisiin pystytään paljon paremmin reagoimaan. Ja koko ajan on mahdollisuus tarkistaa ajantasaiset varaustiedot”, kertoo Joonas.
Varauskalenteriin on mahdollista liittää kulunohjaus ja maksuominaisuus
Digitaaliseen varauskalenteriin saa liitettyä kulunohjauksen, joka varmistaa, että vain tilan varannut asukas pääsee tilaan varattuna ajankohtana.
Varauskalenteriin saadaan mukaan myös maksuominaisuus, jolloin asukas hoitaa maksun varausta tehdessään. Käytännössä maksu veloitetaan asukkaan tililtä varauksen ajankohtana, mutta varausta tehdessä se tulee näkyviin katevarauksena.
Jos talossa on paljon erilaisia tiloja tarjottavaksi, niin pienellä maksulla niiden käytöstä voi kerätä jopa hieman rahaa yhtiölle – vaikkapa yhteisen illanvieton järjestämiseen talkoiden yhteydessä. Samalla saadaan kehitettyä myös yhteisöllisyyttä talossa.
Digitaalisen varauskalenterin hankinta kannattaa harkita huolellisesti, sillä kalenterin tietoturva tulee huomioida yhtä lailla kuin minkä tahansa muunkin ohjelmiston valinnassa. Lue lisää tietoturvallisuudesta digitaalisen varauskalenterin käytössä.
