Taloyhtiön digitaaliset asumisen palvelut asukkaan ja hallituksen puheenjohtajan näkökulmasta
Tapio Korhosella on poikkeuksellinen tilanne, sillä hän käyttää One4allin digitaalisia asumisen palveluita asukkaana ja asukastoimikunnan jäsenenä, mutta myös hallituksen puheenjohtajana toisessa taloyhtiössä. Tapiolle ovat tulleet tutuiksi asukassovellus, varauskalenteri, porrasnäyttö ja hallintajärjestelmä, joiden myötä ymmärrys asukasviestinnän digitaalisista mahdollisuuksista on avautunut entisestään. Haastattelimme Tapiota palveluidemme käytöstä näistä kahdesta eri näkökulmasta.
Digitaaliset asumisen palvelut tuotiin osaksi mittavaa peruskorjaushanketta
Tapio aloitti hallituksen puheenjohtajana muutama vuosi sitten, ja pääsi heti mukaan Vantaan Martinlaaksossa sijaitsevan taloyhtiön mittavaan peruskorjaushankkeeseen. Tapiolla itsellään ei ole taloyhtiössä omistusasuntoa vaan hän tuli ulkopuolisena hoitamaan hallituksen puheenjohtajan tehtävää. Tuolloin koko 1970-luvulla rakennettu taloyhtiö modernisoitiin ja tuotiin teknisten ratkaisujen osalta nykypäivään tai jopa keskimääräistä uudempien teknologioiden pariin. Monipuolisen hankkeen osana tuotiin käyttöön myös One4allin asumisen palvelut, sillä myös asukasviestintään haluttiin toimivuutta ja modernia tyylikkyyttä.
Digitaalinen viestintä tavoittaa kaikki asukkaat ja osakkaat
Kolmen portaan ja 42 asunnon taloyhtiössä on nyt käytössä porrasnäytöt, asukassovellus ja varauskalenteri. Taloyhtiössä on siirrytty täysin digitaaliseen viestintään, eikä koteihin jaeta enää paperitiedotteita, vaan viestit kulkevat porrasnäyttöjä ja asukassovellusta hyödyntäen.
Tapio kertoo, että taloyhtiön asukkaat ovat suhtautuneet uudenlaiseen viestintään ja uusiin työkaluihin positiivisesti. Myös talon iäkkäämmät asukkaat ovat päässeet muutokseen hyvin mukaan. Asukassovelluksen hyödyistä Tapio nostaa esiin myös tärkeän seikan: “Myös ne osakkaat, jotka eivät tällä hetkellä asu taloyhtiössä, saavat viestit perille – ja jos jollain ei vielä ole älypuhelinta, he voivat käyttää sovellusta netin kautta.”
Digitaaliset asumisen palvelut mukautuvat taloyhtiön tarpeisiin
Tapion yleisin viestintätehtävä hallituksen puheenjohtajana on tiedottaminen. Taloyhtiössä käytetään tyylikkään värikästä tiedotepohjaa, johon teksti ja kuva on helppoa vaihtaa, ja tiedote saadaan nopeasti jakoon pdf-dokumenttina hallintajärjestelmästä.
Tapio näkee digitaalisissa asumisen palveluissa monia erinomaisia ja käytännön tekemistä helpottavia toimintoja, jotka mukautuvat erilaisiin tilanteisiin. Esimerkiksi porraskäytävässä näkyvän tiedotteen lisäksi voidaan asukassovelluksessa tietoturvallisesti jakaa lisätietoa asiasta. “Kuten silloin, kun meidän piti infota asukkaita jättämään turvalukot auki, että huolto pääsee tarkistamaan lämmityksen säätöjä asuntoihin. Tämmöistähän ei missään tilanteessa voisi tiedottaa porraskäytävän näytöllä”, tarkentaa Tapio.
Tapio kertoo, että hallitustyössä toimiviksi on koettu myös asukassovelluksen tiedotteiden push-ilmoitukset erityisesti silloin, kun tieto on saatava asukkaille nopeasti. Joskus esimerkiksi parkkipaikkojen lumenauraus on onnistunut seuraavalle päivälle, kun asukkaille on saatu pikaisesti viestittyä autojen siirtämisestä – vain digitaaliset viestintäkeinot voivat olla tarpeeksi nopeita.
Tehokkuutta ja nopeutta digiratkaisuilla
Tapio tekee päivätyötä erittäin teknisten järjestelmien parissa ja viettää työpäivänsä tietokoneen ääressä: “On loistavaa, kun työpäivän aikana voi helposti etänä hoitaa tiedotteen tekemisen ja jakamisen. Koko juttuun menee vain joitakin minuutteja, ja tiedote on jo näkyvillä porrasnäytöissä ja sovelluksessa – asukkaat on tyytyväisiä, kun viestit tavoittavat heidät silloin, kun asia on ajankohtainen.”
“Millään muulla keinolla ei pystyisi samaan tehokkuuteen. Loistava tapa viestiä, mikään ei ole yhtä tehokasta. Kuten silloin, kun kylmäkellarin viilennys hajosi, piti saada tieto asukkaille heti. Ei siinä olisi auttanut, että kylmäkellarin ovessa on lappu, jonka näkee ehkä vasta päivien päästä ohi kävellessään”, Tapio jatkaa.
Digitaaliset palvelut helpottavat käytännön tekemistä
Nykyisin on yleistä, että isännöinti ja huoltoyhtiö eivät sijaitse asuintalojen välittömässä läheisyydessä, jolloin etänä hallinnoitavat porrasnäytöt tuovat ison avun työhön. “Vuosien mittaan tämä tuo paljon säästöjä ja helpotusta myös käytännön tekemiseen”, toteaa Tapio.
Parin vuoden aikana hallituksen puheenjohtajan roolissa Tapio kertoo tehneensä tiedotteita aina kadonneista rukkasista lämpimän käyttöveden haasteisiin. Viestintä on mukavaa, kun se on helppoa, eikä jokainen viestittävä asia vaadi tiedotteiden printtausta ja jakelua taloihin. Eikä viestinnän kulutkaan nouse tiedotteiden määrän mukaan, vaan oikeastaan mitä enemmän käyttää, sitä enemmän saa rahoille vastinetta.
Siirtyminen digitaalisuuteen vähitellen ja asukkaat huomioiden
One4all-palveluissa on vielä paljon lisäominaisuuksia, joita Tapio toivoisi otettavan käyttöön jossain vaiheessa. Hallitus on siirtynyt digitaalisiin ratkaisuihin rauhallisesti ja antanut asukkaille aikaa tottua muutokseen.
Tapio kertoo tyytyväisenä, että käyttöön on saatu kuitenkin jo saunan varauskalenteri ja koodilukot. Nyt voidaan vastata asukkaiden toiveeseen siitä, että mikäli oma saunavuoro jää käyttämättä, sen voi tarjota toisille, eikä tarvitse maksaa käyttämättä jääneestä vuorosta. Taloyhtiössä saunan lämmitys on yhdistetty varauskalenteriin, ja sauna lämpenee releohjauksella varausten mukaisesti.
Talossa saunotaan myös perinteisessä naisten ja miesten lenkkisaunassa, ja käytössä on myös aamu-uinti tietyille aamuille. Erityisesti iäkkäämmät asukkaat ovat ottaneet aamu-uinnin rutiineihinsa, ja kaikki ovat oppineet käyttämään koodilukkoja sujuvasti. Aamu-uinnin aikaan ei saunaa lämmitetä – hallintajärjestelmä on taipuisa, ja Tapio kiittelee käyttömahdollisuuksista ja ratkaisujen löytymisestä vaihteleviin tilanteisiin.
Varauskalenterin avulla yhteistilojen hallinnointi on sujuvaa
Tapio asuu itsekin modernissa M2-Kotien taloyhtiössä, jossa käytetään One4all-palveluita. Digitaalisten viestintäratkaisujen lisäksi M2-Kodit tarjoavat asukkaiden käyttöön laajasti yhteistiloja ja -hyödykkeitä, joihin Tapio on erittäin tyytyväinen.
Perinteisten saunan ja pesulatilojen lisäksi taloyhtiössä on kahvilatila ja harrastetiloja sekä iso juhlatila astioineen ja muine tykötarpeineen. “Todella toimivia ovat myös työhuoneet, joissa on sähköpöydät ja palaverien videoyhteyteen nätisti sopiva taustaseinä. Toinen erikoisempi juttu on vierashuone, joka onkin tosi kätevä pienten asuntojen asukkaille. Sinne voi majoittaa vieraansa helposti edukkaaseen hintaan – vain liinavaatteet pitää löytyä omasta takaa”, Tapio kertoo. Kaikkien tilojen varaukset tehdään sähköisissä varauskalentereissa.
Aktiivinen asukas ja digitaalisen asukasviestinnän monet mahdollisuudet
Tapio toimii oman taloyhtiönsä asukastoimikunnassa, jossa yhteisöllisyyden edistäminen on ykkösasia. Asukastoimikunta järjestää paljon asukastapahtumia ja monenlaista ajanvietettä yhteensä 330 asunnon taloyhtiössä. Yhteisiin tapahtumiin on helppoa kutsua asukkaita, kun kutsu saadaan porrasnäytöille ja asukassovellukseen.
Tapio kertoo hiljattain talon kahvilatilassa järjestetyistä laskiaispullakahveista, jonne saatiin noin 90 innostunutta asukasta paikalle. “Olemme leiponeet yhdessä naapurien kanssa ja järjestäneet kaikenlaista lasten pikkujouluista lähtien. Mitä enemmän tunnetaan toisiamme, sitä turvallisemmaksi asuminen muuttuu – välitetään toisistamme”, Tapio toteaa.
Tapio kokee, että asukassovellusta voitaisiin hyödyntää laajemminkin hänen omassa taloyhtiössään esimerkiksi käyttöön voisi ottaa vaikkapa kirpputoritoiminnon. “Tavarat saataisiin varmasti hyvin kiertoon helpon työkalun avulla, ja kaupankäyntiin tulisi luotettavuutta, kun saisi asioida omien naapureiden kanssa”, Tapio sanoo.
Asukasviestinnän tärkeys ja digitaalisten palveluiden mahdollisuudet
Tapio on viime vuosina nähnyt ja kokenut asukasviestinnän ja digitaaliset asumisen palvelut kahdessa roolissa ja kahdesta näkökulmasta. Yhä selvemmiksi Tapiolle ovat tulleet asukasviestinnän tärkeys ja digitaalisuuden tarjoamat mahdollisuudet – nopeus ja helppous ovat vahvistaneet mielipidettä digitaalisuuden puolestapuhujana.
Porrasnäyttöjen luoma moderni ilme ja siisteys rappukäytävän sisääntuloaulassa tekivät Tapioon suuren vaikutuksen jo vuosia sitten: “Menin ystävälleni kylään ja jäin vain ihmettelemään, mikä hieno näyttö seinällä oli – siinä näkyi asukastiedot, mutta myös esimerkiksi Ylen uutiset, kellonaika ja säätila.”
Kokonaisuudessaan Tapio on ollut erittäin tyytyväinen One4allin palveluihin niin asukkaana kuin hallituksen puheenjohtajana: “On mahtavaa, miten voi viestiä laajasti kaikenlaista. Ennen taloyhtiö laittoi tiedotteet lähinnä talkoista ja joulusaunasta, mutta nyt voi laajentaa tiedottamisen kirjoa ja kertoa vaikka kierrätyksestä ja energiansäästöstä tai jakaa uutisia vaikka naapuriyhtiön korjaushankkeen edistymisestä.”