Niiralan Kulma utökar gradvis sina digitala bostadstjänster
Vår kund Niiralan Kulma (Niku) i Kuopio firar för närvarande sitt 75-årsjubileum. I Kuopio är Niku en välkänd aktör, och nästan var tionde invånare i Kuopio bor i en Niku-bostad. Niku moderniserar och digitaliserar sina hyresbostäders bostadstjänster i samarbete med One4all – båda företagen styrs av ett gemensamt fokus på kvalitativ boendeupplevelse. Vi intervjuade Nikus servicechef Hanna Harjunheimo och projektkoordinator Seija Savolainen.
Pionjär inom digitala bostadstjänster
Niku i Kuopio kan nästan betraktas som en pionjär inom digital bostadskommunikation, då företaget har använt One4alls tjänster i över sex år. År 2017 investerade Niku i digitala trappskärmar i sina fastigheter, och sedan dess har också mobilbaserade boendeappen One4all Mobile och bokningssystemet tagits i bruk i flera fastigheter.
För närvarande har Niku nästan åttio skräddarsydda digitala skärmar i över fyrtio olika fastigheter. ”Det är trevligt hur skärmen kan anpassas efter våra egna behov, och man kan till exempel visa busstidtabeller eller annan information som hjälper invånarna i vardagen”, säger Hanna.
För framtiden har Niku visat intresse för att utvidga användningen av tjänster, och för närvarande testas invånarappens enkätsfunktion. Det har också diskuterats om gränssnittslösningar för låsning som skulle kunna vara aktuella för Niku i framtiden.
Från pilotprojekt till full drift – gränssnittet ansågs vara enkelt och tydligt
När Hanna började på Niiralan Kulma fick hon snart starta samarbetet med One4all. ”Pilotprojektet gick smidigt, så vi fortsatte på den inslagna vägen”, minns Hanna händelserna år 2017.
I början fungerade Hanna som en aktiv användare av administrationssystemet One4all Manager och utbildade andra i dess användning. Under utbildningen insåg Hanna snabbt hur tydligt och användarvänligt systemet var – alla lärde sig att använda det enkelt. Numera leder Hanna Nikus kundtjänst- och kommunikationsteam, där tolv personer arbetar med kommunikation och kundservice samt koordinerar bostadsfrågor.
Seijas arbetsuppgifter har nyligen utvidgats, och nu uppdaterar hon innehållet i de digitala skärmarna dagligen och administrerar bostadsappen. Även Seija har upplevt One4alls tjänster som logiska och användarvänliga samt att hon fått en bra introduktion till gränssnittet. Hon uppskattar utbildningen och det väl fungerande dagliga stödet.
Niiralan Kulma tar digitala bostadstjänster gradvis i bruk och stöder invånarna
Niiralan Kulma har mycket erfarenhet av att ta i bruk nya tjänster, och de har utvecklat en modell för gradvis införande av tjänster, vilket har visat sig vara framgångsrikt för både dem och invånarna. Först tas de digitala skärmarna i bruk och sedan bostadsappen – detta ger invånarna tid att vänja sig vid tjänsterna och ger Niku bättre möjligheter att stödja invånarna i förändringen. Niku lyssnar noga på invånarnas feedback och utvecklar sin verksamhet baserat på den.
Seija ser det positivt att man kan komplettera One4alls tjänster gradvis: ”Det är bra att man inte behöver beställa allt på en gång och att man kan bygga upp sin egen tjänstepaket steg för steg – på så sätt kan invånarna också följa med i förändringen.”
Digitala skärmar skapar fräsch och modern atmosfär i trapphuset
”De här skärmarna är verkligen bra och ger trapphuset en modern atmosfär. Det är trevligt att man ändå kan visa invånarlistan på skärmen i traditionell stil, eftersom invånarna är vana vid det”, säger Hanna om den allmänna känslan hos skärmarna.
”Skärmarna ger en fräsch och modern inramning jämfört med gamla traditionella anslagstavlor – det ger genast en bild av hur väl fastigheten sköts och underhålls”, säger Seija.
Digitalisering sparar tid och minskar arbetsbördan
För Niku är det tydligaste exemplet på digitaliseringens fördelar hur enkelt det är att distribuera meddelanden. ”Praktiskt taget med ett knapptryck går ett meddelande ut på flera ställen – det finns en tydlig tidsvinst i det, och fastighetsskötarna behöver inte längre trycka och dela ut lappar”, säger Hanna.
Praktiskt taget med ett knapptryck går ett meddelande ut på flera ställen – det finns en tydlig tidsvinst i det, och fastighetsskötarna behöver inte längre trycka och dela ut lappar
Seija lyfter fram samma fördelar som Hanna och funderar också över hur pappersmeddelandena åldras på anslagstavlorna och att man också måste komma ihåg att ta bort dem. Från den digitala skärmen och bostadsappen kan man ta bort meddelanden när som helst eller schemalägga när de ska visas redan när de publiceras. ”Allt som allt sparar digital kommunikation massor av tid och minskar arbetsbördan”, summerar Seija.
Allt som allt sparar digital kommunikation massor av tid och minskar arbetsbördan
Effektiv mångkanalig kommunikation med hjälp av digitalisering
I rollen som innehållsuppdaterare anser Seija det praktiskt och användbart att kunna se skärmens status genom invånarens ögon, det vill säga hur det ser ut i realtid: ”Det är lätt att kontrollera vad som visas på skärmen och om till exempel lästiden för ett meddelande är tillräcklig.”
Seija berättar hur effektivt det många gånger har visat sig att använda flera kommunikationskanaler; ju fler kanaler som används för att distribuera samma meddelande till invånarna, desto större chans är det att meddelandet faktiskt når fram till mottagaren. Den traditionella papperskommunikationen minskar hos Niku, men i vissa större frågor är det bra att komplettera kommunikationen med pappersmeddelanden.
Niku har flera användare med behörighet att använda One4all Manager, och behörigheter ges efter behov till olika aktörer, såsom fastighetsskötare eller byggledning. Nikus kommunikation tillhandahåller olika kommunikationsmallar och -innehåll till sina samarbetspartners, vilket gör att kommunikationen hålls i linje med Nikus stil och varumärkesprofil.
Bokningssystemet används flitigt för tvättstugebokningar
Det digitala bokningssystemet har tagits i bruk på Niku för tvättstugebokningar. ”Om man på kvällen i sängen kommer på att man måste boka en tvättstugatid för nästa dag, så behöver man inte gå ner till källaren eller till ett annat trapphus för att leta efter en bokningsbok, utan man kan smidigt göra bokningen med sin egen mobiltelefon”, beskriver Seija fördelarna ur invånarens perspektiv. Tvättstugan ingår som en tjänst i Nikus hyror, så man behöver inte oroa sig för fakturering av turerna. Bastur bokas för närvarande endast för fasta tider, så de kan ännu inte bokas via bokningssystemet.
One4all-tjänsten inkluderar också en betalningstjänst som kan integreras med bokningssystemet vid behov. På så sätt kan invånarna själva betala för sina bokningar, vilket frigör fastighetsskötar- och kundservicepersonalen från faktureringsuppgifterna. ”Om man i framtiden övergår till att också boka tillfälliga bastutider, skulle det vara meningsfullt att använda One4alls betalningstjänst”, säger Seija. ”Annars skulle det bli ganska rörigt med bokningar och betalningar”, fortsätter hon.
Samarbetet mellan One4all och Niiralan Kulma har fungerat utmärkt
På Niiralan Kulma har One4all-tjänsterna upplevts som viktiga, bra och fungerande. Numera görs bokningar för trappskärmarna i redan planeringskjedet i samband med renoveringar och nybyggnationer. Invånarna i Nikus hem verkar också vara nöjda med bostadsappen, eftersom den används aktivt och det har inte kommit några klagomål. ”Jag tror att invånarna upplever att appen är enkel och logisk – i alla fall alla som använder en mobiltelefon kan säkert använda också denna app”, säger Seija. Nikus invånarvägledning stöder invånarna i användningen av skärmen och bostadsappen.
Supporten fungerar mycket bra och snabbt.
Seija tackar One4all för samarbetet och kundsupporten: ”Jag uppskattar att samarbetet är trevligt. Supporten fungerar bra, man tar tag i saker och ting och vi utvecklar verkligen saker och ting tillsammans. Samarbetet ser särskilt bra ut i framtiden när samarbetet är så sömlöst.” One4alls dagliga support och utbildningar har också imponerat på Hanna: ”Supporten fungerar mycket bra och snabbt.”