Asukasviestintä isännöinnin kulmakivenä
Asukasviestintä ei ole vain tiedottamista – se on taloyhtiön arjen sujuvuuden, turvallisuuden ja yhteisöllisyyden edellytys. Asuminen toimii, kun asukkaat tietävät asumisen pelisäännöistä ja kunnossapitovastuista. Isännöitsijän näkökulmasta kyse on paitsi palvelusta myös johtamisesta: kun asukas löytää tiedon helposti itse, se vähentää yhteydenottoja isännöintiin. Hyvin hoidettu taloyhtiön viestintä rakentaa myös asiakaskokemusta.
Viestinnän merkitys on huomioitu myös Isännöintiliitossa ja siksi isännöinnin avuksi on koottu Viesti+-palvelu, jossa on lähes 200 valmiiksi kirjoitettua ja tarkastettua asukastiedotetta.
Miksi asukasviestintä on tärkeää?
Toimiva asukasviestintä tukee asumisen laatua monella tasolla. Se auttaa ehkäisemään ristiriitoja, parantaa tiedonkulkua ja vahvistaa asukkaiden kokemusta siitä, että heidän arjestaan välitetään. Viestintä lisää luottamusta isännöintiin ja hallintoon sekä rakentaa yhteisöllisyyttä – tunnetta siitä, että asutaan yhdessä, ei vain samassa rakennuksessa.
Viestintä on myös turvallisuustekijä: esimerkiksi poikkeustilanteissa tiedon on kuljettava nopeasti ja varmasti, myös asukkaalta isännöitsijälle.
“Paljon puhutaan siitä, että ihmiset eivät tänä päivänä tiedä, miten omaa asuntoa tulee hoitaa, kuten miten huolehtia lattiakaivon säännöllisestä puhdistamisesta ja pesukoneiden letkujen tarkistamisesta. Myös häirintäasiat voivat olla kadoksissa: mitä ei saa tehdä ja mikä on sallittua, kuten saako koira haukkua asunnossa tai saako järjestää juhlia tai yleensä vieraita käydä”, kertoo Isännöintiliiton jäsenpalvelupäällikkö Anne Murtomäki.
“Viestimällä asumisen pelisäännöistä ennakoivasti ja säännöllisesti asukkaat tietävät, miten asua ja toimia. Yhteydenotot isännöintiyritykseen vähenevät ja aikaa jää paremmin muille tehtäville”, Anne lisää.
Mitä isännöitsijän kannattaa huomioida viestinnässä?
Asukasviestinnässä korostuvat kolme peruspilaria: selkeys, saavutettavuus ja oikea-aikaisuus. Viestien on oltava ymmärrettäviä kaikille, ne on pystyttävä toimittamaan eri kanavissa ja juuri silloin kun niitä tarvitaan.
Isännöitsijän kannattaa tunnistaa myös asukkaiden moninaisuus, kuten kieli, ikä, digitaidot ja viestintätavat vaihtelevat.
Isännöintiliitto tarjoaa jäsenilleen valmiita tiedotepohjia, jotta isännöitsijöiden olisi helppoa ja sujuvaa viestiä asukkaille.
“Viestiplussaan on koottu lähes 200 asukastiedotetta erilaisista asumisen pelisäännöistä. Tiedotteet ovat selkeitä, helposti luettavia ja lakiasiantuntijoidemme tarkastamia. Tiedotteet on kirjoitettu wordillä ja niitä voi halutessaan muokata. Kirjoitettujen tiedotteiden lisäksi palvelussa on kuvatiedotteita. Osasta tiedotteista on myös englanninkieliset versiot”, Anne kertoo.
Miten viestintää voi helpottaa ja tehostaa?
One4allin digitaaliset ratkaisut tuovat asukasviestintään tehokkuutta ja helppoutta:
- Porrasnäyttö on moderni ilmoitustaulu, joka tavoittaa myös ne asukkaat, jotka eivät käytä älylaitteita. Isännöinnin on helppo jakaa ajankohtaiset tiedotteet porrasnäytölle muutamassa minuutissa.
- Asukassovellus toimii laajempana asumisen palvelualustana, jossa ohjeet, tiedotteet ja varaukset löytyvät yhdestä paikasta. Tärkeän tiedotteen voi nostaa ilmoituksena asukkaan puhelimen tai tabletin näytölle. Sovellus mahdollistaa myös kaksisuuntaisen viestinnän ja yhteisöllisyyden rakentamisen, joka on tärkeä osa nykyaikaista asumiskokemusta.
Isännöinnin on helppo viestiä ja päivittää tietoja porrasnäytölle ja sovellukseen työkoneensa äärestä, mistä ja milloin vain. Omia valmiita pohjia voi tallentaa hallintajärjestelmään ennakkoon ja myös Isännöintiliiton valmiiksi tuottamien mallien hyödyntäminen on nopeaa.
“Viestiplussasta löydät tiedotteita laidasta laitaan: kuka voi istuttaa kukkia pihamaalle, kuka auraa talvella parkkiruudut, miten peset lattiakaivon, miksi osallistua yhtiökokoukseen ja niin edelleen. Voit käyttää tiedotteita sellaisenaan tai muokata tarpeidesi mukaan. Jokaiseen tiedotteeseen on myös 1 – 2 valmista kuvaehdotusta”, Anne kertoo.
Hyvin hoidettu asukasviestintä ei ole vain mukava lisä – se on perusta, jonka varaan sujuva asuminen ja onnistunut isännöinti rakentuvat. Kun viestintä on kunnossa, koko taloyhtiön arki toimii paremmin. Digitaaliset palvelut auttavat isännöitsijää onnistumaan tässä tehtävässä – helposti, selkeästi ja asukaslähtöisesti.