Koulutuksen merkitys taloyhtiön digitaalisten palveluiden käyttöönotossa
Helsingin Tapulikaupungissa sijaitsevan As Oy Kruunaajapolun kerhohuoneelle on kokoontunut kuusi asukasta One4allin digitaalisten asumisen palveluiden käyttöönottokoulutusta varten.
Osallistujamäärä on verrattain pieni, mutta osa taloyhtiön asukkaista on osallistunut jo aiempaan koulutustilaisuuteen, joka järjestettiin kerhohuoneella aiemmin saman viikon aikana.
Asukkaille on haluttu tarjota mahdollisuus taloyhtiön tiloissa järjestettävään koulutukseen, sillä taloyhtiö on ottamassa käyttöön laajan digitaalisen kokonaisuuden: porrasnäytön, asukassovelluksen ja varausjärjestelmän maksupalveluineen. Koulutuksen vetäjänä toimii One4allin teknisen tuen/asiakaspalvelun Mikael Salo, ja paikalla on myös taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Maarit Toveri, joka toimii taloyhtiössä järjestelmän pääkäyttäjänä sekä käyttöönottokoulutuksen tilaajana.
Asukkaansa tunteva taloyhtiö osaa ennakoida koulutustarpeen
Mutta miksi asumisen digitaalisten palveluiden osalta on järjestettävä käyttöönottokoulutus? Eikö palveluiden käytön pitäisi olla itsessään jo helppoa? Käyttäjien kirjo on yhtä suuri, kuin erilaisten taloyhtiöiden. Vaikka suurin osa oppii käytön intuitiivisesti ja kokeilemalla, ilman erityistä koulutusta, on tärkeää huomioida koko asukaskunta ja arvioida milloin käyttöönottokoulutus on tarpeen. Tärkeintä on, että kaikki oppivat hyödyntämään palvelua, ja asukkaansa tunteva taloyhtiö osaa arvioida mahdollisen koulutustarpeen.
“On tärkeää tunnistaa asukkaiden tarpeet. Kun taloyhtiössä otetaan käyttöön digitaaliset palvelut, se on asukkaille iso ja uusi asia. Kynnys ottaa palveluita käyttöön itsekseen voi olla monille arjessaan vähemmän digitaalisia järjestelmiä käytäville asukkaille suuri.
Siksi on tärkeää saada konkreettinen ensituntuma yhdessä ja ohjeistetusti. Etenkin, jos asukkaiden seassa on iäkkäämpiä ihmisiä, on tärkeää voida keskustella kasvotusten ja esittää kysymyksiä”, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Maarit Toveri kertoo.
Käyttöönottokoulutuksessa sovitaan yleisistä käytännöistä
Kerhohuoneen asukkaat ovat selvästi malttamattomia ja haluavat vastauksia kysymyksiin, jo paljon ennen kuin Mikael ehtii aloittaa koulutusmateriaalien läpikäynnin. Kysymysten sävy viestii, että koulutukselle on tarvetta.
Mitä jos pesutupa jää käyttämättä, pitääkö sitten maksaa uudestaan? Miksi pesutupavuorot ovat noin pitkiä? Voiko mankeloida samalla kun pesukone rullaa? Pääseekö pesutupaan sisälle muita, kun oma vuoro on käytössä?
Moni kysymyksistä liittyykin oikeastaan taloyhtiön yhteisiin sääntöihin ja sopimuksiin, eikä niinkään palveluiden tekniseen käyttöön. Se ei kuitenkaan vähennä kysymysten tärkeyttä, sillä myös käytäntöihin liittyvät asiat on hyvä käydä läpi yhdessä. Kun yhteisistä käytännöistä on selkeästi sovittu, niistä on helpompi pitää kiinni. Samalla palveluiden käyttöä tulee käytyä läpi esimerkein.
Digitaalisuus ei ole vielä kaikille itseisarvo – mutta kaikilla on oikeus oppia hyödyntämään digipalveluita
Kun ensimmäinen kysymystulva on saatu ohitettua, ja myös porraskäytävässä sijaitsevaan porrasnäyttöön on käyty tutustumassa, Mikael ryhtyy ohjeistamaan palvelualustalle kirjautumista. On jälleen ilmeistä, miksi käyttöönottokoulutus on haluttu järjestää kasvotusten: useimmat paikalle saapuneet asukkaat kaipaavat kädestä pitäen apua niin sovelluksen lataamisessa älypuhelimelle kuin sen käyttöönotossakin. Haaste ei niinkään liity palveluun, vaan jo pelkästään verkkoselaimen ja sovelluksen käsitteisiin – nämä eivät ole kaikille selviä, niitä tuskin on kukaan heille aiemmin selvittänyt. Lataamme yhdessä sovelluksen apua kaipaaville ja pääsemme eteenpäin.
Mikael käy seikkaperäisesti läpi sovelluksen käyttöohjeet. Eniten keskustelua herää kuitenkin taloyhtiön nykytilanteesta ja aiheista kuten pyykkituvan väärinkäyttö, saunavuorojen puutteelliset maksut ja yhteistiloissa metelöinti hiljaisuuden aikana. On selvää, miksi taloyhtiöön on haluttu ottaa digitaaliset palvelut käyttöön – ne auttavat ratkaisemaan monia edellä mainituista haasteista.
Kysymykset hiipuvatkin sitä mukaa, kun vastaukset avaavat laajemmin palveluiden hyötyjä – maksupalvelun ja varausten veloitusta, pesutuvan kulkuoikeuden rajaamista vain varauksen tehneelle ja yhteistiloihin kulkua varattuina aikoina. Koulutuksen jälkeen asukkaat, ts. osakkaat, lähtevät kukin koteihinsa tietäen kattavasti palveluiden käytöstä ja siitä kuinka he voivat itse hyödyntää palveluita. Osalle käyttö vaatii varmasti vielä totuttelua, mutta tietoa ja vastauksia on tarjottu kattavasti.
”Käyttöönotto on hidasta ja vie aikansa. Siksi asukkaille on hyvä järjestää myös käyttöönoton jälkeen lyhyempi palaute- ja kyselytilaisuus, jossa asukkaat voivat kertoa kokemuksiaan ja mahdollisiin avoimiin kysymyksiin voidaan tarjota vastauksia”, Maarit kertoo.
Ohjeistettuna jokainen asukas osaa hyödyntää palvelua alusta saakka
Käyttöönottokoulutus on merkki siitä, että taloyhtiö haluaa aktiivisesti hyödyntää hankittua palvelua. Palveluiden käyttö ei ole vaikeaa, mutta teknisestikin osaavat asukkaat kaipaavat usein käytännönläheistä tietoa käytön aloittamisvaiheessa.
Aina ei ole tarvetta järjestää erillistä koulutusta, mutta on tärkeää antaa asukkaille mahdollisuus kysymysten esittämiseen sekä viestiä selvästi taloyhtiön käytännöistä. On kaikkien hyöty, kun käyttöönottoon panostetaan ja sille uhrataan hieman ajatusta – se korvautuu säästettynä aikana, kun ei ole tarvetta vastata toistuvasti samoihin kysymyksiin, ja mikä tärkeintä, asukkaat oppivat heti alusta saakka hyödyntämään palveluita ja helpottamaan omaa isännöinnin arkea niiden avulla.