Mikalo Oy:n opiskelija-asunnot teki digiloikan opiskelijoiden toiveesta
Mikalo Oy:n opiskelija-asunnot (entinen MOAS) otti toukokuussa 2024 käyttöön digitaalisen varauskalenterin pesukoneilleen. Kiinnostus digitaalisten palveluiden laajentamiseen on syventynyt entisestään käyttöönoton myötä, sillä varauskalenterin hyödyt ovat olleet huomattavia. Pääsimme haastattelemaan isännöitsijä Dusko Cuckovicia ja markkinoinnista vastaavaa Maija Ikosta.
Historian havinasta moderneihin digipalveluihin
Aiemmin pesukoneiden varaukset hoidettiin vanhanaikaisella ja hankalakäyttöisellä varaustaululla, jossa oli jokaiselle viikon ajankohdalle ja asunnolle oma kohtansa. Oman vuoron sai varattua kiinnittämällä kyseiseen kohtaan merkiksi pienen lukon, joka toimi oman asunnon avaimella.
Opiskelijat vaihtuvat asunnoissa tiuhaan, ja välillä avaimia sekä varauslukkoja katosi, mikä aiheutti lisäkustannuksia niin asukkaille kuin Mikalollekin, ja lisätyötä useammalle työntekijälle.
“Asukaskyselyissä pesukoneen varaaminen oli aina punaisella, ja opiskelijat lähettivät isännöinnille jopa konkreettisia ehdotuksia toivotuista vaihtoehtoisista varausjärjestelmistä”, kertoo Maija. Ajan hermolla elävillä opiskelijoilla oli paljon näkemyksiä esimerkiksi sen perusteella, millaisia järjestelmiä he olivat nähneet käytettävän muissa opiskelija-asuntoloissa.
Miksi Mikalo päätyi valitsemaan One4allin palvelut?
Mikalolla tehtiin kattavasti taustatyötä ja vertailtiin eri toimijoiden ratkaisuja. Ratkaisua haettiin tietyt ominaisuudet ja tulevaisuuden mahdollisuudet edellä.
Tärkeiksi nousivat:
- englanninkielinen vaihtoehto,
- toimivuus selaimessa sekä sovelluksessa,
- helppokäyttöisyys ja
- mahdollisuus laajentaa palveluvalikoimaa myöhemmin.
Asukkaat ovat ottaneet digitaalisen varauskalenterin vastaan avosylin
Käyttöönotto on asukkaiden osalta sujunut erittäin hyvin – saatu palaute on ollut ainoastaan positiivista ja käyttäminen on sujunut hyvin itseohjautuvasti. Ennen käyttöönottoa sopivaa teknistä rakennetta suunniteltiin One4allin kanssa tiiviisti yhteistyössä, jotta saatiin rakennettua juuri Mikalolle toimiva ratkaisu.
Dusko ja Maija kertovat, että ennen käyttöönottoa Mikalo viesti muutoksesta opiskelijoilleen, mutta iso osa viestinnästä tuli suoraan One4allin hallintajärjestelmästä, mikä helpotti asiakaspalvelun työmäärää.
Mikalolla koetaan, että järjestelmä on ollut kaikkinensa helppokäyttöinen ja tukea hallintajärjestelmän käyttäjille on ollut aina saatavilla. “Tämä on selkeästi uuden ajan ketterä palvelu, ja One4allilla on selkeä tahtotila palvella omia asiakkaitaan, mutta myös sovelluksen loppukäyttäjiä”, tiivistää Maija.
Kaikkien työtaakka helpottuu, kun digitaalisuus valjastetaan apuun
Digitaalisuuden vaikutus on jo nyt ollut merkittävä, vaikka käytössä on vasta varauskalenteri – usein pienetkin työtehtävät ketjuttuvat ja vaikuttavat lopulta monen henkilön työtehtäviin.
Välillä pesukonevuorojen kanssa tulee väärinkäsityksiä, jos esimerkiksi koetaan, että joku toinen on pesemässä omalla varatulla vuorolla. Digitaalisen varauskalenterin ansiosta asiakaspalvelun on helppoa tarkistaa kalenterin tilanne eikä jää mitään epäselvyyksiä. “On helpompaa toimia erotuomarina epäselvissä tilanteissa. Myös opiskelijoiden sitoutuminen omaan pesuvuoroon ja pesulan sääntöjen noudattamiseen sujuu nyt paremmin”, toteaa Maija.
“On kätevää, kun järjestelmään voi määritellä, että varatessa on hyväksyttävä säännöt ja varauksia voi tehdä vain tietyn määrän. Tämä vähentää myös väärinkäytöstilanteita”, sanoo Dusko.
One4allin dataa hyödyntämällä toimintaa on helpompi kehittää
Mikalolla ollaan ilahtuneita myös varauskalenterin käyttöastetiedoista, jotka voi hakea hallintajärjestelmästä tietyltä aikaväliltä. Datan perusteella toimintaa voidaan suunnitella ja tehdä tarpeen vaatiessa muutoksia – hankkia vaikka lisää pesukoneita. Kaiken kaikkiaan suurin hyöty isännöinnille, kiinteistöhuollolle ja asiakaspalvelulle on ollut työmäärän väheneminen. Loppukäyttäjälle eli opiskelijoille selkeä hyöty on ollut toimivuus ja helppokäyttöisyys.
Maija kertoo, että noin kuukausi Mikalon asuntoon muuttamisen jälkeen, opiskelijat saavat palautekyselyn, jossa kysytään asumiseen ja muuttoon liittyviä asioita.
Aiemmin pyykkituvan varaaminen ja käyttö ovat kyselyssä olleet ’aivan punaisella’. Uuden järjestelmän myötä palaute on ollut ainoastaan kiitettävää ja erinomaista.
“Kiinteistöhuollolla ei mene aikaa opastukseen ja tarkastuksiin. Lopulta aika pienellä kuukausimaksulla saa käyttöön luotettavat digitaaliset palvelut. Meille ratkaisu on juuri sellainen, mitä haettiinkin ja rahoille on saatu vastinetta”, Dusko toteaa.
Dusko suosittelisi ratkaisua muillekin opiskelija-asunnoille, mutta myös muille taloyhtiöille, koska digipalvelut helpottavat yksinkertaisesti vaan niin paljon kaikkien työtaakkaa.
Pesukonevarausten ylläpito ei vaadi enää resursseja – 30 vuoden hyppy muutamassa kuukaudessa
“On hienoa, että nyt voidaan ylpeinä kertoa, että meillä on käytössä toimiva ja nykyaikainen varausjärjestelmä, joka toimii tulevaisuudessakin. Hypättiin äkkiä 30 vuotta eteenpäin, kuitenkin pienessä ajassa. Vanhaa varausjärjestelmää oli vähän noloa esitellä, mutta se on nyt onneksi takana”, kertoo Maija.
One4allin hallintajärjestelmä on koettu Mikalolla erittäin käyttäjä- ja ylläpitäjäystävälliseksi. Pesukonevarausten ylläpito kun ei vaadi oikein mitään, sillä kaikki toimii itsenäisesti taustalla. Ja jos tarvetta tuelle ja avulle tulee, niin One4allin tuki on aina saatavilla. “Tuki on toiminut hienosti ja aina on voitu olla yhteydessä eikä ole tarvinnut miettiä, että kehtaako näin pientä asiaa kysellä”, Dusko tiivistää.
Mikalolla löytyy kiinnostusta digitaalisuuden laajempaan hyödyntämiseen
Opiskelijoille on aina paljon viestittävää ja ohjeistettavaa, joten asukassovellus viestintään on pohdinnassa. Sovelluksen avulla viestintä olisi helpompaa ja tavoittaisi opiskelijat paremmin – se olisi myös kätevä viestien vastaanottajille.
“Viestintä laajemmin asukassovelluksen kautta kiinnostaa, ja esimerkiksi sovellukseen tulossa oleva parkkipaikkojen varaus- ja maksuominaisuus olisi tarpeen”, pohtii Dusko.
Tällä hetkellä Mikalon parkkipaikkojen varaukset tehdään soittamalla kiinteistönhoitajalle, joka on usein pihatöissä esimerkiksi lehtipuhaltimen tai lumikolan kanssa. Dusko toteaa, että tilanne ei ole optimaalisin, kun samalla hänen on hoidettava puhelut ja varaukset. Digitaalinen palvelu vapauttaisi tähänkin työvaiheeseen menevän ajan.
Nyt kun varauskalenteri on aktiivisessa käytössä, niin uusia digitaalisuuden tarjoamia mahdollisuuksia tulee mieleen: “Kerhohuone ja sauna voitaisiin myös lisätä palveluun varattaviksi, kulunohjaustakin voisi pohtia, kun siinä on turvallisuusnäkökulmakin”, sanoo Dusko.
Mikalon opiskelija-asunnot (entinen MOAS)
Mikalolla on yli 700 opiskelija-asuntoa kerros- ja luhtitaloissa ympäri Mikkeliä. Asuntoja on soluhuoneista ja pienistä yksiöistä suurempiin nuorisoasuntoihin. Kaikilla peruskoulun jälkeisissä oppilaitoksissa opiskelevilla oppilailla on mahdollisuus hakea Mikalon opiskelija-asuntoa.