Miten digitaaliset asukasviestinnän ratkaisut voivat parantaa asumisturvallisuutta ja -viihtyvyyttä?
Taloyhtiöissä kohdataan aika ajoin hankalia tilanteita, kun asukkaat tai taloyhtiön ulkopuoliset henkilöt eivät noudata sääntöjä, ohjeita tai käytöstapoja – osa ei noudata edes lakia. Valitettavan usein kerrostalojen porraskäytävissä tupakoidaan tai vietetään asiattomasti aikaa ja yhteistiloja käytetään väärin tai jopa sotketaan tarkoituksella.
One4allin asiantuntija ja entinen isännöitsijä Tomi Hanka muistaa isännöintiajoiltaan monia valitettavia tilanteita, joiden jälkipuinneissa taloyhtiö tuntui vasta heräävän mahdollisiin riskeihin ja vaaroihin.
“Varkaudetkin ovat valitettavan yleisiä, jopa pesutuvan koneita katoaa asuintalojen yhteistiloista”, Tomi kertoo. “Varkaustapaukset ja niiden jälkipuinti kirvoittavat usein taloyhtiöitä päätöksenteossa niiden toimien osalta, jotka ovat ehkä olleet jo pidempään odottamassa, kuten lukkojen vaihto tai digitaalisen kulunohjauksen hankinta”, Tomi jatkaa.
Joskus taloyhtiön toimista huolimatta tilanne saattaa olla todella haastava; Tomi mainitsee tapauksen, jossa asuintalon häkkivarastoihin oli murtauduttu useasti ja taloyhtiössä päätettiin lopulta asentaa valvontakamerat. “Kamerat asennettiin paikoilleen, mutta päivää ennen käyttöönottoa koko juuri asennettu valvontajärjestelmä varastettiin”, Tomi kertoo.
Ilkivalta heikentää asumisviihtyvyyttä ja -turvallisuutta
Turvattomuus, pelko ja ikävät tapahtumat vaikuttavat isosti asukkaiden elämään, mutta myös taloyhtiön talouteen, maineeseen sekä kiinteistön ja osakkeiden arvoon. Ilkivallasta aiheutuvat kustannukset voivat olla merkittäviä taloyhtiöille. Ilkivalta myös heikentää kaikkinensa asumisviihtyvyyttä ja -turvallisuutta – niin itse vahingot kuin ilkivallan pelkokin.
Ajantasainen asukasviestintä tuo läpinäkyvyyttä siihen, mitä taloyhtiössä oikeasti tapahtuu. Toisaalta tiedon avoin jakaminen kaikille asukkaille – ja myös mahdollisille häiriöiden aiheuttajille – saattaa jo osaltaan vähentää häiriöiden määrää.
Kiinteistön ja taloyhtiön arvo säilyy ja jopa kasvaa, kun asuinyhteisössä on turvallista ja ilkivaltaa ennaltaehkäistään – samat asiat toimivat myös myyntivalttina taloyhtiössä.
Ohjeistaminen kieltojen sijaan
”Parhaiten näissä tilanteissa toimii aina ohjeistaminen kieltojen sijaan. Ja yhteisöllisen kulttuurin rakentaminen”, toteaa Tomi. Selkeät ohjeistukset taloyhtiön säännöistä, kuten tupakointipaikan sijainnista, auttavat asukkaita toimimaan oikein. Digikanavissa taloyhtiön säännöt sekä ohjeistukset ovat aina asukkaiden saatavilla – myös muut tärkeät asumiseen liittyvät dokumentit ovat tietoturvallisesti tallennettuina yhteen paikkaan.
Joskus isännöitsijä saattaa kokea jopa leimaantuvansa, vaikka pyrkii vain kertomaan asukkaille, miten taloyhtiössä tulisi toimia. Esimerkiksi kulttuuristen erojen ohjeistaminen voidaan helposti tulkita negatiivisesti, jos välitetty tieto henkilöityy isännöitsijään. Digitaalisissa asukasviestintäkanavissa saatavilla ja esillä olevat ohjeet ovat neutraalimpi keino viestiä, ja myös kuvia voi käyttää havainnollistamiseen. Tällöin isännöitsijä ei joudu viestin tuojana vahvojen tunnereaktioiden kohteeksi.
Digiratkaisut tuovat tiedottamiseen lisäksi kätevän ulottuvuuden, sillä tiedotteita on myös mahdollista ajastaa, eli jo ennakkoon tiedossa olevien tai tiettyyn vuorokaudenaikaan liittyvien asioiden osalta. Esimerkiksi yörauhasta muistuttava tiedote voidaan ajastaa ennalta, ja tukea näin asukkaiden nukkumarauhaa.
Poikkeustilanteessa tavoittava viestintä on ratkaisevan tärkeää
Digitaalisen viestinnän vahvuuksia ovat läpinäkyvyys, ajantasaisuus sekä asukkaiden ja osakkaiden tavoittaminen kaikissa tilanteissa. Taloyhtiön kaikki osakkaat eivät välttämättä asu taloyhtiössä, mutta heidän on tärkeää olla ajan tasalla, jotta voivat ottaa kantaa ja päättää asioista yhtiökokouksessa.
Digitaaliset kanavat ovat aina saatavilla ja tieto kulkee ajantasaisesti ja tehokkaasti. Reaaliaikainen tieto ja oikeanlaiset sekä oikea-aikaiset toimintaohjeet saadaan jaettua nopeasti kaikille asukkaille.
Poikkeustilanteiden viestintä hoituu samoja kanavia myöten ja uusin tieto sekä toimintaohjeet ovat asukkailla heti saatavilla niin porrasnäytöillä kuin asukassovelluksessakin – eikä tarvitse odottaa esimerkiksi paperitiedotteiden jakamista huoneistoihin. Samat digikanavat helpottavat tiedottamista remonttien aikana, jolloin vesi- tai sähkökatkoista on helppoa viestiä lyhyelläkin varoitusjalla.
Ilkivaltaa vastaan digitaalisen varausjärjestelmän turvin
Varauskalenteriin liitetty kulunohjaus ja maksupalvelu voivat vähentää tilojen ja hyödykkeiden väärinkäyttöä sekä ilkivaltaista sotkemista. On myös turvallisempaa asukkaille, että oman varauksen aikana tilaan ei pääse kukaan muu; kukaan ei yllätä saunan lauteilta ja väärinymmärrykset pesutuvan vuoroissa on helppo selvittää. Yhtälailla on helppoa todentaa, kenen vuorolla ilkivaltaa on tapahtunut.
Tomin kertoman mukaan eräässä taloyhtiössä pesukoneiden varastamisen katkaisi lopulta digitaalinen varausjärjestelmä, johon liitettiin vielä kulunohjaus – pesukoneita ei muutoksen jälkeen enää hävinnyt pesutuvasta.
Yhä useampi One4allin asumisen palvelualustaa käyttävä asiakas kokee, että digiratkaisut ovat rauhoittaneet yleistä levottomuutta heidän taloyhtiöissään.
Digitaalinen asukasviestintä on nykyaikaa
Nuorempien sukupolvien huomion saa usein paremmin herätettyä, kun viestitään porrasnäytöillä ja asukassovelluksessa. Nykyaikaisten asukasviestinnän ratkaisujen myötä nuorten kiinnostus hallitustyöhön ja vaikka asukastoimikunnassa toimimiseen on lisääntynyt.
Digikanavissa myös asukaskyselyt on helppoa toteuttaa ja asukasymmärrys paranee sekä tiedonkeruu helpottuu – näin myös asukkaat kokevat tulleensa kuulluiksi, mikä rakentaa pohjaa yhteisöllisyyden syntymiselle. Asukassovelluksessa viestintä kulkee kahdensuuntaisesti: myös asukas voi lähestyä hallintoa, ja lisäksi eri asukasryhmille voidaan antaa oikeudet viestiä muille asukkaille.
