Miten taloyhtiön varausjärjestelmä toimii?
Asiantuntijamme Ulla Nurmi vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin taloyhtiön varausjärjestelmästä ja avaa, miten varausjärjestelmä toimii käytännössä.
Usein kysytyt kysymykset taloyhtiön varausjärjestelmästä
1. Mitä varausjärjestelmällä voi varata?
Oikeastaan mitä vain! Yleisimpiä ovat saunat, pesutuvat, kerhotilat ja muut yhteistilat sekä yhteiskäyttötavarat, kuten työkalut, kodinkoneet ja yhteiskäyttöautot. Kalenterimme kautta on myös varattu esimerkiksi soutuvenettä eli kalenterit taipuvat monenlaiseen tarpeeseen.
2. Kuinka monta kalenteria kannattaa olla?
Eri taloyhtiöissä toimivat eri käytännöt ja kalentereiden määrä riippuu esimerkiksi siitä, miten hallinnoit laitteita. Voit laittaa pesutuvan kokonaisuudessaan varattavaksi yhteen kalenteriin tai voit luoda jokaiselle laitteelle oman varauskalenterin. Kun laitteilla on oma kalenteri, saat hyödynnettyä laitteiden kapasiteetin maksimaalisesti.
3. Saako varausjärjestelmään liitettyä kulunohjauksen?
Kyllä. Varauksiin liitettävä kulunohjaus sopii, kun haluat varmistaa, että sisään pääsee vain tilan varannut henkilö. Kulunohjauksen avulla lisätään turvallisuutta ja vähennetään väärinkäytöksiä, sillä hallinnoija näkee, kenellä on ollut kulkuoikeus tilaan.
Varausjärjestelmäämme voi liittää seuraavat lukitusratkaisut:
4. Voiko varaukset maksaa varausjärjestelmässä?
Onnistuu! Maksupalvelu kannattaa ottaa käyttöön, jos haluat säästää resursseja. Sen ansiosta et joudu laskuttamaan tai tekemään perintää, vaan kaikki hoituu automaattisesti. Saat palvelun kautta maksuraportit käyttöösi.
5. Miten maksulliset varaukset toimivat varausjärjestelmässä?
Kun maksupalvelu on käytössä, asukas voi tehdä varauksen vain, jos hänen tilillään on riittävästi katetta. Varaushetkellä tilille tehdään katevaraus, mutta itse maksun veloituksen voit määrittää tapahtuvan haluttuna ajankohtana. Rahaliikenne kulkee asiakkaan ja Paytrailin välillä. Myöskään korttitiedot eivät välity One4allille.
6. Mitä muuta automaatiota varauksiin voi liittää?
Releohjauksella voit ohjata saunan kiukaan lämpenemistä sekä sähkön tai veden syöttöä laitteille, esim. pesukoneille. Ratkaisu parantaa energiatehokkuutta, sillä saunan kiuas kytkeytyy päälle automaattisesti ennalta määriteltynä aikana ennen ensimmäisen vuoron alkua. Kiuas menee pois päältä, jos seuraavaa vuoroa ei ole varattuna. Näin energiaa ei kulu turhaan silloin, kun saunaa ei käytetä.
7. Miten taloyhtiön digitaalinen varausjärjestelmä otetaan käyttöön?
Käyttöönotto alkaa yleiskartoituksella, jossa käymme läpi tarpeesi ja mietimme yhdessä, mikä on paras tapa ratkaista ne. Selvitämme, mitä tiloja tai yhteiskäyttötavaroita halutaan varattaviksi ja onko tiloista kulkua toisiinsa. Samalla tarkistamme, tarvitaanko kulunohjausta ja onko mukana myös maksullisia tiloja.
8. Onko varausjärjestelmää helppo käyttää?
Kyllä, järjestelmää on selkeä hallinnoida ja käyttää. Tukemme järjestää hallintajärjestelmän käyttäjille noin tunnin kestävän maksuttoman koulutuksen käyttöönoton yhteydessä. Suosittelemme osallistumaan koulutukseen, jotta palvelusta saa kaiken hyödyn irti. Koulutuksen yhteydessä varauskalentereihin määritellään yhdessä erilaisia sääntöjä ja rajoituksia, jotka tukevat yhteistilojen hyödyntämistä sekä asukkaiden tasavertainen mahdollisuus varata tiloja ja tavaroita.
Meillä on myös helpot kirjalliset ohjeet niin hallinnan käyttäjille kuin asukkaillekin. Asukkaiden ohjeet lähetetään heille automaattisesti, kun palvelu otetaan käyttöön eli hallinnoijan ei tarvitse toimittaa niitä erikseen jokaiselle.
9. Paljonko taloyhtiön varausjärjestelmä maksaa?
Hinta muodostuu kertaluontoisesta aktivointimaksusta ja kiinteästä kuukausihinnasta. Kokonaisuuteen vaikuttavat muun muassa kalentereiden määrä ja mahdolliset lisäpalvelut. Pyydä tarjous omalle kohteellesi, niin kartoitamme sopivan kokonaisuuden.