Näin asumisen palvelualusta toimii käytännössä
“Asukkaan arjessa tulee vastaan iloisten asioiden ohella myös erilaisia pulmia ja tilanteita, joissa hän tarvitsee apua: hana vuotaa, porraskäytävän lamppu on palanut tai naapuri metelöi yöt ja päivät. Isännöitsijälle ne luovat helposti kuormitusta ja kiirettä, kun viestejä tulee eri kanavista ja puhelut keskeyttävät työnteon jatkuvasti”, kuvailee Tomi Hanka.
Tomilla on takana usean vuoden ura isännöitsijänä, joten hän tunteen työn haasteet – mutta myös tavat ratkaista ne.
“Kun yhteydenpito ja kaikki viestintä hoituu keskitetysti yhdestä kanavasta, kenenkään ei tarvitse arpoa miten ja mihin olla yhteydessä tai mistä tieto löytyy. Silloin isännöitsijällä jää aikaa muuhunkin kuin viestitulvan purkamiseen.”
Tomi kokosi alle 8 tapaa, joilla asumisen palvelualusta toimii arjen apurina sekä isännöinnille että asukkaille.
1. Viestintä asukkaille nopeasti etänä
Yllättävä vesikatko koko korttelissa putkivian vuoksi klo 8! Sen sijaan, että huolto pitää tilata kopioimaan ja viemään tiedotteita kymmeniin asuntoihin 10 km päähän, voit lähettää tiedotteen asukkaille asukassovellukseen ja porrasnäytölle muutamalla napin painalluksella etänä.
Ilmoitus tulee ajoissa asukkaille eikä isännöitsijän tarvitse vastaanottaa kyselyjä ja valituksia katkosta jokaiselta asukkaalta erikseen. Näin säästyy lukemattomia työtunteja.
Aina ei kuitenkaan ole kyse kriisistä, vaan tärkeistä asumisen vastuista muistuttelusta. Esimerkiksi muistutuksen palovaroittimen testauksesta voi ajastaa toistumaan asukkaille joka kuukausi.
2. Asukkaiden yhteydenotot isännöintiin ja huoltoon samasta kanavasta
Vessa vuotaa! Jääkaappi hajosi! Mistä saan isännöitsijätodistuksen? Viemäri ei vedä ja naapurin palovaroitin on piipannut kaksi yötä.
Asukkailla tulee säännöllisesti asiaa isännöitsijälle ja huoltoon. Siksi on tärkeää, että asukas voi lähettää viestin oikealle taholle yhdestä tutusta kanavasta. Näin tärkeät viestit tulee todennäköisemmin lähetettyä kuin silloin, jos asukas joutuu etsimään oikeaa palvelukanavaa ympäri verkkoa.
3. Varauskalenterit ja maksut samassa
Lomalle lähdössä ja unohtui perua kerhohuoneen varaus? Onneksi vuoron voi perua etänä vaikka lentokentältä tai ulkomailta käsin. Lenkin jälkeen tekisi mieli päästä saunaan? Yksittäinen saunavuoro on varattu parilla klikkauksella.
Saunan, kerhohuoneen ja pesuhuoneen varaukset ovat yleisimpiä tapoja käyttää digitaalista varauskalenteria, mutta sitä voi yhtä hyvin hyödyntää esimerkiksi yhteiskäyttöauton tai taloyhtiön renkaiden vaihtopaikan hallintaan.
Bonuksena: ei enää paperilaskuja tai avainnoutoja. Varaukset voi maksaa maksupalvelulla saman tien varauksen yhteydessä ja kulkua varattuun tilaan voi hallinnoida joko koodilla, kulkutunnisteella tai päivityspisteessä päivitettävällä avaimella.
4. Kyselyt helpottavat niin yhtiökokouksen valmistelua kuin talkoiden järjestämistä
Viime vuoden talkoot järjestettiin viime tipassa ja mukaan pääsivät vain Pirjo, Ahmed ja Virpi. Miten saada talkooporukka kasaan tänä vuonna? Tai tuliko luvattua kartoittaa mielipide aiheesta X seuraavaa yhtiökokousta varten?
Digikyselykyselyt ovat loistava tapa osallistaa asukkaat päätöksentekoon, oli kyse sitten talkoiden ajankohdasta tai hankepäätöksistä. Vastauksista saa näppärän raportin, joka toimii päätöksenteon tukena.
5. Digitaalinen kodinkansio
Miten ne uudet lajitteluohjeet menikään – tätähän on päivitetty viimeksi 90-luvulla? Tai perinteinen: Apua, koira söi asukaskansioni!
Nämä tilanteet voi välttää, kun kaikki ohjeet ja tiedot on koottu asukassovellukseen – josta koirakaan ei voi niitä syödä. Printtaamisen ja postiluukkuihin vietävien ohjeiden sijaan isännöinti voi päivittää ohjeet etänä, jolloin materiaalien päivitys tulee myös tehtyä.
6. Myös naapureiden välinen viestintä ja tiedotus onnistuu
Löytyisikö omasta taloyhtiöstä isompi asunto? Tai illaksi mölkkyseuraa? Avaimet löytyivät leikkialueelta, kenenköhän ne ovat? Siivousinspiraatio iski. Miten pääsisi helpoiten ylimääräisestä tavarasta eroon?
Asukkaat voivat tehdä virtuaaliseen ilmoitustauluun ja kirpputoriin ilmoituksen, jonka saa näkyviin oman taloyhtiön asukkaille tai vaikkapa koko korttelin tai asuinalueen asukkaille, jos asumisen palvelualusta on laajemmassa käytössä. Yhteisöllisyyttä sekä jakamis- ja kiertotaloutta parhaimmillaan!
Sovellus madaltaa kynnystä tutustua muihin asukkaisiin ilman, että luovuttaa kenellekään puhelinnumeroaan tai sähköpostiosoitettaan.
7. Energiansäästö yhdessä
Kesähelteet sai vedenkulutuksen ampaisemaan pilviin! Miten saisi kulutuksen maltilliseksi ja säästöjä aikaan?
Asukkaat kannattaa osallistaa mukaan säästämään jakamalla heille konkreettisia kulutustietoja ja säästötavoitteita. Yhteisillä säästökampanjoilla voi saada yllättäviä tuloksia aikaiseksi ja samalla luoda asukkaiden kesken me-henkiä.
8. Viestintäoikeuksien jako taloyhtiön hallitukselle ja asukastoimikunnalle
Uusi hallituksen jäsen, jes! Hän pääseekin asioista helposti kärryille, sillä hänelle voi jakaa oikeudet nähdä kaikki aiemmat pöytäkirjat sovelluksesta.
Jaahas, taas on asukasillan aika! Aktiivinen asukastoimikunta saa julkaistua kutsun suoraan porrasnäytölle ja asukkaiden kännykkään.
Asumisen palvelualusta vastaa monenlaisiin tarpeisiin
“Kuten yllä olevista esimerkeistä huomaa, asumisen palvelualustan käyttömahdollisuudet ovat poikkeuksellisen monipuoliset. Parasta on, että jokainen taloyhtiö voi halutessaan hyödyntää vain niitä toimintoja, jotka palvelevat juuri heidän asukkaitaan ja arkeaan parhaiten”, summaa Tomi.