Taloyhtiöiden turvallisuusriskit hallintaan suunnitelmallisella viestinnällä
158 000 riskipistettä. Vain 11 % hyvin paloturvallisuuden hoitavia kiinteistöjä. 24 % huonosti paloturvallisuuden hoitavia kiinteistöjä. Kiinteistöjen keskiarvona 60/100 eli tyydyttävä.
Nämä hätkähdyttävät luvut esitellään tuoreessa vuoden 2021 paloturvallisuusraportissa, jonka paloturvallisuuden johtava asiantuntija Safetum julkaisi tammikuussa. Luvut herättävät miettimään syitä niiden takana: mitkä asiat ovat johtaneet tähän ja miten tilannetta voidaan parantaa taloyhtiöissä?
Nykytilanteeseen on löydettävä ratkaisuja, mutta muutos vaatii kaikkien osapuolten aktiivista sitouttamista yhteiseen päämäärään. Päämäärään sitouttamiseen taas vaaditaan jatkuvaa viestintää ja vuorovaikutusta. Muutosta ei saada aikaiseksi, jollei muutoksen tarve, sen selkeät tavoitteet ja vaadittavat toimenpiteet ole kaikkien tiedossa.
“Tärkeintä on lähteä hiljalleen kehittämään viestintää ja viestiä kohderyhmälähtöisesti niillä alustoilla ja kielellä, jotka toimivat kohderyhmälle parhaiten. Turvallisuuteen liittyvistä asioista viestiessä kannattaa käyttää niitä toimintatapoja, jotka toimivat yleisesti muussakin viestinnässä”, sanoo Teemu Kajava, Safetumin toimitusjohtaja.
Asukasviestinnän tärkeys on ymmärretty taloyhtiöissä
Kajavan mielestä taloyhtiöiden viestintä on kehittynyt valtavasti viimeisten vuosien aikana. “Yksi keskeinen asia kehityksessä on digitaaliset työkalut. Tieto liikkuu nopeammin, kun digitaaliset viestinnän alustat on otettu käyttöön taloyhtiöissä.”
Kajava muistelee, kuinka vielä viisi vuotta sitten taloyhtiöissä törmäsi harvemmin digitaalisiin viestinnän kanaviin, kun taas nykyisin ne alkavat olla jo jossain määrin oletus.
“Mielestäni kehitys on mennyt hyvään suuntaan. Isännöintitoimistot ovat kehittäneet omaa tapaansa viestiä ja alkaneet panostaa viestintään. On ymmärretty, että viestinnän tulee olla monikanavaista, saavutettavaa ja toistuvaa. Isännöintiyritysten tulisi jatkossa aidosti budjetoida resursseja taloyhtiön viestintään ja tuoda viestintään suunnitelmallisuutta”, summaa Kajava.
Hänen mielestään paloturvallisuusviestintä tulisi yhdistää taloyhtiön muuhun viestintään ja tehdä siitä arkinen prosessi. Yhdeksi toimintatavaksi Kajava ehdottaa oman viestinnän vuosikalenterin suunnittelun paloturvallisuutta käsitteleville aiheille, jossa määritellään mitä viestitään, missä kanavassa ja milloin. Aluksi viestintä voi tapahtua kuukausitasolla. Kun viestinnän osaaminen ja rutiinit kehittyvät, kannattaa viestinnän määrää kasvattaa viikoittaiseksi ja tarvittaessa päivittäiseksi.
Taloyhtiöllä on lakisääteinen velvoite viestiä paloturvallisuusasioista
Paloturvallisuusohjeet ovat Kajavan mukaan vakiinnuttaneet hyvin paikkansa tulostettuna versiona taloyhtiöiden ilmoitustauluilla sekä koko pelastussuunnitelma digitaalisessa versiossa porrasnäytöillä ja asukassovelluksessa. Kajava muistuttaa, että pelkkä ajantasainen pelastussuunnitelma ei kuitenkaan yksinään riitä, vaan myös paloturvallisuudesta tulee viestiä asukkaille aktiivisesti.
Jos taloyhtiö ei viesti paloturvallisuuteen liittyvistä asioista, riski onnettomuuksiin kasvaa. Kyse ei ole myöskään valinnasta viestiä tai jättää viestimättä: taloyhtiöllä on lakisääteinen velvoite viestiä paloturvallisuusasioista. Mikäli tätä velvollisuutta laiminlyödään, voivat asianomaiset joutua siitä vastuuseen.
On tärkeää lisätä tietoisuutta siitä, mikä tulipalon voi aiheuttaa ja miten tulipaloja voidaan ehkäistä. Asukkaille on myös tärkeää kertoa, mitä asukkaiden tulee huomioida taloyhtiön käytännöissä ja mistä he voivat itse etsiä tietoa, luettelee Kajava.
Hän nostaa esiin neljä paloturvallisuuteen liittyvää aihetta, joista taloyhtiön tulisi ehdottomasti viestiä:
- mikä voi aiheuttaa tulipalon kodissa,
- miten asukas voi itse ennalta ehkäistä tulipaloja,
- palovaroittimen tarkastamisesta muistuttaminen,
- pelastussuunnitelmaan tutustumisesta muistuttaminen.
Toimintaohjeet erilaisiin hätätilanteisiin tulee viestiä asukkaille, jotta asukkaat voivat opetella ne ennakoivasti. Hätätilanteessa toimintaohjeiden etsiminen ja opetteleminen on jo myöhäistä. Myös taloyhtiön opasteet, kuten asuntojen sijainnit kerroksissa on tärkeää merkitä selvästi esimerkiksi digitaaliseen porrasnäyttöön. On hyvä muistaa, että jos ruokalähetti ei löydä perille, silloin ei löydä pelastuslaitoksen savusukeltajakaan.
Viestinnän onnistumista kannattaa mitata ja analysoida säännöllisesti
“Asukkaiden tietoisuutta turvallisuusasioista voi kartoittaa digitaalisella kyselyllä. Kyselyn voi tehdä kerran vuodessa ja se voi sisältää esimerkiksi kolme kysymystä paloturvallisuudesta. Kyselyn avulla kerättävän aineiston pohjalta saa yleisen kuvan siitä, mistä asioista pitää viestiä ja mistä asioista on viestitty onnistuneesti”, toteaa Kajava.
Digitaalisen kyselyn ohella viestinnän tavoittavuutta voi selvittää myös toisen asukassovelluksen toiminnon avulla. Sovelluksessa tiedotteeseen voidaan lisätä kuittauspyyntö, jolloin asukas voi helposti symbolia klikkaamalla kuitata lukeneensa tiedotteen. Toiminnon avulla tiedotteen lähettäjä saa kerättyä tarkkaa tietoa siitä, kuinka hyvin hänen viestinsä tavoitti asukkaat ja tehdä tiedon pohjalta tarvittavia muutoksia.
Miten lähteä parantamaan paloturvallisuutta ja siitä viestimistä?
Kajava tiivistää kolme vinkkiä, joiden avulla paloturvallisuutta ja viestintää kannattaa lähteä kehittämään:
“Yksi tärkeä toimenpide on ottaa paloturvallisuus taloyhtiön yhtiökokoukseen omaksi, kiinteäksi osuudeksi. Tällöin paloturvallisuus rutinoituisi omaksi läpikäytäväksi osa-alueeksi ja haastaisi hallituksen perehtymään asiaan ja nostamaan sen esiin osakkaille.”
“Toinen tärkeä toimenpide on se, että isännöitsijällä on toimivat työkalut ja kanavat viestintään. Digitaalisella viestintäalustalla turvallisuusviestintä on parhaimmillaan. Viestintään tulee keskittyä taloyhtiöissä yhä enemmän ja viestinnällä tulee olla selkeä rakenne.”
Kolmanneksi toimenpiteeksi Kajava ehdottaa vuosittain tehtävää tutkimusta asumisviihtyvyydestä, jossa kysytään myös paloturvallisuudesta. Tutkimuksessa esiin nousevat mahdolliset epäkohdat voidaan helposti tulkita epäonnistumisiksi. Tunnistetut epäkohdat kannattaa kuitenkin nähdä tärkeinä löytöinä, sillä niihin voidaan vielä kohdistaa kehitystoimenpiteitä ennen kuin ne johtavat vahinkoihin.
Tilaa uutiskirjeemme, niin pysyt ajan tasalla asukasviestinnän ja asumispalvelujen tärkeimmistä aiheista.