Taloyhtiön hanke vaatii suunnitelmallista viestintää
Putkiremontti. Julkisivuremontti. Hissiremontti. Parvekeremontti. Taloyhtiöiden korjaushankkeet voivat aiheuttaa asukkaissa ja osakkaissa turhaa huolta ja päänvaivaa, pahimmassa tapauksessa jopa vastarintaa. Taloyhtiön hankkeet vaativat aktiivista johtamista, jossa viestinnällä on tärkeä rooli.
Viestintä auttaa taloyhtiön hankkeen onnistumisessa
Jos hankkeesta ei viestitä kunnolla, asukkaiden ja osakkaiden epätietoisuus voi johtaa oletuksiin ja päätelmiin, jotka taas puolestaan aiheuttavat väärinkäsityksiä ja yllätyksiä. Soppa on valmis!
Hankkeen ei tarvitse mennä sopan keittämiseksi, vaan siltä voi välttyä suunnitelmallisella viestinnällä. Muutostilanteet vaativat aina muutoksen selittämistä asukkaille ja osakkaille ymmärrettävällä tavalla, oli kyseessä oleva hanke laaja tai lyhytkestoinen.
Perusteellinen valmistautuminen maksaa itsensä takaisin hankkeen aikana, kun kaikki asianosaiset ovat ajan tasalla eikä asukkailta ja osakkailta tule kymmeniä yhteydenottoja. Tarjoamalla kaikille tarvittavat tiedot oikea-aikaisesti herätät asukkaissa ja osakkaissa luottamusta, osallistat heidät osaksi hanketta ja olet askeleen lähempänä onnistunutta hanketta.
Taloyhtiön hankeviestintä ei ole vain urakkavaiheesta tiedottamista
One4allin myynnissä työskentelevä, aiemmin isännöitsijänä toiminut Heidi Kjellman on ollut vastuussa monesta taloyhtiön hankkeesta. Heidi painottaa, että hankkeesta viestiminen asukkaille ja osakkaille pitää aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
“Isännöitsijöiden pitää uskaltaa tiedottaa myös hankkeen valmistelun etenemisestä, ei pelkästään itse hankkeen toteutuksen aikana. Asukkaat ja osakkaat tulee pitää ajan tasalla hankesuunnittelun etenemisestä jo suunnitteluvaiheessa eikä vasta toteutussuunnittelun tai urakkavaiheen aikana”, muistuttaa Heidi.
“Tietoa pitää jakaa tarpeeksi ennakkoon, jotta osakkaan päätöksenteko on helppoa eikä päätöksenteko pelota. Hankkeesta tiedottaminen tuo asukkaille mielenrauhaa ja tukee osakkaiden päätöksentekoa. Kun hankkeen toteutuksesta ja rahoituksesta päätetään, osakkailla ei enää pitäisi olla kysymyksiä aiheeseen liittyen. Kun tietoa on annettu riittävästi, on osakkaalla turvallinen mieli ja päätöksenteko on helppoa.”
Tee taloyhtiölle hankeviestintäsuunnitelma
Teimme avuksesi tiiviin ohjeistuksen, joka toimii apuna hankeviestintäsuunnitelman luomisessa. Nappaa vinkkimme talteen ja onnistu!
Ennakoi, ennakoi ja ennakoi
Hankeviestinnän ydin on suunnitelmallisuus. Luo viestinnälle konkreettinen suunnitelma hyvissä ajoin ennen hankkeen alkamista. Suunnitelman tulee kattaa viestintätoimenpiteet ennen hankkeen käynnistymistä, sen aikana ja hankkeen päätyttyä.
Viestintätoimenpiteiden oikea-aikaisuus on ensiarvoisen tärkeää onnistuneen hankkeen kannalta, joten luo viestinnälle aikataulu ja päivitä sitä tarvittaessa hankkeen edetessä. Sovi myös, kuka on vastuussa viestinnän toteuttamisesta ja millainen viestinnän rooli kenelläkin hankkeen osapuolella on.
Tavoita, tavoita ja tavoita
Viestillä ei ole merkitystä, jos se ei koskaan tavoita asukasta ja osakasta. Mieti mitä kanavia käyttämällä tavoitat heidät parhaiten. Digitaaliset kanavat, kuten porrasnäyttö ja taloyhtiön mobiilisovellus, ovat tehokas ja nopea tapa tavoittaa asukkaat ja osakkaat. Sovelluksen kautta tavoitat asukkaat myös silloin, kun he eivät ole kotona, vaan esimerkiksi evakossa remontin vuoksi. Asukassovelluksessa voit vaatia lukuvahvistuksen, jolla varmistat kaikkien lukeneen tiedotteen.
Sovelluksen kyselytyökalu mahdollistaa hankkeeseen liittyvien mielipiteiden kartoittamisen asukkailta ja osakkailta.
“Kyselyn voi julkaista näppärästi vaikka asukasinfon aikana, jolloin asukkaat saavat oman äänensä kuuluviin. Voit esimerkiksi kysyä, milloin asukkaat haluavat remonttilavan pihalle. Pienillä asioilla voi helpottaa asukkaiden sopeutumista remonttiin ja ylläpitää asukastyytyväisyyttä myös remontin aikana”, muistuttaa Heidi.
Selitä, selitä ja selitä
Selitä hanke asukkaille ja osakkaille ymmärrettävästi: mitä tapahtuu, miksi ja milloin (hankkeen aikataulut) sekä miten se vaikuttaa asukkaan asumiseen. Käyttämällä vaikeita ammattitermejä ja kapulakieltä saat asukkaat ja osakkaat jättämään viestisi kesken ja jäämään uutispimentoon. Sen sijaan selittämällä asiat käytännönläheisesti vähennät asukkaiden ja osakkaiden epävarmuutta ja välinpitämättömyyttä.
Muista, että hanke voi olla itsellesi selvä, mutta asukkaissa ja osakkaissa se saattaa nostaa esiin kysymyksiä. Kysy heiltä, ovatko he saaneet riittävästi tietoa ja onko jotain mistä he haluavat tietää lisää. Saat kerättyä palautteet kätevästi esimerkiksi kyselyn avulla.
Toista, toista ja toista
Ihmiset unohtavat asioita ja osa viesteistä voi mennä epähuomiossa ohi. Hyvä nyrkkisääntö on, että viesti mieluummin liian usein kuin liian harvoin. Älä aiheuta tietoähkyä kaatamalla kaikkia tietoja kerralla asukkaiden ja osakkaiden niskaan, vaan jaa tiedot useampaan tiedotteeseen.
Digitaalisten työkalujemme avulla voit etukäteen ajastaa saman tiedotteen toistumaan haluaminasi ajankohtina. Säästät aikaa ja vaivaa, eivätkä tiedotteet jää vahingossa lähettämättä.
Panosta lopuksi palautteeseen
Älä unohda viestiä hankkeen päättymisestä. Tee asukkaille ja osakkaille lyhyt yhteenveto hankkeesta ja kerro avoimesti miten hanke meni. Anna myös asukkaille ja osakkaille puheenvuoro pyytämällä heiltä palautetta siitä, miten hankkeessa ja viestinnässä onnistuttiin ja missä jäi parantamisen varaa. Saadun palautteen avulla voit onnistua laadukkaassa hankeviestinnässä ensi kerralla vieläkin paremmin!
Häämöttääkö taloyhtiössä korjaushanke, mutta tarvittavat kanavat hankkeesta viestimiseen puuttuvat? Ei hätää, sillä meiltä ne löytyvät! Ratkaisujemme avulla tavoitat asukkaat ja osakkaat nopeasti ja pienellä vaivalla.