Viestintä on hankkeen koossa pitävä liima
Kun taloyhtiö lähtee toteuttamaan merkittävää korjaushanketta, yksi ratkaiseva tekijä on viestintä. Oli kyse sitten linjasaneerauksesta, julkisivuremontista tai kattourakasta, onnistunut viestintä toimii hankkeen selkärankana.
Haastattelemamme rakennusneuvos Eino Rantalan mukaan jopa 80 % urakkavaiheessa ilmenevistä riidoista saa alkunsa jo ennen hankkeen käynnistymistä. Puutteellinen viestintä johtaa siihen, etteivät osakkaat, konsultit ja urakoitsija ymmärrä toisiaan. Tämä aiheuttaa helposti väärinkäsityksiä ja heikentää luottamusta. Pahimmillaan erimielisyydet voivat johtaa juridisiin toimenpiteisiin.
”Taloyhtiö toimii siltana rakennuttajan ja osakkaiden välillä. Jos viestintää ei mietitä ja sovita kunnolla, syntyy sekamelska”, varoittaa Rantala. Lue alta, miten sekamelskan ja riidat voi välttää viestinnän avulla.
Viestintäsuunnitelma on hankkeen perusta
Rantala painottaa, ettei hyvä hankeviestintä synny sattumalta. Se vaatii selkeän suunnitelman siitä, kuka viestii, mitä kanavia käytetään ja miten palautetta kerätään. Ennen kaikkea hankeviestintä vaatii vuorovaikutusta.
”Sitouttamisen täytyy tapahtua jo alkuvaiheessa ennen kuin viestintä alkaa. Se tarkoittaa sitä, että hankkeen viestintäsuunnitelmassa sovitaan pelisäännöt, jotka hyväksytetään osakkailla. Prosessin pitää olla kaikille selvä, joten aluksi viestitään, miten hankkeesta tullaan viestimään. Kun kaikki tietävät, miten viestintä toimii, epävarmuus vähenee”, ohjeistaa Rantala.
“Tärkeää on myös viestiä siten, miten on sovittu. Jos viesti ei tule maanantaina niin kuin on sovittu, osakas voi huolestua.” Siksi Rantala painottaa, että hankkeelle on tärkeä nimittää viestintävastaavat eli henkilöt, jotka pitävät langat käsissään ja huolehtivat tiedonkulusta.
Luottamus syntyy ennakoivasta hankeviestinnästä
Hankeviestintää suunniteltaessa kannattaa varautua eri skenaarioihin ja niistä viestimiseen. Hyvin hoidettu viestintä vahvistaa luottamusta ja kun luottamus on kunnossa, myös hanke etenee sujuvasti.
”Luottamus on tärkeintä. Ilman sitä ihminen sulkeutuu”, muistuttaa Rantala ja huomauttaa, että luottamuksen rakentamiseen kannattaa laittaa aikaa. “Epäluottamus johtaa usein viivästyksiin, kyseenalaistamiseen ja turhiin kustannuksiin. Parhaiten siihen vastataan ennakoivalla ja rehellisellä viestinnällä.”
Rantala korostaa, että huhut on tärkeä pysäyttää ajoissa. ”Huhu kasvaa harvoin positiiviseksi. Jos asioista ei viestitä ajoissa, voi syntyä mielipidevaikuttajia, jotka vievät keskustelua väärään suuntaan.”
Viestintä on äärettömän tärkeää hankkeen onnistumisessa.
Hyvä viestintä on jatkuvaa ja monikanavaista
Rantala painottaa, että oikea-aikaisuuden lisäksi viestinnän pitää olla selkeää ja vuorovaikutteista. Kanavien valinnassa pitää huomioida taloyhtiön koko ja osakkaiden monimuotoisuus: eri ikäryhmät, kielet ja digitaidot.
”On sellaisia osakkaita, jotka haluavat vain sähköistä viestintää ja sellaisia, jotka eivät käytä digikanavia lainkaan. Silloin voidaan sopia, että viesti lähetetään läheiselle. Tämä kannattaa sopia selvästi, mieluiten kirjallisesti. Olen käyttänyt tällaista tapaa ja se on toiminut kokemukseni mukaan hyvin”, mainitsee Rantala.
Toimivat viestintäkanavat ovat tärkeät siinäkin mielessä, että myös osakkaalla on velvollisuus ilmoittaa puutteista, vahingoista ja korjaustarpeista. Viestinnän pitää siis toimia molempiin suuntiin.
Hankeviestinnän onnistumista kannattaa mitata
Viestintää tulee arvioida ja tarvittaessa muuttaa hankkeen edetessä. Paras mittari hankeviestinnän onnistumiselle on Rantalan kokemuksen mukaan palaute. Palautetta pitää kerätä koko ajan ja sen antamiseen tulee olla helppo kanava, kuten kysely asukassovelluksessa. “Arviointi voi olla vaikka hymiöillä, kuten kaupasta tai ravintolasta lähtiessä”, ehdottaa Rantala.
Varsinkin palautteen määrään kannattaa keskittyä. ”Mitä vähemmän palautetta tulee, sitä paremmin viestintä on yleensä onnistunut. Jos palautetta alkaa kertyä runsaasti, on tärkeä pysähtyä arvioimaan, olemmeko viestineet oikein?”
Eino Rantalan kolme neuvoa onnistuneeseen hankkeeseen
- Tee tilannekartoitus: Ennen hankkeen käynnistymistä pohdi, missä ollaan nyt, ja mihin nykyinen tieto perustuu? Varmista, että hallitus ymmärtää tilanteen samalla tavalla.
- Laadi hankkeelle viestintäsuunnitelma: Määritä vastuut, kanavat ja viestinnän rytmi.
- Rakenna luottamusta alusta alkaen: Sitouta asukkaat ja osakkaat mukaan heti alussa. Varaa aikaa viestintään ja pidä sisältö relevanttina.
Ota artikkelin vinkit talteen, lataa hankeviestintäopas. (linkki avautuu uuteen välilehteen)
Rakennusneuvos Eino Rantala on Tekn.tri ja tietokirjailija. Hän toimii rakennuskonsulttina ja on myös AKHA ry:n hallituksen jäsen.