Yhteistilojen hallinta vuokrataloyhtiössä – A-Kruunu Oy
“Pesukoneesta löytyi koirankarvoja ja sarjavaraaja vei kaikki kerhohuoneen vuorot. Paperinen varauskirja ei enää riittänyt.”
Digitaalisuus ei ole A-Kruunussa lisäpalvelu, vaan sujuvan asumisen ja hallinnoinnin perusta. Palvelupäällikkö Reetta Kokkonen ja kiinteistökoordinaattori Roosa Nurmi kertovat, että arjen ratkaisut on rakennettu tämän ajatuksen varaan. Reetan isännöimissä kohteissa on käytössä One4allin varauspalvelut: asukassovelluksessa toimiva varausjärjestelmä ja siihen liitetty kulunhallinta sekä maksupalvelu. Parissa kohteessa saunan kiuas lämpenee automaattisesti varausten mukaan releohjauksella.
Asumisturvallisuutta kohteissa lisää One4all Access, jonka avulla asukkaat luovat itse väliaikaisia ovikoodeja ulko-oveen. Palvelun ansiosta kohteissa ei tarvita yleistä ovikoodia, joka voisi päätyä leviämään talon ulkopuolisille. Viestintä hoituu ensisijaisesti digitaalisesti asukassovelluksessa, ja muutamassa kohteessa arkea tukevat myös porrasnäytöt.
Haaste: Yhteistilojen manuaalinen varaus ja valvomaton kulku
Reetta ja Roosa kertovat, että yhteistiloissa syntyi toistuvasti käyttöön liittyviä ristiriitoja. Erityisesti talopesuloissa ongelmia aiheuttivat paperiset varauskirjat ja vapaa kulku tiloihin.
“Riskinä oli toisten vuorojen käyttäminen ja jopa vaatteiden varastaminen. Joskus pesukoneesta on löytynyt hirveä määrä koirankarvoja, mikä kertoo, että koneessa on pesty kiellettyjä eläinten tekstiilejä. Myös muissa yhteistiloissa on tullut vastaan haasteita: esimerkiksi edellinen käyttäjä on jättänyt siivoamatta, saunoissa on pesty eläimiä tai koira on pureskellut kalusteita kerhotilassa.”
Kun ongelmat eivät ratkenneet tiedottamisesta huolimatta eikä A-Kruunulla ollut näkyvyyttä siihen, kuka tiloja milloinkin käytti, tilanteeseen oli etsittävä ratkaisu.
Ratkaisua lähdettiin hakemaan myös varausten hallinnoinnin raskauden vuoksi. Se työllisti kohtuuttomasti, sitoi resursseja ja altisti inhimillisille virheille. Huolto varasi saunavuorot, vuokravalvonta kirjasi maksut, ja jokainen muutos tai muutaman euron hyvitys vaati usean ihmisen työpanoksen.
“Ison kiinteistön isännöinti on jo valmiiksi vaativaa, ja ilman varausjärjestelmää sekä kulunhallinnan ratkaisua yhteistilojen ylläpito on käytännössä mahdotonta. Minulla on esimerkiksi 120 asunnon kiinteistö, jossa on useita kerhotiloja ja pesutupia. Lisäksi on kohteita, joissa yhteistiloja käyttää kaksi eri omistajaa, tai kaksi erillistä omaa taloamme, joilla on yhteiset tilat. Tällaisissa kokonaisuuksissa hallinnointi varauskirjalla ei onnistu”, Reetta kuvailee.
Ratkaisu: Digitaalinen varausjärjestelmä ja kulunhallinta
Kohteissa otettiin käyttöön digitaalinen varausjärjestelmä, johon on liitetty kulunhallinta ja maksupalvelu. Ratkaisulla haluttiin varmistaa, että yhteistilat ovat kaikille miellyttäviä ja rauhallisia käyttää.
”Kun on oma vuoro, tilaan ei pääse kukaan muu. Jos ilmenee ongelmia, pystymme tarkistamaan, kuka tai ketkä ovat käyttäneet tilaa viimeksi, ja olemaan heihin yhteydessä. Ei tarvitse siis tehdä etsivän työtä”, Reetta iloitsee.
”Tarvittaessa voimme rajoittaa henkilön oikeutta käyttää tilaa, mutta sellaiseen ei ole tarvinnut ryhtyä. Yleensä riittää, että sääntöjen vastaisesti toimineelle ilmoitetaan, että käyttöoikeudet voidaan laittaa tauolle määräajaksi, jos toiminta jatkuu.”
Käytännössä pelkkä tieto varausoikeuden menettämisen mahdollisuudesta on siis riittänyt ohjaamaan toimintaa oikeaan suuntaan.
Varausjärjestelmä lisää myös tasa-arvoa, sillä jokaisella asukkaalla on nyt yhtäläinen mahdollisuus hyödyntää talon palveluita.
“Jotta kaikilla on mahdollisuus saada hyvä saunavuoro, emme esimerkiksi salli toistuvien vuorojen varaamista. Nyt asukas voi varata yksittäisen saunavuoron joustavasti omaan aikatauluun sopien”, Reetta summaa.
Hän kertoo, että asukastoimikunnat ovat aktiivisesti mukana varauskalenterien kehityksessä ja käytössä.
“On kätevää, kun palvelu on niin joustava. Pystyn muokkaamaan kalenterimääritykset asukastoimikunnan koostamien toiveiden mukaan – he tietävät parhaiten, miten arki toimii heillä. Nyt ei tarvitse asettaa kaikille yleisiä sääntöjä, kuten kolmen tunnin pituisia pyykkivuoroja, vaan jokaiseen kohteeseen voidaan tehdä omat, juuri siihen kohteeseen sopivat määritykset.
Jokainen kiinteistöhän on erilainen, ja siksi tämä palvelee niin hyvin sekä meitä että meidän asukkaita. Saamme rakennettua jokaisesta kiinteistöstä oman toimivan kokonaisuuden sen sijaan, että käsittelisimme tuhansia asuntoja yhtenä massana.”
Myös asumisturvallisuuden lisäämiseksi on löydetty ratkaisu. Yleinen ovikoodi oli alkanut levitä hallitsemattomasti kohteissa, joissa ei ollut ovipuhelimia. Ovikoodista ei kuitenkaan haluttu luopua kokonaan, sillä sen koettiin helpottavan asukkaiden arkea. Ratkaisuna käyttöön otettiin ulko-oveen luotavat väliaikaiset ovikoodit.
“On kätevää, kun asukkaat voivat itse luoda kulkukoodin sovelluksessa, ja määritetyn ajan jälkeen se lakkaa automaattisesti toimimasta. Väliaikaisen ovikoodin käyttöönoton jälkeen kohteissa ei ole ollut turvallisuusongelmia”, Reetta kiittelee.
Tulos: “Digitaalisuus palvelee asukkaita mielestäni vähintään yhtä paljon kuin meitä.”
Roosa on huomannut, että palveluiden toimivuus näkyy käytännössä muun muassa työajan säästönä.
“Palvelut vähentävät manuaalista työtä ja ajankäyttöä varausten hallintaan, kun asukkaat hoitavat varaukset ja maksut itsenäisesti. Samalla inhimillisten virheiden mahdollisuus vähenee, kun esimerkiksi huolto ei ole välikätenä.”
Reetta on huomannut saman.
“Ilman näitä palveluita minulla menisi tosi paljon työaikaa yleisten tilojen käyttöön liittyvien ongelmien selvittelyyn. Työssäni helpottaa myös, että pystyn etänä tekemään oikeastaan kaiken.”
Roosan mukaan ratkaisu on erityisen hyödyllinen vuokrataloyhtiöille. Reetta lisää, että myös asunto-osakeyhtiöissä tarve on kasvanut, kun lyhytaikainen vuokraus ja sijoittajien omistukset ovat yleistyneet. Taloihin tulee entistä enemmän ulkopuolisia käyttäjiä, joten yhteistilojen käyttöä on pystyttävä hallitsemaan ja tarvittaessa rajaamaan.
Molemmat ovat huomanneet, että digitaalisuus on myös asukkaiden odotus. Digitaalinen asiointi nähdään arjen peruspalveluna, ei lisäetuna.
“Heiltä on tullut kiitosta palvelun joustavuudesta: saunan voi varata milloin tahansa ja tarvittaessa vaikka kaksi vuoroa peräkkäin. Vuoron voi myös perua helposti. Asukkaiden ei tarvitse enää rytmittää elämäänsä kiinteän saunavuoron mukaan.
Mielestäni palvelu on asukkaille huomattava lisä asumisviihtyvyyteen ja parannus asumisturvallisuuteen. Asukkaat pystyvät suunnittelemaan varaukset oman elämänsä mukaan eikä toisinpäin. Digitaalisuus palvelee asukkaita mielestäni vähintään yhtä paljon kuin meitä”, Reetta kiteyttää.
A-Kruunu on 2015 perustettu valtion omistama yhtiö, joka rakentaa ja omistaa kohtuuhintaisia vuokra-asuntoja. Tällä hetkellä yhtiöllä on noin 3500 vuokra-asuntoa, joita se myös vuokraa ja isännöi itse. Ympäristöministeriö ohjaa yhtiön toimintaa. A-Kruunun keskeisinä toimintaperiaatteina on edistää puurakentamista, kiertotaloutta, vähähiilisyyttä ja asumisen eri innovaatioita.