Digitaalinen asukasviestintä nopeuttaa tiedonkulkua – Virta Isännöinti Oy
Digitaalinen asukasviestintä on tehokkain tapa tiedottaa taloyhtiössä. Sähköisten viestintäkanavien, kuten mobiilisovellusten ja porrasnäyttöjen avulla asukas pysyy aina kartalla taloyhtiönsä asioista.
Tiedottaminen taloyhtiöissä on perinteisesti ollut postiluukusta tipahtavien kirjeiden sekä ilmoitustaululle ilmestyvien lappujen varassa. Näin on vielä nykyisinkin useimmissa taloyhtiöissä. Nyt kuitenkin yleistyy digitaalinen taloyhtiön viestintä, jossa on keskeistä ajantasaisen tiedon välittäminen kaikille asukkaille nopeasti ja samanaikaisesti.
Uusilla viestintämuodoilla on merkittäviä etuja myös isännöitsijän näkökulmasta.
”Meillä on muutamassa, parin viime vuoden aikana valmistuneessa kohteessa käytössä Mobile asukassovellus ja porrasnäytöt. Yhdessä ne muodostavat monipuolisen asukasviestintäjärjestelmän. Tämä One4all-järjestelmä valikoitui taloihin jo rakennushankkeen suunnitteluvaiheessa osana taloautomaatiokokonaisuutta. Ratkaisut ovat olleet nappi valinta niin asukkaiden sujuvan arjen kuin meidänkin työmme puolesta”, isännöitsijä Janne Vuorela Virta Isännöinti Oy:stä kertoo.
Saunan tai pyykkituvan varaus kätevästi puhelimella
Asumiselta haetaan nykyisin helppoutta ja joustavuutta. Elämänrytmi on muuttunut entistä hektisemmäksi ja arjen tarpeet yksilöllisemmiksi. Näihin tarpeisiin vastaa esimerkiksi näppärä sovelluspohjainen varauskalenteri, jolla voi tehdä yksittäisen tilavarauksen aina tarvittaessa.
Digitaalisesta varauskalenterista asukas voi milloin tahansa tarkistaa esimerkiksi vapaat saunavuorot ja tehdä halutessaan varauksen, vaikkapa vain tuntia ennen vuoron alkamista. Kertamaksu suoritetaan järjestelmän Pay-maksupalvelussa, ja vahvistuksen jälkeen kiuas ajastuu automaattisesti. Asukkailla on käytössään järjestelmän henkilökohtainen PIN-koodin, joka toimii ovikoodina tilaan ja aktivoituu varatun vuoron ajaksi.
”Asukkailta on tullut pelkästään positiivista palautetta varauskalenterin käytöstä. Käyttöliittymä on selkeä ja sen myötä helppo ottaa heti päivittäiseen käyttöön. Tämä on helpottanut työtämme merkittävästi”, Vuorela mainitsee.
Myös muut taloyhtiön yhteiset tilat, kuten pesutuvat ja kerhotilat, toimivat One4all-järjestelmässä samalla periaatteella. Asukassovelluksen avulla asukas voi katsoa joko puhelimestaan, tabletilta tai tietokoneeltaan varaustilanteen ja tehdä tarvitsemansa varaukset ennakoivasti, itselleen sopivaan ajankohtaan.
”Varauksen voi tehdä missä tahansa, vaikka kotimatkalla. Arki helpottuu, kun kaikkea tekemistä ei ole tarpeen aikatauluttaa vakiovuorojen mukaan”, Vuorela summaa.
Porrasnäyttö – nykypäivän ilmoitustaulu
Taloyhtiössä sisäänkäynnin ilmoitustaululla on tärkeä tehtävä. Se viestii asukkaille asumiseen liittyvistä ohjeista, muutoksista ja päätöksistä. Vaikka ilmoitustaulu ajaa edelleen perustehtävänsä, häviää se nopeudessa ja tiedon määrässä digitaaliselle porrasnäytölle. Siinä missä paperitulosteiden vieminen ja vaihtaminen kohteisiin on työlästä ja hidasta, Manager-hallintaohjelmasta voidaan lähettää viesti kaikkiin valittuihin näyttötauluihin parilla klikkauksella.
One4all-järjestelmän keskeiset edut liittyvät juuri viestinnän nopeuteen ja kohdentamiseen.
”Nopeasta päivittämisestä hyvänä esimerkkinä tulee mieleeni tapaus, jossa uuteen kotiin muuttava asukas teki osoitteenmuutoksen. Lisäsin siinä puhelun aikana tiedot järjestelmään, ja asukas näki nimensä porrasnäytöltä heti seuraavan kerran aulan läpi kulkiessaan”, Vuorela myhäilee.
Digiviestintä tehostaa isännöintiä
Yksi digitaalisen asukasviestinnän pioneereista on Lahdessa toimiva Isännöintitoimisto Talopro Oy. Viime vuosikymmenen alussa yritys otti muutamia yhteistyökumppanin kanssa kehittämiä näyttötauluja käyttöön kokeilumielessä.
”Palautteiden ja kehitystarpeiden myötä haettiin valmiimpia ratkaisuja ja järjestelmien toimittajia, jonka ansiosta on sitten infonäyttöjä otettu käyttöön myös useissa muissakin taloyhtiöissämme. Yhteistyötä One4all-järjestelmätoimittajan kanssa olemme tehneet vuodesta 2016 lähtien. Heidän porrasnäyttöjään meillä on käytössä kuudessa taloyhtiössä ja uusia on tulossa mukaan palveluun”, isännöitsijä ja toimitusjohtaja Teemu Paakkanen Taloprosta kertoo.
Kiinteistöalan tutkimusten mukaan jopa 80 prosentissa taloyhtiöstä viestintä koetaan puutteelliseksi.
”Halusimme osaltamme lähteä tekemään tähän muutosta. Saamme nyt tiedotteet asukkaiden luettaviksi näyttötauluille heti kun tulee tarvetta. Näytöillä on lisäksi QR-koodi, jonka kautta asukas pääsee taloyhtiön sivuille katsomaan laajemmin esimerkiksi tiedotehistoriaa, yhtiöjärjestystä, järjestyssääntöjä tai turvallisuussuunnitelmaa. Porrasnäytöltä voi myös katsoa talon asukasnimilistan tai päivän uutiset. Lisäksi järjestelmän etuna on, että myös muualla asuvat osakkaat voivat lukea tietokoneeltaan tai mobiililaitteelta tiedotteita ja pysyvät ajan tasalla taloyhtiön tapahtumista. Tästä seikasta on tullut erityisesti kiitosta osakkailta”, Paakkanen kertoo.
Digitaalinen porrasnäyttö itsessään viestii ammattimaisesta ja nykyaikaisesta taloyhtiöstä, jossa nopea tiedottaminen ja viestintä koetaan tärkeiksi.
”Merkittävin hyöty One4all-näyttöjen käytöstä isännöintityössä on ajan säästö ja ketterä viestiminen. Paperisten lappujen tulostaminen sekä niiden vieminen ja kiinnittäminen ilmoitustauluille vie paljon aikaa. Asuntokohtaisiin postituksiin liittyy postituskustannusten lisäksi aina viive, jolloin asukas voi pahimmillaan saada vanhaa tietoa. Nyt voimme jakaa tiedotteen heti kun tarve vaatii, vaikka paikan päällä kohteessa. Esimerkiksi jos tulee akuuttia viestittävää, kuten vesikatko yllättävissä korjaustilanteissa, saamme tiedotettua asiasta heti”, Paakkanen kertoo.
Remontin aikaan on hyvä aloittaa digitaalinen asukasviestintä
Kun taloyhtiö harkitsee viestinnän parantamista, yksi oivallinen hetki siirtyä digitaliseen viestintään on linjasaneeraus tai muu laajempi korjaushanke. Niissä tiedottaminen ja asukkaiden pitäminen ajan tasalla on ehdottoman tärkeää, jotta arkea rajoittavat tekijät voidaan ottaa asumisessa huomioon ja asukkaat pystyvät varautumaan häiriöihin. Kun uudet viestintäkanavat otetaan projektin alussa aktiivisesti käyttöön, palvelevat ne hankkeen jälkeen tuttuun tapaan osana tehokasta asukasviestintää.
Teksti Erik Rahiala (juttu ilmestynyt alunperin Omataloyhtiö-printtilehdessä 14.3.2022)