Henkilötietojen käsittely

One4all Finland Oy (y-tunnus: 2437819-8) toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun tarjotessaan rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän tilaamia Software as a Service -palveluita.

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja määrittää henkilötietojen käsittelyn periaatteet. Mikäli rekisteröity haluaa tietää, miten rekisterinpitäjä käsittelee hänen henkilötietojaan, tulee rekisteröidyn ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.

1. Kuinka käsittelemme henkilötietoja

Käsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti. Sen ohella käsittelemme
henkilötietoja soveltuvan EU:n ja Suomen lainsäädännön sekä viranomaisten antamien määräysten ja ohjeiden edellyttämällä tavalla.

Voimme käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjä siirtää asukastietoja taloyhtiön digitaalisille porrasnäytöille, tai ottaa rekisteröityjen käyttöön sovelluksen, joka vaatii rekisteröityjen tunnistautumisen. Käsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun myös silloin, kun rekisteröity varaa rekisterinpitäjän hallinnoimia tiloja tai hyödykkeitä, maksaa tekemänsä varauksen tai rekisteröityy ja/tai kirjautuu One4all manager hallinta­järjestelmään (”Palvelu”).

2. Mihin käytämme henkilötietoja ja millä perusteella käsittelemme niitä

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme rekisterinpitäjän kanssa solmitun sopimuksen mukaiset
velvollisuutemme, kuten toimittaaksemme rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän tilaaman Palvelun.

Rekisterinpitäjä määrittää henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet. Käsittelemme henkilötietoja vain
rekisterinpitäjän määrittämien käyttötarkoitusten mukaisesti. Käsittelemme vain rekisterinpitäjän määrittämien käyttötarkoitusten kannalta olennaisia tietoja.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Rekisterinpitäjä määrittää, mitä henkilötietoja käsittelemme. Rekisterinpitäjä voi edellyttää, että käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

– nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
– käyttäjätunnus ja salasana sekä kirjautumista koskevat tapahtumatiedot
– mahdollinen kulunohjaukseen liittyvä tunniste
– yhteistilojen varaustiedot sekä laskutus- ja maksutiedot
– mahdolliset muut viestintään liittyvät tiedot, palveluiden käyttöä koskevat tiedot, mahdolliset rekisteröityjen suostumukset ja muut rekisterinpitäjältä saadut lisätiedot.

4. Miten suojaamme henkilötiedot

Huolehdimme asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme rekisteröityjen henkilötiedot turvassa ja turvataksemme niiden käytettävyyden, saatavuuden, eheyden ja turvallisuuden.

Ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietojärjestelmiimme, ja rekisterin sisältämät tiedot säilytetään aina salasanojen, järjestelmävarmistusten sekä palomuurilaitteistojen ja -ohjelmistojen takana. Tietojen säilyttäminen on varmistettu tietoturvallisella tavalla varmuuskopioinnilla. Mahdollista manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivalla palveluntarjoajalla.

5. Kenelle luovutamme henkilötietoja

Henkilötiedot ovat rekisterinpitäjän käytössä. Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaiselle viranomaiselle voimassaolevan lainsäädännön edellyttäessä tai salliessa.

Luovutamme henkilötietoja lisäksi voimassa olevan lainsäädännön rajoissa alihankkijoille, jotka on velvoitettu käsittelemään tietoja vain rekisterinpitäjän lukuun.

Rekisterinpitäjä määrittää, voiko henkilötietoja siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen rekisterinpitäjän määrittämien käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö muuta edellytä.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi kysyä rekisteröidyn oikeuksista ja niiden käyttämisestä rekisterinpitäjältä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä.