Vieraskynä: Taloyhtiön toimintasuunnitelma ja viestintä
Taloyhtiöt saivat syksyllä 2015 viestintäsuositukset, joissa on useita toimenpide-ehdotuksia viestinnän kehittämiseen.
Viestintäsuosituksien kolmas kohta paneutuu taloyhtiön toiminnan aikatauluttamiseen vuosikellon avulla ja viestinnän yhdistämiseen siihen. Suosituksen mukaan hallituksen ja isännöinnin tulee laatia vuosikello toiminnasta ja tähän yhdistetään viestinnän toimet.
Kun asukkaille viestitään miten ja millaisella aikataululla taloyhtiön asioita hoidetaan, niin asukkaat saavat mahdollisuuden osallistua aktiivisesti taloyhtiön toimintaan ja kehittää sitä. Asukkaat voivat halutessaan olla yhteydessä niin hallitukseen kuin isännöitsijäänkin riittävän ajoissa, kun toiminnan vuosikello on tiedossa.
Viestintäsuosituksen mukaan taloyhtiön hallituksen tulisi kahdesti vuodessa julkaista hallituksen tiedote asukkaille taloyhtiön toiminnasta.
Suosituksessa on rakennettu toiminnan ja viestinnän mallisuunnitelmaa, joka jakaantuu vuosineljänneksiin. Pääosan viestinnästä näyttää rouhaisevan edelleenkin virallinen viestintä eli yhtiökokoukseen liittyvät asiat.
Hyvänä lisänä mielestäni on suosituksessa huomiodut muut viestintätarpeet, kuten esimerkiksi kesään tai joulunaikaan liittyvät asiat, joita asukkaiden ja osakkaiden olisi hyvä muistaa. Nähdäkseni aktiivinen hallitus voi järjestää tiedottamista myös useammin ja viestiä säännöllisesti asukkaille; esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain, riippuen taloyhtiössä kulloinkin meneillään olevien projekteista tai tapahtumista. Viestinnässä voi tarjota vinkkejä esimerkiksi asumiseen tai yhteisten tilojen käyttöön. Kun viestijänä pohdin tiedottamista taloyhtiössä, niin tällaiset asumiseen ja asumisviihtyvyyttä lisäävät tiedotteet antavat mahdollisuuden lisätä me-henkeä yhtiön asukkaiden parissa.
Taloyhtiöiden viestintäsuosituksen ensimmäisessä kohdassa mainitaan viestintävastuiden sopimisesta. Tämä korostuu erityisesti viestinnän ja toiminnan vuosikellon yhteydessä. Perusviestintää voidaan suunnitella ja valmistella jo ennakkoon, jolloin se ei kuormita liikaa tahoa, joka tehtävästä vastaa. Ja myös niin, että tehtävä tulee asianmukaisesti hoidetuksi.
Anja Mertanen
One4all Vieraskynä tarjoaa lukijoille asiantuntijoiden näkökulmia taloyhtiöiden viestinnän ja hallinnon kannalta oleellisista asioista.
