Taloyhtiön asukasviestintä

Miten tehdään hyvää ja laadukasta taloyhtiön asukasviestintää?

Siinä on kysymys, joka nousee esiin yhä useamman isännöitsijän, rakennuttajan tai taloyhtiön hallituksen keskusteluissa. Nykyään yhä useampi taloyhtiö haluaa panostaa asukasviestintään ja asukkaidensa viihtyvyyteen sekä turvallisuuteen. Asukasviestintää voi hoitaa monella tavalla, mutta mihin hyvässä ja toimivassa asukasviestinnässä kannattaa panostaa? Mitä kaikkea asukasviestintä pitää sisällään ja mitä toimivan asukasviestinnän vähimmillään pitää kattaa?

Asukasviestinnän polku on helpoin hahmottaa asettumalla itse asukkaan asemaan. Mitä tietoja asukas kaipaa, kuinka hän saa tiedot ja kuinka prosessia voisi sujuvoittaa? 

Hyvä ja laadukas asukasviestintä täyttää seuraavat vaatimukset:

  1. Hyvä asukasviestintä tavoittaa asukkaan.
  2. Hyvä asukasviestintä välittää tarpeelliset tiedot.
  3. Hyvä asukasviestintä on ajankohtaista ja selkeää.
  4. Hyvä asukasviestintä lisää asumisturvallisuutta ja -laatua.
  5. Hyvä asukasviestintä mahdollistaa asiallisen vuoropuhelun.

Kaiken ei tarvitse olla kerralla täydellistä ja saatavilla, mutta asukasviestintään kannattaa panostaa ja sitä kannattaa kehittää jatkuvasti.

Mistä kannattaa lähteä liikkeelle, kun haluaa tarjota asukkaille hyvää ja laadukasta asukasviestintää?

Hyvän asukasviestinnän tarjoamisen ei tarvitse olla monimutkaista. Riittää, että hahmottaa kokonaisuuden ja suunnittelee viestinnälliset toimenpiteet osaksi taloyhtiön vuosittaisia toimintoja. Alla muutamia konkreettisia keinoja, joilla taloyhtiön asukasviestinnän saa toimivaksi:

Kaikki tiedot ajan tasalla, helposti ja saavutettavasti

Perusasioiden on oltava kunnossa jo porraskäytävässä. Ovatko asukkaiden nimitiedot ajantasalla, onko visuaalinen ilme selkeä ja löytyvätkö tarvittavien tahojen yhteystiedot helposti ja saavutettavasti? Digitaalisen porrasnäytön käyttö on moderni ja reaaliaikainen tapa viestiä asukkaille taloyhtiön porraskäytävässä. Digitaalisella porrasnäytöllä asukastiedot ovat selkeästi ja helposti löydettävissä ja porrasnäytölle voi jakaa tärkeitä tiedotteita ja yhteystietoja. Porrasnäytön ominaisuuksiin kuuluu muutakin, mutta yksinkertaisen ja helposti hallittavan asukasviestinnän osalta nämä elementit ovat olennaisimmat. Asukas löytää tarvitsemansa tiedon ja koska tieto on helposti päivitettävissä, se on myös suuremmalla todennäköisyydellä oikein. Manuaalisesti laskettava käyttöliittymä ja fonttikoon suurennus varmistavat, että tieto on saavutettavaa. Tämä on merkittävä parannus tavanomaiseen porrastauluun tai infotauluun, joiden sisältöä täytyy manuaalisesti päivittää. Mikäli käytössä on tavalliset porrastaulut, niiden sisältö kannattaa pitää mahdollisimman selkeänä ja yksinkertaisena sekä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että tauluilla on vain ajankohtaisia asioita.

Helppo yhteydenotto, puolin ja toisin

Asukasviestintää mietitään usein vain asukkaille kohdistetun viestinnän kannalta, vaikka kyseessä on vahvasti kaksisuuntainen polku. Asukkaan näkökulmasta on ehdottoman tärkeää, että tarpeellisen tiedonsaannin ohella hänen itsensä on mahdollista kontaktoida taloyhtiön eri tahoja mahdollisimman helposti. Perinteisesti portaikkoon on liimattu tarra tai paperi, johon on koottu isännöitsijän, huollon ja ehkä myös hallituksen yhteystiedot. Harmillisen usein nuo tiedot jäävät päivittämättä, kun yhteystietoihin tulee muutoksia. Usein yhteystiedot myös toimivat vain nimettyinä toimistoaikoina, mikä ei nykypäivänä palvele kaikkia asukkaita. Porrasnäytöllä ja PNTmobile asukassovelluksessa eri tahojen yhteystiedot on helppo pitää ajantasalla ja asukas voi halutessaan lähettää kohdennetun viestinsä suoraan sovelluksesta.

Kun isännöitsijä tai huoltoyhtiö voi viestiä asukkaille helposti joko porrasnäytöllä tai asukassovelluksessa, myös viestinnän ja asukkaita koskevan jaetun tiedon määrä kasvaa. Asukasviestinnässä, kuten kaikessa muussakin viestinnässä, toisto on tärkeää. Asukkaat kaipaavat muistutuksia myös tutuista asioista, esimerkiksi palovaroittimien testaamisesta tai vuotojen tarkituksesta. Asukasviestinnän toistoilla lisätään siis myös asumisturvallisuutta. Taloyhtiön asioista on helppo jakaa tietoa kun tiedon jakaminen on sujuvaa ja kaikki tieto näkyy samassa paikassa. Ajastustoimintoa kannattaa hyödyntää kun on tarpeen muistuttaa toistuvista ajankohtaisista asioista, oli kyseessä sitten kuukausittainen palovaroittimen testaus tai viikottainen lenkkisauna.

Mikäli käytössä ei ole asukassovellusta, kannattaa tarjota useampaa eri yhteydenottovaihtoehtoa ja seurata saapuvia viestejä aktiivisesti, sekä myös vastata viesteihin. Samoin jos viestejä ei voi ajastaa, ne kannattaa ainakin aikatauluttaa omaan kalenteriin.

Viesti vastaanotettu ja tieto välitetty

Kun tärkeää tietoa on paljon jaettavana on hyvä tietää onko asukas vastaanottanut tiedon vai ei. PNTmobile asukassovelluksen kautta asukas voi merkitä viestin lukukuittauksella, joten on helposti nähtävissä ovatko asukkaat lukeneet viestin. Erityisesti huoltotöiden tai erilaisten palvelukatkojen osalta on tärkeää tietää, onko viesti vastaanotettu vai ei. Jos käytössä ei ole asukassovellusta kannattaa miettiä, millä keinoin voi varmistaa että kaikki ovat vastaanottaneet jaetun tiedon.

Asukkailla on mahdollisuus vaikuttaa

Asuminen on jokaisen henkilökohtainen asia ja siihen on voitava vaikuttaa. Siksi yhteisistä asioita on hyvä kerätä asukkaiden mielipiteitä ja antaa asukkaille puheenvuoro, sekä mahdollisuus osallistua lopputulemaan. PNTmobile asukassovellus mahdollistaa helpon sähköisen asukaskyselyn laatimisen, jolloin asukkailta on helppo kerätä mielipiteitä soveltuvasta talkoopäivästä tai vaikka pyörävaraston telinemallista. Kyselyä laatiessa kannattaa pitää mielessä nämä asiat:

  • Pidä kysely tarpeeksi lyhyenä
  • Anna selkeitä vaihtoehtoja tai tarjoa vastauksia varten vapaata tekstikenttää
  • Pidä mielessä, miksi teet kyselyn. Mitä varten keräät asukkaiden vastauksia ja mitä tietoja tarvitset?

Ajantasaista, aina saatavilla olevaa tietoa

Paperiset kodinkansiot ja ohjeet on hankala pitää ajan tasalla, sillä muuttuvassa maailmassa muuttuvat niin ohjeet, yhteystiedot kuin toimintatavatkin. Yksi tärkeä laadukkaan asukasviestinnän osa-alue on helposti saavutettava ja oikea tieto. Kun tarvittavat tiedot ja aineistot ovat sähköisessä kansiossa ja helposti saatavilla, niitä on helppo päivittää tai tarvittaessa korvata vanhentuneet tiedot uudella aineistolla. Kun kaikki asukasviestinnän osa-alueet löytyvät saman palvelun alta, se myös helpottaa asukkaan arkea. 

Esimerkiksi kirjautuminen asumispalveluiden varauskirjoihin sähköisen varauskalenterin myötä tuo suuren helpotuksen asukkaan arkeen, kun ei ole tarvetta ottaa erikseen yhteyttä erikseen rajattuna aikana varatakseen tietyn palvelun tai ei tarvitse hakeutua usein sekavan paperisen varauskirjan luokse. Hyvä asukasviestintä tarjoaa yksinkertaisia tapoja sujuvoittaa asumista, asukkaan arkea ja elämisen tasoa.

Selkeästi, asukkaan rytmissä asukkaan ehdoilla

Paras tapa vastaanottaa tietoa on rauhassa, kiireettä. Kun asukas saa itse valita missä ja milloin hän lukee ja tutustuu asumiseen liittyviin tietoihin ja materiaaleihin, sen suuremmalla todennäköisyydellä hän on tyytyväinen asukasviestintään. Kaikilla ei suinkaan ole sama arkinen päivärytmi ja kun asukas tietää voivansa asukassovelluksessa viestiä asioista oman aikataulunsa mukaisesti se samalla vähentää stressiä ja lisää asumisviihtyvyyttä. 

Asukasviestinnän muuttuessa enemmän sähköiseksi ja aina saatavilla olevaksi on erittäin tärkeää huomioida saavutettavuus. Palvelun on oltava kaikkien saatavilla, kaikkien käytettävissä ja niin helppokäyttöistä, että tiedon saanti ja vuorovaikutus onnistuu kaikilta.

Taloyhtiön viestinnän vuosikello

Taloyhtiön viestintään ja tiedotukseen kuuluu useita yksittäisiä vaiheita vuoden aikana. Eri vuodenaikoihin liittyviä tiedotettavia tai muistutettavia asioita on paljon, samoin kuin taloyhtiön hallintoon liittyviä asioita. Oheisessa taloyhtiön viestinnän vuosikellossa on kirjattuna kuukausittain muistettavia asioita, liputuspäivät mukaan lukien. Toivottavasti siitä on sinulle hyötyä!

Jaa: Facebook · LinkedIn · Twitter

Tuotteet ja palvelut

Asiakastarinat

Ajankohtaisia

Haluatko kuulla lisää tai kysyä lisätietoja?

Soita tai lähetä minulle sähköpostia – kuulisin mielelläni kuinka voimme olla avuksesi. Yhteydenotto ei sido sinua mihinkään.

Henry Hietavala, myynti