Käytännön vinkit taloyhtiön kriisiviestintään
Alla isännöinnin parissa työskennelleen asiantuntijamme Tomi Hankan käytännön vinkkejä taloyhtiön kriisiviestintään. Mitä on hyvä huomioida ja muistaa?
Älä anna kriisin yllättää
Kriisit eivät taloyhtiössäkään tule kello kaulassa. Isännöitsijän on hyvä sopia hallituksen kanssa etukäteen, miten poikkeustilanteessa viestitään ja kuinka jokainen asukas tavoitetaan. Esimerkiksi vakavamman tulipalon sattuessa, kun asukkaat evakuoidaan, ei paperitiedotteilla ja ilmoitustauluilla tee mitään. Eikä puhelinnumeroiden päivitys ja varmistus numeroiden paikkansapitävyydestä tule kyseeseen silloin, kun on ns. tilanne päällä.
Jokainen asukas tulisi tavoittaa helposti ja tehokkaasti
Ylivoimaisesti helpoin tapa tavoittaa on mobiilisovellus ja push viestit, jotka tulevat laitteen näytölle vaikkei sovellusta avaisikaan. Ei monimutkaisia kirjautumisia verkkopalveluihin, ei salasanojen muistelua. Siinä kohtaa on asukkaalla muutakin mietittävää.
Kaikilla ei ole kännykkää tai tablettia, tai ei kykyä käyttää sitä. Tälloin sovelluksemme voi ladata vaikkapa omainen tai hoitaja. Nämäkin asiat on hyvä sopia etukäteen. On hyvä, että joku tietää mitä asukkaan talossa tapahtuu, jos oma toimintakyky on jo rajoittunut.
Hyvän hallintotavan mukaan asukkaille tulisi viestiä monipuolisesti useita viestintävälineitä käyttäen ja asukkaiden tiedontarpeet huomioiden. Monesti etenkin tulipalon tai isomman vesivuodon sattuessa perinteisten viestintävälineiden käyttömahdollisuus on hyvin rajoitettua. Sovellus kulkee helpoiten asukkaan mukana tänä päivänä. Sovellus täydentää tai jopa korvaa monet viestintätavat taloyhtiössä.
Kriisin jälkeinen läpikäynti
Kriisiviestinnässä on tärkeää muistaa myös kriisin jälkeinen viestintä ja tiedottaa tehokkaasti kaikille, kun tilanne on ohi. Ja tietenkin käydä sopivassa ajassa läpi, missä onnistuttiin tai epäonnistuttiin. Näin ollaan seuraavalla kerralla valmiina uusin tavoin ja kenties välinein.
– Tomi
Kiinnostaako taloyhtiön kriisiviestintä aiheena? Tutustu myös Taloyhtiön kriisiviestintä vaatii suunnittelua ja ennakointia -artikkeliin
