Millainen taloyhtiön viestintä toimii? – Katso 5 parasta vinkkiämme!
Tomi Hanka työskenteli vuosia isännöintialalla ennen kuin hän siirtyi tarjoamaan ratkaisuja taloyhtiön viestinnän haasteisiin One4allille. Vuodet isännöinnin parissa opettivat Tomille, millainen taloyhtiön viestintä toimii ja millainen ei. Tässä tulee hänen 5 parasta vinkkiään.
1. Varmista, että taloyhtiön viestintä tavoittaa asukkaat – digitaalisuus tuo mielenrauhaa
Pelkkä tiedotteen tai ohjeistuksen kirjoittaminen asukkaille on vain osa kokonaisuutta, sillä viestin pitää myös tavoittaa asukkaat. Tomi ehti isännöintiuransa aikana kokea valitettavasti myös sen, mitä tapahtuu, kun viestiketju katkeaa.
“Pahinta omassa työssäni isännöitsijänä oli epätietoisuuden tunne. Kun käytössä ei ollut digitaalisia kanavia, en voinut pyytää asukkailta lukukuittausta. Jouduin siis aina arvailemaan, onko asukas saanut kirjeenä lähetetyn tiedotteen vai ei.
Joskus kävi niin, että luulin viestineeni asiasta – eli olin kyllä lähettänyt tiedotteen – mutta paperinen tiedote ei ollut koskaan saavuttanut asukasta syystä tai toisesta. Puutteellinen tiedottaminen aiheuttaa asukkaissa ymmärrettävästi turhaa ihmettelyä ja yhteydenottoja. Ja se taas kuluttaa isännöinnin ja huollon arvokasta työaikaa.
Onneksi enää ei ole pakko hankkia tällaista ylimääräistä jännitystä elämään, ja miettiä meneekö viesti varmasti perille. Kun taloyhtiössä viestitään digikanavissa, kuten asukassovelluksessa, lukukuittauksilla ja push-ilmoituksilla voi varmistaa, että viesti huomataan ja luetaan. Digitaaliset viestintäkanavat mahdollistavat mielenrauhan sekä isännöitsijälle että asukkaille”, iloitsee Tomi.
2. Hyödynnä monikanavaisuutta viestinnässä
Tomi on huomannut, että nykymaailma muodostaa täysin uudenlaisia haasteita taloyhtiöiden viestintään.
“Sukupolvien väliset eroavaisuudet informaation vastaanottamisessa, monikanavaisuus, kieli ja tietynlaisen arjen rytmin puuttuminen ympäri vuorokauden toimivassa arjessa vaativat, että tieto on saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Ihmiset ovat siirtyneet digiaikaan, joten digikanavissa viestit tavoittavat heidät parhaiten ja nopeiten.
On kuitenkin hyvä huomioida, ettei kyseessä ole joko tai -tilanne, vaan myös perinteisiä paperitiedotteita voi ja kannattaa käyttää digikanavien ohella.
Mielestäni on kuitenkin resurssien tuhlaamista, jos isännöitsijän pitää joka kerta kirjoittaa, tulostaa ja kopioida tiedote sekä pyytää huoltoa viemään tiedotteet asukkaille. Kun tiedottaminen on näin työlästä, se jää myös helposti tekemättä. Yhden paperitiedotteen hinta nousee myös kohtuuttoman korkeaksi*.
Helppokäyttöisellä ja nopealla järjestelmällä tiedottaminen ei vie liikaa resursseja. Kun taloyhtiön viestintäkanavat ovat kunnossa, yksi henkilö voi julkaista tiedotteen nopeasti asukassovellukseen ja digitaaliselle porrasnäytölle moneen eri kohteeseen.
Kun hyödynnetään monikanavaisuutta, viesti menee todennäköisemmin perille – mutta samalla työmäärällä”, kiittelee Tomi.
*Lue paperitiedotteiden kustannuksista artikkelistamme Isännöinnin paperiset tiedotteet ovat turha kuluerä.
3. Viesti toistuvasti samoista aiheista
Tomi kertoo oppineensa isännöitsijän työssään, että asukkaiden käyttäytymiseen voi vaikuttaa viestinnällä ja varsinkin toistamalla samaa viestiä.
“Kun asukas kulkee porraskäytävässä ja näkee porrasnäytöllä joka päivä ohimennen viestin Vähennä veden käyttöä, ota vain 2 min. suihku, ohjeistus jää vaivihkaa mieleen. Kokonaisvaikutus on suuri, kun edes osa asukkaista lyhentää suihkujaan. Ja nyt jos koskaan on tärkeä saada säästöjä aikaan.
Toistolla on merkitystä myös siinä mielessä, että asukkaat vaihtuvat vuoden aikana. Jos asukkaita ohjeistetaan jätteiden lajittelusta yhtiökokouksen aikaan keväällä eikä enää kertaakaan sen jälkeen, ohjeistus ei tavoita kevään jälkeen taloon muuttaneita asukkaita.
Kun asukkaita ohjeistetaan aktiivisesti, heidän on myös vaikeampi vedota siihen, ettei kukaan ole kertonut asiasta”, huomauttaa Tomi.
4. Käytä monipuolista sisältöä – kuvat ja videot kiinnittävät asukkaiden huomion
Suomen taloyhtiöissä asuu noin 2,7 miljoonaa asukasta. Kaikki heistä eivät puhu suomea tai osaa lukea ja siksi taloyhtiön viestinnässä kannattaa käyttää apuna kuvia ja videoita.
“Olen käyttänyt tiedotteissa kuvia myös ihan huomion kiinnittämiseksi, jotta tiedote ei sekoitu muihin tiedotteisiin. Jos kuvalla ei ole muuta virkaa, niin olen käyttänyt sitä luomaan fiilistä. Myös videot toimivat erinomaisesti porrasnäytöllä.
Tekstille on tietysti myös paikkansa. Silloin on hyvä huomioida, että moni vilkaisee vain tiedotteen otsikon eikä lue koko tiedotetta. Siksi jo otsikosta pitää selvitä, mistä on kysymys ja miten asukkaan pitää toimia.
Aihetta voi avata lisää tekstissä, mutta suosittelen pitäytymään yhdessä aiheessa per tiedote ja kirjoittamaan napakasti. Tiedotteen loppuun on hyvä lisätä lisätietojen antaja”, ohjeistaa Tomi.
5. Tarjoa myös asukkaille viestintäkanava – viestintä edistää yhteisöllisyyttä ja naapurisopua
Taloyhtiön viestinnän ei tarvitse rajoittua yksisuuntaiseen tiedottamiseen isännöitsijältä tai huollolta asukkaalle. Digikanavat mahdollistavat vuoropuhelun, jolloin myös asukkaat voivat viestiä isännöitsijälle ja huollolle sekä myös keskenään naapureidensa kanssa omalla digitaalisella ilmoitustaululla ja kirpputorilla.
Digikanavat tarjoavat upean mahdollisuuden yhteisöllisyyden kehittymiseen.
”Ihmiset vanhenevat kovaa vauhtia ja on tosi hienoa, kun asukkailla on käytössä kanava, jossa he voivat pyytää apua toisiltaan ja tarjota naapureille omaa apuaan.
Lasten ja nuorten syrjäytymistä voi ehkäistä kirjoittamalla taloyhtiön digitaaliselle ilmoitustaululle, että kaveria kaivataan puistoon. Myös aikuiset voivat löytää uusia tuttavuuksia ehdottamalla vaikka yhteistä mölkkypeliä taloyhtiön pihalla.
Naapureille on myös kohteliasta kertoa huoneiston omista remonteista, kuten poraamisesta. Digitaalinen heippalappu tavoittaa naapurit paremmin kuin ilmoitustaululle kiikutettu paperi.
Myös taloyhtiön hallitus ja talotoimikunta tavoittavat asukkaiden huomion paremmin viestimällä digitaalisesti, ja asukkaat voivat yhtä lailla olla helposti yhteydessä hallitukseen ja talotoimikuntaan.
Modernit digikanavat ovat tärkeitä siltäkin kannalta, että digitaalisuus houkuttelee nuoria hallitustyöhön, sillä heidän ei tarvitse pelätä kopiokoneen käyttöä”, huomauttaa Tomi pilke silmäkulmassa.
“Yhteenvetona voi sanoa, että kaikki viestintä on aina kotiinpäin. Tärkeintä on, että kaikilla taloyhtiön osapuolilla on käytössään kanavat, joilla on mahdollisuus viestiä tehokkaasti ja tavoittavasti. Ilman viestintää ei ole toimivaa taloyhtiötä”, päättää Tomi.
