Isännöinnin paperiset tiedotteet ovat turha kuluerä – digikanavat tavoittavat asukkaat nopeammin ja pienemmällä vaivalla
Isännöinnin paperiset tiedotteet pitävät pintansa monissa taloyhtiöissä, vaikka niiden käyttö on työlästä ja aikaa vievää. Yksi syy paperitiedotteiden käyttöön on se, että taloyhtiön digitaaliset viestintäkanavat nähdään isona kulueränä. Mutta ovatko ne todellisuudessa sitä?
“Eivät missään nimessä”, toteaa One4allin Heidi Kjellman, jonka mielestä ajatus on lyhytnäköinen.
“Alun panostus maksaa itsensä takaisin hyvin nopeasti ja moninkertaisesti, koska jatkossa asiat tehdään fiksummin ja kestävällä tavalla.”
Paperiset tiedotteet maksavat taloyhtiölle yllättävän paljon
Pitkän uran isännöintiyrittäjänä tehnyt Heidi tietää tarkkaan, millaisia kuluja paperiset tiedotteet teettävät.
Kululaskelma esimerkkiyhtiöstä, jossa on 50 huoneistoa:
- Paperisen tiedotteen tulostus 50 snt / kpl = 25 €
- Kirjekuoret 20 snt / kuori = 10 €
- Postitus 2,10 snt / kpl = 105 €
- Tiedotteen jako ilmoitustaululle 1h työaika = 75 €
Yhden tiedotteen hinnaksi muodostuu tässä vaiheessa 215 euroa. Jos haluaa tiedottaa joka kuukausi, summa pitää kertoa 12:lla, jolloin loppusumma on jo yli 2 500 euroa. Täytyy myös huomioida, että mikäli osakas ei itse asu omistamassaan huoneistossa, pitää isännöinnin tai huoltoyhtiön toimittaa tiedote myös huoneistossa asuvalle asukkaalle ja tämä kulu lisätään kaiken aiemmin mainitun päälle.
Paperitiedotteiden korkea hinta voi pakottaa isännöinnin säännöstelemään tiedottamista
“Taloyhtiöissä tiedotettavaa riittää eli jo ainoastaan tiedotteista syntyy satojen, ellei jopa tuhansien eurojen lasku vuodessa. Puhumattakaan erilaisista asumisen ohjeista, kuten jokaisen asunnon kodinkansion paperisten ohjeiden päivittämisestä”, laskee Heidi.
“Tiedottamisen taloudellinen kynnys pitää laskea niin matalaksi, että tiedotettavia asioita ei tarvitse säännöstellä. Silloin mietitään vääriä asioita, jos mietitään, onko meillä varaa tiedottaa. Tiedottamista ei pidä nähdä pelkkänä kuluna, vaan mahdollisuutena vaikuttaa kiinteistön elinkaareen, kustannustasoon ja maineeseen.”
Isännöitsijän työaika on arvokasta – sen viettäminen kopiokoneen äärellä on resurssien haaskausta
Paperitiedotteiden tulostamiseen ja postittamiseen liittyvien konkreettisten kustannusten lisäksi kustannuksia syntyy myös isännöitsijän työajan muodossa. Heidi haluaakin haastaa miettimään, miten isännöitsijän työtä voisi helpottaa, sillä myös isännöitsijän aika maksaa.
“Aiemmin ei ollut vaihtoehtoja tarjolla. Isännöitsijän työhön yksinkertaisesti kuului tulostaa pinkka paperitiedotteita, jonka jälkeen ne joko postitettiin tai huoltoyhtiö ajeli taloyhtiölle autolla ja jakeli tiedotteet asukkaiden postilaatikoista.
Onneksi tämä toimintatapa voi jäädä menneisyyteen, koska paperisille tiedotteille on olemassa vaihtoehto. Tiedotteen voi nykyään jakaa asukkaille ja osakkaille muutamalla klikkauksella etänä, jolloin se on heille näkyvillä digitaalisella porrasnäytöllä ja asukassovelluksessa vain sekunneissa.
Isännöitsijän työaikaa kuluu vain murto-osa, kun tiedotteen jakelu onnistuu samalla kertaa useille taloyhtiöille. Tiedottamisen nopeus on äärimmäisen tärkeää esimerkiksi silloin, jos hissi menee rikki tai tulee laaja alueellinen vesikatko.
Paperilla tiedottaminen on suoraan sanottuna isännöitsijän työajan haaskausta. Isännöitsijän paras työkaveri ei ole kopiokone!” nauraa Heidi ja muistelee aikoja, jolloin paperitulosteet aiheuttivat työpäiviin jatkuvaa päänvaivaa.
“Lisäksi kulutus on monta kertaa pienempi, kun papereita ei tarvitse tulostaa ja jaella autolla. Hiilineutraali porrasnäyttö kuluttaa saman verran kuin sähkölamppu. Digikanavia käyttämällä luonnon kuormitus vähenee eli digitaalisuus on myös kestävä valinta.”
Taloyhtiön digikanavat helpottavat ja nopeuttavat isännöitsijän työtä
“Yksi merkittävä työaikaa säästävä ominaisuus on se, ettei tiedotteita tarvitse tehdä kokonaan alusta jokaiselle yhtiölle joka kerta. Kerran luodut tiedotteet ovat tallessa ja helposti käytettävissä hallintajärjestelmässä, josta ne on nopeaa julkaista uudelleen haluamalleen kohderyhmälle.
Tiedotteet voi ajastaa näkymään automaattisesti haluttuina ajankohtina, esimerkiksi jouluisin tai vaikka kuukauden välein. Tämä säästää isännöinnin aikaa ja lyhentää muistettavien asioiden listaa”, kiittelee Heidi.
“Toinen digitaalisen järjestelmän merkittävä hyöty on se, että koska tiedotteet ovat hallintajärjestelmässä, ne ovat yhtiön materiaaleja eivätkä katoa, jos isännöitsijä tai kiinteistöhuolto vaihtuu.”
Tiedottamisen ei tarvitse olla pakollinen paha
Taloyhtiön tiedottaminen on tärkeää, koska tiedottamisella voidaan vähentää asukkaiden yhteydenottoja ja säästää isännöinnin aikaa. Kun asukkaat saavat tarvitsemansa tiedot ajallaan, ei heidän tarvitse kysellä tiedon perään. Siksi tiedottamisen pitää olla nopeaa ja helppoa. Ei isännöinnille raskasta kirjoittaa, eikä asukkaille raskaslukuista.
“Työskennellessäni isännöitsijänä yksi vaikeimmista asioista oli tiedottaminen. Ajan löytäminen tiedotteen kirjoittamiseen oli haastavaa”, muistelee Heidi.
“Haluan ravistella ajatusta siitä, mitä isännöitsijän tiedottaminen on. Edelleen elää vahvasti ajatus, että tiedotteen tulee olla täysi A4-sivu asiakirjatekstiä. Usein yritetään mahduttaa kaikki mahdollinen tieto yhteen tiedotteeseen. Sellaisen kirjoittamiseen motivoituminen ja ajan löytäminen voi tuntua isännöitsijästä haastavalta. Tiedottamisen ei pitäisi olla mörkö.
Kynnys kirjoittaa on pienempi, kun isännöitsijän ei tarvitse miettiä tiedottamisen kustannuksia ja kirjoittaa yhdestä asiasta kerralla romaania. Digikanavien avulla voi hyödyntää lyhyitä tekstejä ja toistoa. Kun teksti on lyhyt ja tietoiskutyyppinen, sitä voi myös helpommin hyödyntää useammissa taloyhtiöissä eli jokaista taloyhtiötä varten ei tarvitse kirjoittaa omaa tiedotetta. Asukkaat myös lukevat ja sisäistävät helpommin lyhyitä ja napakoita tiedotteita kuin pitkiä romaaneja.
Ihmisten kyky sisäistää ja oppia kannattaakin huomioida viestinnässä vaihtoehtoisin keinoin. Kuvan käyttö tiedotteena on usein tehokkaampaa, kun tiedotteesta jää visuaalinen muistijälki. Porrasnäytöllä kannattaa myös näyttää videokuvaa”, vinkkaa Heidi.
Myös taloyhtiön hallitus voi hyödyntää taloyhtiön digikanavia itsenäisesti
Taloyhtiön digikanavat eivät hyödytä vain isännöintiä, vaan myös taloyhtiön hallitusta. Hallitus voi viestiä digikanavien avulla itsenäisesti ja aktiivisesti asukkaille ja osakkaille ilman, että isännöitsijä toimii välikätenä. Tämä säästää isännöinnin aikaa ja samalla järjestelmä mahdollistaa läpinäkyvämmän ja tavoitettavamman hallituksen.