Digitaalisten palveluiden hyödyntäminen yhtiökokouksen yhteydessä
Yhtiökokous on taloyhtiön osakkaan ja hallinnon kannalta vuoden merkittävin tilaisuus käsitellä käytännön asioita ja tehdä vaadittavia päätöksiä. Se on myös tilaisuus vahvistaa asukastyytyväisyyttä ja yhteisöllisyyttä. Alla muutamia konkreettisia keinoja hyödyntää digitaalisuutta yhtiökokouksen valmistelussa, toteutuksessa ja jälkihoidossa.
Yhtiökokouksen valmistelu ja toteutus
Yhtiökokous on osakkaan paras vaikutuskanava taloyhtiön asioihin. Osakkaat eivät silti useinkaan osallistu kovin aktiivisesti, minkä vuoksi heitä on hyvä muistuttaa kokouksen tärkeydestä. Hyvänä porkkanana osallistumisen aktivoimiseen toimii mahdollisuus omien ehdotusten käsittelyyn – pakollisten yhtiökokouksessa käsiteltävien asioiden lisäksi. Asiasta kannattaa tiedottaa osakkaille hyvissä ajoin ja asettaa kirjallisille ehdotuksille selkeä aikaraja.
Kyselyn hyödyntäminen yhtiökokouksen valmistelussa
Asioita ehdottamalla osakkaat voivat vaikuttaa ja tulevat kuulluiksi, ja kun viestinnälle on helppokäyttöinen kanava, niin kynnys ehdottamiselle madaltuu. Kokous etenee myös sujuvammin, kun kaikki aiheet ovat tiedossa ennakkoon ja niihin on voitu valmistautua – näin kokous on myös osallistujille mukavampi kokemus. Jo ennen hallituksen tilinpäätöskokousta osakkaita voikin lähestyä kyselyllä, joka mahdollistaa ajankohtaisten aiheiden nostamisen käsiteltäväksi. Kyselyn voi asettaa sulkeutumaan määrättynä aikana, joka osaltaan ohjaa osakkaita viestimään hallitukselle ja isännöinnille tarpeeksi ajoissa.
Yhtiökokouksen ajankohdan suunnittelua voi helpottaa teettämällä osakkaille kyselyn sopivimmasta kokousajankohdasta, jotta mahdollisimman moni pääsisi mukaan. Sähköisen kyselyn voi tehdä helposti asukassovelluksella. Kyselyn avulla selviää myös tarkempi arvio tilan tarpeesta tai vaikkapa pullakahvien lukumäärästä. Toki on myös tärkeää mahdollistaa etäkokous heille, jotka eivät pääse paikan päälle.
Yhtiökokouskutsun voi kirjepostin lisäksi lähettää asukassovelluksessa, jolloin kutsu pysyy osakkailla hyvässä tallessa ja tavoittaa osakkaan esimerkiksi matkoilla. Jos lukukuittaus on aktivoitu, digitaalisesta kutsusta voi nähdä onko vastaanottaja avannut sen. Kutsuviestin voi lähettää myös push-ilmoituksena, jolloin se ponnahtaa puhelimen näytölle, kuten muutkin ilmoitukset.
Koska yhtiökokouksessa valitaan uuden kauden hallitus, voi ennen yhtiökokousta tehdä kyselyn ja tiedustella alustavasti, olisiko osakkailla kiinnostusta osallistua hallitustyöhön. Osakkaan kannalta on helpointa, jos yhtiökokoukseen liittyvät asiat kootaan yhteen kyselyyn.
Yhtiökokousviestintä ei lopu varsinaiseen kokoukseen
Yhtiökokouksen jälkeen jaettavat dokumentit voi jakaa osakkaille myös sähköisesti asukassovelluksessa, jolloin ne ovat kaikilla osakkailla aina saatavilla ja tallessa.
Kyselyä kannattaa hyödyntää myös yhtiökokouksen jälkeen, jolloin osakkailta saadaan tuoreeltaan kerättyä palautetta yhtiökokouksen järjestelyistä. Näin taloyhtiön hallitus ja isännöinti saavat arvokasta tietoa tulevaisuuden kokouksien suunnittelun pohjaksi ja toimintatapoja voidaan kehittää.
Digitaalisuus tuo tehokkuutta ja säästöä taloyhtiön arkeen
Taloudelliset päätökset ovat osakkaille luonnollisesti kiinnostavimpia asioita, sillä ne vaikuttavat suoraan heidän arkeensa. Yksi hyvä investointi ja tulevaisuuden säästökeino on viestinnän digitalisointi, joka helpottaa viestintää ja säästää resursseja. Digitaalisen viestinnän kulut eivät ole sidoksissa viestinnän määrään, jolloin viestintää voidaan toteuttaa aktiivisemmin eikä se rajoitu asetettuihin budjetteihin.
Ympäristöystävällinen ja ajantasainen tiedottaminen on hyväksi niin ihmisille kuin ympäristöllekin. Tiedottamalla tehokkaasti ajankohtaisista asioista voidaan saavuttaa myös muita säästöjä, esimerkiksi asukkaiden vedenkulutuksessa.
Tehokkaat ratkaisut taloyhtiön digitaaliseen viestintään
Asukassovelluksen ja porrasnäytön avulla on mahdollista tiedottaa ja viestiä tehokkaasti ja taloudellisesti sekä pitää yhteyttä asukkaisiin. Digitaaliset asumisen ratkaisut säästävät valtavasti aikaa ja resursseja sekä tuovat myös yhtiökokouksen järjestämiseen ketteriä tapoja.
Digitaalisuus on tätä päivää ja sen monia mahdollisuuksia kannattaa hyödyntää myös taloyhtiön arjessa.