Sähköinen varausjärjestelmä mukautuu taloyhtiön tarpeisiin
Taloyhtiön sähköisen varausjärjestelmämme vahvuus on sen joustavuus. Kalenterikohtaisten määritysten ansiosta se soveltuu monenlaisten taloyhtiöiden tarpeisiin. Neuvomme ja ohjeistamme kalenterin käytössä mielellämme.
Tässä jutussa kerromme tarkemmin millaisia määrityksiä varausjärjestelmään voi asettaa. (Pääset lukemaan aiemman juttumme varausjärjestelmän hyödyistä täältä.)
Millaisia määrityksiä varausjärjestelmään saa?
Tässä varausjärjestelmämme yleisimmät määritykset esimerkkeineen:
Vakiovuorot ja kertavaraukset
Kalentereissa voi olla varattavissa vakiovuoroja, kertavarauksia tai molempia.
Varauksen tekeminen ja peruminen
Järjestelmään voi määrittää, mihin mennessä asukkaan pitää varata tai perua vuoro (esim. tunti ennen vuoron alkua). Lisäksi voi määrittää, kuinka pitkän ajan päähän varauksen voi maksimissaan tehdä. Mahdollisuutena on määrittää varausmahdollisuus jopa vuoden päähän.
Varausten kesto
Varausten kesto on itse määriteltävissä. Varauksen kesto voi olla vakio, esim. 1 tunti, tai varauksen keston voi jättää asukkaan päätettäväksi, jolloin hän valitsee varauksen keston itse määritetystä enimmäiskestosta.
Varaus voi olla jopa viikon kestoinen eli 168 tuntia. Pitkät varaukset ovat käteviä esim. silloin, jos kerrostalossa on varattava vierashuone.
Varauksen kestosta voi myös vähentää halutun minuuttimäärän esim. tilan siivoukseen. Varaus voi olla esim. 45 min. ja siivoustauko 15 min., jolloin vuorot voivat alkaa tasatunnein.
Varausoikeus
Rajoittamalla olemassa olevien varausten määrää voi varmistaa, ettei yksi henkilö varaa kaikkia vuoroja itselleen. Jos rajoitus on esim. yksi voimassa oleva varaus, asukas saa tehtyä seuraavan varauksen vasta, kun on ensin käyttänyt jo olemassa olevan varauksensa.
Asukkaille voi myös antaa vain lukuoikeuden varausjärjestelmään. Tällöin asukas voi katsoa kalenterista vapaan ajankohdan ja varata sen esim. soittamalla huoltoon. Asukkaiden varausoikeuksia voi tarvittaessa laittaa tauolle, mikäli väärinkäytöksiä ilmenee.
Käyttösääntöjen hyväksyntä
Kalenteriin voi asettaa pakolliseksi käyttöehtojen hyväksynnän, jolloin asukkaan pitää ensin sitoutua noudattamaan käyttösääntöjä, ennen kuin voi tehdä varauksen
Ilmoitukset
Kalenterista voi tilata ilmoitukset asukkaiden tekemistä varauksista. Ilmoitukset ovat käteviä esim. silloin, jos tila pitää valmistella. Kalenterista voi myös asettaa lähtemään kalenterikutsun varauksen teon yhteydessä, jolloin asukas saa lisättyä varauksen kätevästi omaan kalenteriinsa.
Voiko vuorot maksaa varauksen yhteydessä?
Kyllä, kalenteriin on liitettävissä One4all Pay -maksupalvelu, joka toimii suojatusti Paytrailin kautta. Maksupalvelun avulla asukas voi suorittaa maksun varauksen teon yhteydessä eli taloyhtiön ei tarvitse laskuttaa tai periä käyttökorvaussaatavia.
Järjestelmä tarkistaa katteen varaushetkellä ja vahvistaa varauksen, kun katevaraus on mennyt läpi. Toistuvat varaukset veloitetaan automaattisesti ja maksut siirtyvät suoraan taloyhtiön tilille. Tuottojen tilitysväli on itse määriteltävissä.
Varaukset voi hinnoitella halutulla tavalla. Esim. suosituimmat saunavuorot voi hinnoitella kalliimmiksi kuin vähemmän käytetyt. Samana päivänä samat tilat voivat olla eri hintaisia eri aikaan. Hinnoittelu voi auttaa tasaamaan tilojen käyttöastetta.
Mitä muita lisäpalveluita kalenteriin saa?
Kalenteriin voi liittää kulunohjauksen, jolloin varattuun tilaan ei pääse kulkemaan muita varauksen aikana. Tällä hetkellä lukitusvaihtoehtoina ovat iLOQ, Rollock ja SALTO KS.
Kulunohjauksella voidaan hallinnoidaan yksittäisiin tiloihin kulkua. Lukitusten avulla tilojen käyttöä voi hallinnoida useilla tavoilla. Jos esim. kerhohuone ja sauna ovat vierekkäiset tilat, varausjärjestelmään voi määrittää, että saunan varaukseen sisältyy myös kerhohuoneen varaus. Lisäksi voi määrittää, että mikäli kerhohuone varataan, sauna ei sisälly varaukseen.
Releohjaus on toinen paljon käytetty lisäpalvelu. Yleisin tapa hyödyntää releohjausta on saunan kiukaan käynnistys varattujen vuorojen mukaisesti. Releohjausta voi hyödyntää myös veden käytön säätelyyn. Esim. jos käytössä on sauna ja poreallas, releohjaus voidaan aktivoida aukaisemaan vedenkäytön vain silloin, kun käyttäjä on varannut myös porealtaan käyttöönsä. Jos käyttäjä varaa vain saunan, vesihanasta ei tule porealtaaseen vettä.
Voivatko taloyhtiön ulkopuoliset varata tiloja varauskalenterin kautta?
Onnistuu! Taloyhtiön ulkopuolisille voi antaa mahdollisuuden varata esim. saunaa tai kerhohuonetta. Silloin varaaminen ja maksaminen toimii selaimen kautta. Jos käytössä on kulunohjaus, jokaiselle varaukselle muodostuu oma PIN-koodi, jolla käyttäjä pääsee kulkemaan tilaan.
Ulkopuolisille käyttäjille voi määrittää tietyt varattavat ajat tai samat kuin talon omilla asukkailla. Ulkopuolisille käyttäjille voi myös asettaa eri hinnan varauksiin kuin omille asukkaille.
Ulkopuoliset varaukset mahdollistavat asuinalueen tilojen monipuolisuuden. Kaikkia tiloja ei tarvitse olla omassa taloyhtiössä, vaan ne voidaan jakaa korttelissa tai asuinalueella – juuri niin kuin päätetään.